Теоретические основы моделирования и оптимизации деятельности организации

 

2.2 Построение модели бизнес-процессов «как есть»

ООО «Компания «Трио»

 

ООО «Компания «Трио» является юридическим лицом и строит свою деятельность на основании  Устава и действующего законодательства Российской Федерации. Целями деятельности ООО Компания «Трио» являются извлечение прибыли, а так же расширение рынка товаров и услуг. Основным видом деятельности организации является производство хлебобулочных изделий. Таким образом, к основным бизнес-процессам ООО «Компания «Трио» относятся:

• поиск клиентов;
• обработка заказа;
• производство хлебобулочных изделий;
• реализация произведенной продукции.

Помимо основных бизнес-процессов, для осуществления своей деятельности в ООО «Компания «Трио» существуют следующие вспомогательные процессы:

• сдача отчетности;
• ремонт оборудования;
• прием кадров;
• выплата заработной платы сотрудникам;
• приобретение необходимых ресурсов.

Опишем каждый бизнес-процесс в отдельности.

Бизнес-процесс «Привлечение клиентов» представлен в рисунке А.1, Приложение А).

Цели процесс. Выполнение процесса «Привлечение клиентов» направлено на достижение следующих целей компании:

• привлечение клиентов;
• увеличение количества клиентов.

Регламент процесса:

• законодательство в гражданской сфере;
• учредительные документы фирмы;
• внутренние документы фирмы;
• сотрудничество только с директорами организаций (без посредников и представителей);
• сотрудничество с предприятиями, нуждающимися в приобретении хлебобулочных изделий.
• договор заключается по форме ООО «Компания «Трио» в письменной форме;
• содержание договора и условия договора не разглашаются третьим лицам;
• все споры по гражданским договорам, заключенным с ООО «Компания «Трио», рассматриваются в Арбитражном суде Краснодарского края;
• личную беседу с клиентом проводит только генеральный директор либо его заместитель.

Результат процесса. Основным результатом процесса является привлеченные клиенты.

Владелец процесса. Владельцем процесса является: менеджер по продажам. В его полномочия входит контроль за привлечение и поиском новых клиентов.

Границы процесса. Началом бизнес-процесса является рекламная деятельность и поиск клиентов путем непосредственного предложения своей продукции клиентам окончанием бизнес-процесса является заказ.

Вход бизнес-процесса ресурсы (денежные средства, ЭВМ), поставщик генерального директора

Выход бизнес-процесса согласие клиента на сотрудничество, потребитель: генеральный директор.

Технология бизнес-процесса выглядит следующим образом: заместитель генерального директора дает задание менеджеру по продажам на поиск клиентов. Далее, выбрав, потенциального клиента менеджером по продажам осуществляется поиск его контактных телефонов. Далее с потенциальным клиентом осуществляется телефонный разговор, если его заинтересовывает предложение ООО «Компания «Трио», то проводится личная встреча. При личной встрече оговариваются предварительные условия сотрудничества. В случае согласия клиента на сотрудничество заключается договор.

Показателем, служащим для оценки указанного бизнес-процесса, является количество заказов, а также выгодность условий, на которых клиент готов сотрудничать.

Можно заметить что бизнес-процесс «Привлечение клиентов» включает в себя такие процессы как:

• поиск потенциальных клиентов;
• личная встреча;
• анализ условий заключения договора;
• заключение договора.

Бизнес-процесс «Обработка заказа» представлен в рисунке А.2, Приложение А.

Цели процесса. Выполнение процесса «Обработка заказа» направлено на достижение следующих целей компании:

• прием заказа на продукцию;
• анализ общего количества изделий, которые необходимо произвести в ходе производства;
• передача информации в производственный отдел.

Регламент процесса:

• внутренние документы;
• правила документооборота;
• запись заказа в журнал;
• передача информации в производственный отдел;
• заказ принимается до 19.00 дня предшествующего дню исполнения заказа.

Результат процесса. Основным результатом процесса является передача общей заявки в производственный отдел

Владелец процесса. Владельцем процесса является: специалист, осуществляющий прием заявок. В его полномочие входит прием заявок на реализацию хлебобулочных изделий.

Границы процесса. Началом бизнес-процесса является, получение заказа окончанием бизнес-процесса является подача оформленной заявки в производственный отдел.

Вход бизнес-процесса заказ, ресурсы (денежные средства, средства и предметы труда), поставщик менеджер по работе с клиентами, потребитель, водитель.

Выход бизнес-процесса подсчет необходимого объема продукции, который надо произвести.

Технология бизнес-процесса выглядит следующим образом: осуществляет прием заказа на необходимое количество хлебобулочных изделий либо по телефону  либо в устной форме в зависимости от поставщика бизнес-процесса. Далее производится запись заказанной продукции в журнал и подсчет сведений о необходимом количестве хлеба и передача этих сведений в производственный отдел.

Показателем, служащим для оценки эффективности указанного бизнес-процесса, является объем продукции который необходимо произвести, скорость обработки и передачи информации в производственный отдел.

Можно заметить что бизнес-процесс «Обработка заказа» включает в себя такие процессы как:

• прием заявки;
• запись заявки в журнал;
• подсчет результатов;
• передача сведений о заявки в производственный отдел.

Бизнес-процесс «Производство хлебобулочных изделий» представлен в рисунке А.3, Приложение А.

Цели процесса. Выполнение процесса «Производство хлебобулочных изделий» направлено на достижение следующих целей компании:

• производство хлебобулочных изделий;
• удовлетворение потребностей клиентов.

