Психологические барьеры межличностных  коммуникаций в организациях

Барьеры межличностных коммуникаций

      Эффективность процесса межличностных коммуникаций основана на том, чтобы каналы общения  на всех уровнях были открыты. Когда  эти каналы закрыты, коммуникация перестает нормально функционировать. Существует много препятствий к эффективной коммуникации, таких как дистанция между руководителями и подчиненными, семантика, акустика и множество других.. Но самое большое препятствие к эффективной коммуникации - это позиция (отношение), взятая по отношению к различным объектам, вопросам и событиям. Позиция в равной мере относится как к отправителю, так и к получателю. Уже по тому, как сделано сообщение: устно, письменно или визуально - можно судить об отношении отправителя к тому, кто получает это сообщение. С другой стороны, позиция получателя к сообщению или отправителю может быть выражена в форме сопротивления, желания или пассивного безразличия.

      Отношение и поведение руководителя играет особо важную роль в достижении эффективной коммуникации. Если он нервничает во время беседы или проявляет нетерпеливость, сердится или расстраивается по поводу обсуждаемого вопроса, это создает непреодолимый барьер в общении между ними в будущем. Если он полагает, что знает, о чем думают и что чувствуют подчиненные, или в силу преувеличения своих служебных обязанностей считает, что он не должен выслушивать жалобы, это приводит к тому, что работники не будут больше обращаться к руководству со своими жалобами. Руководители часто отказываются быть в курсе личных вопросов своих подчиненных, что может повлиять также на желание подчиненных обращаться по вопросам, связанным с их работой. Так как вопросы работы и личные вопросы часто тесно связаны, то трудно обсуждать одни без других.

      Отношение руководителя проявляется и в том, какое значение он придает общению и времени, потраченному на него. Руководитель, который прислушивается к людям и старается работать с группой людей, придает большое значение общению и не жалеет на него времени. А тот руководитель, который большинство проблем решает сам и позволяет своим подчиненным действовать по-своему, не уделяет внимания общению.

      Когда работники бывают эмоциональны, откровенно проявляют свои чувства, когда их что-либо не удовлетворяет, это тоже создает еще один барьер к двустороннему общению. Руководитель должен прислушиваться к мнению своих подчиненных, тогда он сможет понять, что же работники хотят ему высказать.

Рекомендации  к достижению эффективной  межличностной коммуникации.

• Для эффективной коммуникации нужно взаимопонимание между тем, кто дает информацию, и тем, кто получает ее. Так как это происходит через двустороннее общение, то ответственность за правильное восприятие информации ложится на того, кто ее дает.
• Основная причина плохой коммуникации - это недостаток опыта и взаимопонимания между отправителем и получателем сообщения. Чтобы сообщение было принято верно, необходимо, чтобы отправитель и получатель разговаривали на одном языке. Ввиду того, что квалификация двух людей не может быть совершенно одинаковой, символы отправителя никогда не совпадают полностью с символами получателя. Поэтому такие факторы, как образование, опыт и социально-экономический статус получателя, следует принимать во внимание, если сообщение должно быть понято.
• Следующее, что нужно для эффективной коммуникации по нисходящей, это правильное использование символов. Если руководитель использует слова в письменной и устной форме, то он должен выбирать знакомые и конкретные слова для получателя. Если не удается избежать технических терминов и слов, имеющих несколько значений, он обязан их объяснить.
• В визуальном общении знаки, жесты, картины и другие неустные символы используются для передачи информации. Визуальные символы более эффективны в передаче чувств, намерений, эмоций отправителя, чем простые слова. Чтобы сообщение было лучше понято, необходимо сочетание слов и визуальных символов.
• Передача информации более эффективна, если используется более одного средства общения или повторяется часто одно и тоже средство.
• Чем официальнее происходит передача информации, тем она эффективнее. Однако сообщение гораздо лучше достигает цели, если оно передается работнику от непосредственного начальника.
• Там, где требуется утверждение, эффективной оказывается устная беседа лицом к лицу, чем другое средство, т.к. у руководителя появляется больше возможностей наблюдать за реакцией и использовать сообщение с пользой для дела.
• Большое значение в достижении эффективной межличностной коммуникации имеет выбор времени. Здесь придерживаются следующих правил:
• Выбор времени должен быть таким, чтобы руководители среднего звена услышали сообщение раньше своих подчиненных.
• Все, кому адресуется данное сообщение, должны получить его в одно и то же время.
• Передача информации должна быть рассчитана по времени таким образом, чтобы одно сообщение не было перепутано с другим.
• Информация должна быть передана вовремя, чтобы избежать слухов, сплетен и догадок.

