Процесс управления на предприятии обычно рассматривается как последовательное выполнение четырех управленческих функций: планирование, организация, мотивация, контроль. Структура этого процесса в той или иной мере присутствует на любом предприятии, даже если оно не заботится о формальном соблюдении каждой отдельной компоненты. В современных условиях повышения сложности и динамизма внешней и внутренней среды предприятия трудоемкость обеспечения эффективного функционирования данной системы постоянно возрастает. Именно поэтому предприятия нуждаются в совершенствовании системы обеспечения достоверной информацией процесс принятия текущих управленческих и автоматизации систем планирования и контроля.

Управленческий учет на предприятии необходим не сам по себе, а служит цели обоснования управленческих решений менеджерами всех уровней, оперативно предоставляя полную и достоверную информацию. Сфера применения управленческого учета — это планирование и контроль.

Основные требования, предъявляемые к системе управленческого учета и отчетности, сводятся к следующему [34]:

краткость — информация должна быть четкой и не содержать ничего лишнего;
точность — информация должна быть свободна от ошибок, не должна содержать подтасовок;
оперативность — информация должна быть готова и доступна к тому времени, когда в ней возникает потребность;
сопоставимость — информация должна быть сопоставимой по времени и по подразделениям;
целесообразность — информация должна подходить для той цели, для которой она подготовлена;
рентабельность — подготовка информации должна стоить меньше выгод от ее использования;
нетенденциозность — информация не должна быть предвзятой;
адресность — информация должна быть доведена до ответственного исполнителя, и при этом должна соблюдаться конфиденциальность.

Структурно систему управленческого учета можно представить в виде двух целевых блоков:

учет текущего состояния ресурсов и задолженностей предприятия и
учет издержек

Фундаментальной частью системы управленческого учета является учет издержек и управление ими в процессе производства и реализации продукции. Необходимо подчеркнуть, что не существует некоторого общепринятого стандарта управленческого учета. Каждое предприятие должно само для себя сначала спроектировать, а затем и разработать систему, которая была бы наиболее удобной для целей оперативного принятия решений. Эта система должна обеспечить:

знание того, где, когда и в каких объемах расходуются ресурсы предприятия;
прогноз того, где, для чего и в каких объемах необходимы дополнительные материальные и финансовые ресурсы;
максимально высокий уровень отдачи от использования ресурсов.

Ниже приведен перечень основных преимуществ эффективной системы управленческого учета.

Производство конкурентоспособной продукции за счет более низких издержек и, следовательно, более низких цен.
Наличие качественной и реальной информации о себестоимости отдельных видов продукции и их позиции на рынке по сравнению с продуктами других производителей.
Возможность использования гибкого ценообразования.
Предоставление объективных данных для составления бюджета предприятия.
Возможность оценки каждого подразделения предприятия с финансовой точки зрения.

В настоящее время существует большое число стандартизованных систем, которые более или менее комплексно решают проблему управления издержками в составе более общей системы управления предприятием. Наиболее универсальными и мощными по охвату решаемых задач являются интегрированные системы, разработанные фирмами SAP, Oracle, BAAN, и другие. Следует лишь отметить, что приобретение компьютерной системы само по себе не приведет к изменению положения дел на предприятии, если ведущий менеджмент предприятия не будет «кровно» заинтересован в совершенствовании системы управления издержками. К тому же, эти системы зачастую дорого стоят, так насыщены большим количеством возможностей, которые далеко не все нужны предприятию на нынешнем этапе его развития. Дешевые же системы, как правило, не столь универсальны, чтобы иметь возможность решить все стоящие перед предприятием задачи.

В настоящем разделе приведена краткая характеристика упомянутых выше двух блоков системы.

2.4.2. Система управленческого учета текущего состояния ресурсов и задолженностей предприятия

Общее представление о системе учета и отчетности ресурсов предприятия дают следующие три положения, которые сформулированы в конструктивном стиле.

1. Занимаясь основной деятельностью, предприятие регистрирует все события в специальных журналах учета хозяйственной деятельности.

2. Через равные промежутки времени (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) по данным журналов по направлениям деятельности составляются отчеты, в которых показана информация, относящаяся к данному направлению.

3. Регулярно (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) для высшего руководства составляются сводные отчеты, куда включается наиболее существенная информация из отчетов о хозяйственной деятельности.

Данная система может быть реализована как в «бумажном», так и электронном (компьютерном) виде. Ясно, что электронный способ реализации системы является предпочтительным, так как обеспечивает большую оперативность. Высшему руководству предприятия необходимо осознать, что когда-нибудь предприятие неизбежно перейдет на электронный вид. Важно, чтобы это не случилось гораздо позже, чем у конкурентов.

Уже на первых этапах система управленческого учета и отчетности должна отсеивать лишнюю и ненужную информацию, а для этого требуется четкое определение, какая информация требуется для управления. Сам процесс отсеивания и упорядочения отличает исходные данные от информации, пригодной для принятия управленческих решений.