Регламент процесса:

• законодательство Российской федерации, в том числе стандарты и нормы, связанные с производством пищевой продукции;
• внутренние документы фирмы;
• технология производства хлебобулочных изделий;
• состав хлебобулочных изделий;
• процесс производства хлеба происходит ежедневно;
• время производства хлебобулочных изделий;
• внутренний регламент по качеству хлебобулочных изделий;
• требование к внешнему виду сотрудников производства.

Результат процесса. Основным результатом процесса является готовая продукция.

Владелец процесса. Владельцем процесса является: специалист отдела производства (тестомес, пекарь, упаковщик, технолог и т.д.). В его полномочия входит выпечка хлебобулочных изделий.

Границы процесса. Началом бизнес-процесса является получение заявки на выпечку хлеба, окончанием бизнес-процесса является готовая продукция.

Вход бизнес-процесса ресурсы (сырье материалы), поставщик специалист по приему заявок.

Выход бизнес-процесса готовая продукция, потребитель: отдел реализации (водитель).

Технология бизнес-процесса выглядит следующим образом: после формирования заявки, отдел закупок отгружает необходимое количество ресурсов для производства хлеба. Далее производится замес теста и его выпечка, и после выпечки хлеб упаковывается.

Показателем, служащим для оценки указанного бизнес-процесса, качество произведенной продукции, объем произведенной продукции, время, затраченное на производство хлебобулочных изделий.

Можно заметить что бизнес-процесс «Производство хлебобулочных изделий» включает в себя такие процессы как:

• поиск потенциальных клиентов;
• замес теста;
• выпечка теста;
• упаковка хлебобулочных изделий.

Бизнес-процесс «Реализация готовой продукции» представлен в рисунке А.4, Приложение А.

Цели процесса. Выполнение процесса «Реализация готовой продукции» направлено на достижение следующих целей компании:

• удовлетворение потребностей клиентов;
• получение прибыли организации;
• расширение бизнеса организации.

Регламент процесса:

• законодательство Российской Федерации;
• срок годности продукции (48 часов);
• внутренние документы фирмы;
• продукция должна быть полностью реализована до 14.00;
• начало реализации продукции 6.00;
• для реализации необходимо формирование всех необходимых документов;
• продукция реализуется ежедневно.

Результат процесса. Основным результатом процесса является удовлетворение потребностей клиентов, получение прибыли.

Владелец процесса. Владельцем процесса является: водитель. В его полномочия входит отгрузка готовой продукции покупателям, получение выручки, сдача выручки вместе с документами в кассу.

Границы процесса. Началом бизнес-процесса является погрузка готовой продукции в транспортное средство, окончание бизнес-процесса является сдача денежных средств и отчетности в бухгалтерию.

Вход бизнес-процесса готовая продукция, транспортное средство, поставщик сотрудник производственного отдела.

Выход бизнес-процесса сдача выручки и отчетности в бухгалтерию, потребитель: сотрудник бухгалтерии.

Технология бизнес-процесса выглядит следующим образом: готовая и упакованная продукция загружается в транспортное средство, далее в соответствии с маршрутом развозится водителем по клиентам, непосредственно у клиентов происходит отгрузка продукции и получение платы за продукцию. После отгрузки продукции всем клиентам в соответствии с маршрутом следования, водитель возвращаются обратно в организации и сдает полученную выручку и отчетность.

Показателем, служащим для оценки указанного бизнес-процесса, является величина выручки, количество клиентов, потребности которых были удовлетворены, время, затраченное водителем на реализацию продукции.

Можно заметить что бизнес-процесс «Реализация готовой продукции» включает в себя такие процессы как:

• загрузка транспортного средства;
• отвоз продукции покупателям;
• сдача готовой продукции покупателю;
• сдача отчетности.

Бизнес-процесс «Приобретение необходимых ресурсов» представлен в рисунке А.5, Приложение А.

Цели процесса. Выполнение процесса «Приобретение необходимых ресурсов» направлено на достижение следующих целей компании:

• удовлетворение потребностей производства в необходимых ресурсах;
• обеспечение бесперебойного производственного процесса;
• расширение бизнеса организации.

Регламент процесса:

• законодательство Российской Федерации;
• срок годности продукции определенных видов товаров;
• внутренние документы фирмы;
• наличие сертификатов качества на приобретаемые ресурсы;
• сбалансированность при приобретении ресурсов;
• необходимые ресурсы должны постоянно храниться на складе.

Результат процесса. Основным результатом процесса является приобретение необходимых для производства ресурсов.

Владелец процесса. Владельцем процесса является: менеджер отдела закупок. В его полномочия входит формирование заявок на приобретение необходимых ресурсов, снабжение производства ресурсами.

Границы процесса. Началом бизнес-процесса является погрузка формирование потребностей в приобретенных ресурсах, окончание процесс отгрузка приобретённых ресурсов на склад поставщику.

Вход заявка на потребность в определенных ресурсах. Поставщик: отдел, нуждающийся в определенных ресурсах.

Выход отгрузка приобретенных ресурсов на склад организации. Потребитель: отдел, нуждающийся в определенных ресурсах.

Технология бизнес-процесса выглядит следующим образом: формируется заявка на потребность в определенных ресурсах, далее менеджер по закупкам ищет поставщика ресурсов с наиболее выгодными условиями сотрудничества, подает заявка на приобретение необходимых ресурсов. В случае согласия поставщика на поставку указанных в заявке товаров происходит оплата заказа поставщику и отгрузка ресурсов на склад.

Показателем, служащим для оценки указанного бизнес-процесса, является время, затраченное на поиск необходимых ресурсов, условия сотрудничества с поставщиком.