Рекомендации  по достижению эффективной  коммуникации по восходящей:

• Общение снизу  вверх должно быть продолжительным.
• Сообщение должно последовательно пройти от звена к звену до тех пор, пока информация не достигнет лица, который должен принять меры.
• Для полного взаимопонимания руководитель должен выслушать все то, что говорит ему подчиненный.
• Слушание должно быть восприимчивым и объективным. Объективность достигается тем, что руководитель проявляет творческое и доброжелательное отношение к критике своей работы, внимателен к сообщениям снизу, слушает и тех, с кем он не согласен, а также проявляет желание исправить ошибку, если видит что не прав.
• Именно на руководителе лежит ответственность по принятию необходимых мер. Внимательное слушание и обнадеживающие замечания часто заставляют работника считать, что его предложение будет принято без рассмотрения его стороны. Чтобы этого избежать, руководитель должен совершенное точно сформулировать свое мнение по этому вопросу.
• Кроме формальных коммуникаций, обусловленных официальной структурой организации, существует неформальная коммуникация, которая принимает много форм. Здесь мы коснемся двух из них.
• Клика. Человеческий инстинкт подсказывает людям с общими интересами объединяться в группы. До некоторой степени в этом нет ничего плохого. Неформальное общение, возникающие случайные беседы между членами организации могут способствовать согласованной работе. Однако, когда связи, объединяющие членов группы, становятся важнее цели учреждения, то группа становится кликой и способствует разрушению планов и снижает авторитет учреждения. Группировки существуют во всех учреждениях, но оказываются вредными, если не достает сильной официальной коммуникации.
• Другим видом неформальной коммуникации, существующим во всех организациях, являются слухи, сплетни, догадки. Он основан на фактах, услышанных, увиденных кем-то, но извращенных после передачи. Такая информация безвредна до тех пор, пока она не становится главным источником информации в организации. Несмотря на то, что от них нельзя избавиться, руководители должны контролировать такую информацию, создавая и поддерживая систему эффективной формальной коммуникации.

Коммуникативные барьеры:

1. личностные (связаны с системой ценностей  человека, эмоциями людей, неумением  слушать собеседника)
2. физические (например: материальные помехи, шум)
3. семантические ( они возникают на базе различия используемых систем символов)

Умение менеджера  говорить перед аудиторией

• самая сложна проблема – выступать перед враждебно настроенной аудиторией
• умение это сделать связанно с такие качествами человека как выдержка или самообладание (способность сдерживать психические проявления, мешающие достижению цели)
• оказавшись в положение, когда ряд слушателей не воспринимает информацию (от молчаливого неприятия до грубых выкриков) оратор должен устоять.
• «тактика ухода» - не приносит желаемого эффекта и может породить экстремистские тенденции у слушателей.
• «тактика умиротворения» - это тактика согласия с аудиторией по некоторым вопросам

Способы поведения  в таких случаях:

1. доказательство своего профессионализма т.к. люди уважают только мнение профессионалов
2. правдивость – оратор не должен приукрашивать или скрывать факты
3. уважение к аудитории – открытый и честный диалог после выступления
4. выступление без листка

Показателем сильной  воли оратора является умение смотреть «глаза в глаза» (НЛП и т.д.)