Ниже приводится примерная рекомендуемая структура систему управленческого учета и отчетности. В этой системе использованы два базовых понятия:

Сводка, или журнал регистрации, - это документ (база данных), в котором отражаются все текущие изменения в состоянии соответствующего ресурса.

Отчет – это документ, в котором фиксируется состояние соответствующей сводки на определенный момент времени, например, на начало каждого месяца (или недели).

Система управленческого учета и отчетности должна охватывать все стороны деятельности предприятия, предоставляя менеджерам необходимую для управления информацию. Именно этим обстоятельством продиктован приводимый ниже перечень основных структурных составляющих системы:

сводки и отчеты о продажах;
сводки и отчеты о закупках;
сводки и отчеты о дебиторской задолженности (отдельно указывается просроченная задолженность);
сводки и отчеты о кредиторской задолженности;
сводки и отчеты о запасах готовой продукции;
сводки и отчеты о незавершенном производстве;
сводки и отчеты о запасах сырья и комплектующих;
сводки и отчеты о произведенной продукции;
сводки и отчеты о бартерных сделках;
сводный отчет;
отчет о движении денежных средств;
отчет о прибыли;
баланс.

Важно отметить, что предприятие разрабатывает форматы этих документов для себя, т.е. руководствуясь соображениям наибольшего удобства и учитывая принятые на предприятии и зарекомендовавшие себя процедуры взаимоотношения по получению и обмену информацией.

Стратегия использования системы управленческого учета и отчетности такова, что

сводки (журналы регистрации) фиксируют состояние деятельности предприятия и регистрируют основные показатели этой деятельности в некоторых достаточно лаконичных числовых данных;
отчеты фиксируют некоторые промежуточные итоги деятельности по отдельно взятым направлениям (например, состояние товарно-материальных запасов) и служат основой для принятия оперативных решений;
сводные отчеты представляют комплексную информацию о результатах деятельности предприятия сразу по всем направлениям, и поэтому они служат основой для принятия стратегических решений высшим руководством предприятия.

Система учета издержек должна давать руководству точную, достоверную и оперативную информацию о расходовании ресурсов. Кроме общих сумм израсходованных ресурсов, хорошая система управления издержками отражает причинно-следственные связи между различными статьями издержек и отдельными бизнес процессами предприятии.

2.4.3. Система учета издержек предприятия

Учет издержек базируется на концепции "центров затрат - центров прибыли". Центрами затрат в данном случае называются все организационно выделенные подразделения предприятия, по которым ведется учет затрат. Центры прибыли — это центры затрат, которые производят товарную продукцию. В течение периода затраты накапливаются на счетах центров затрат, а в конце периода осуществляется процедура пересчета (переноса) издержек. В конце пересчета все издержки должны быть отнесены на конкретный вид (или группу) товарной продукции.

Идеальной схемой учета издержек является схема, когда учет издержек ведется по основным бизнес процессам предприятия. Функциональная организационная структура предприятия дает возможность увязать каждое подразделение с определенной функцией, что позволяет вести учет затрат по каждому подразделению и одновременно по каждому бизнес-процессу, выделив его в качестве центра затрат.

Стандартная методика анализа безубыточности предъявляет определенные требования к перечню и формату исходных данных. Традиционно сложившаяся на отечественных предприятиях система учета издержек не позволяет в полной мере использовать возможности методики — заводские калькуляции себестоимости приходится, зачастую, грубо трансформировать в необходимые исходные данные, что приводит к потере точности расчетов и прогнозов.

Система учета издержек должна строиться на определенных принципах, обеспечивать накапливание информации с достаточной степенью подробности за установленные промежутки времени.

Изложим основные положения и принципы построения системы учета издержек на предприятии.

Требования к информации об издержках

Издержки возникают вследствие потребления ресурсов в процессе деятельности предприятия. Следовательно, издержки – это стоимостное выражение реально потребленных физических ресурсов во время реальной деятельности. Исходя из вышеприведенного определения, любые издержки являются ничем иным, как произведением объема потребленных ресурсов на текущие цены этих ресурсов. Для адекватного планирования издержек необходимо освободиться от привязки к стоимостному выражению издержек, т.е. максимально описать их в виде натуральных показателей потребления ресурсов. Тем самым предприятие сможет обособить неустойчивый фактор цены от достаточно стабильного показателя норм расходования ресурсов.

Информация об издержках должна не только давать представление об общем уровне затрат и общей прибыльности или убыточности деятельности всего предприятия, но и позволять анализировать и сравнивать отдельные виды продукции/услуг, отдельные подразделения (и соответственно менеджеров), отдельные виды деятельности (операции/работы) и потребление отдельных видов ресурсов. Для этого требуется учитывать, накапливать, анализировать и планировать издержки на достаточно подробном уровне. Чем подробнее уровень учета и анализа всех издержек, тем точнее могут быть получены результаты, но тем дороже это обходится пользователю.