Теоретические основы моделирования и оптимизации деятельности организации

Результат процесса. Основным результатом процесса является обеспечение предприятия персоналом.

Владелец процесса. Владельцем процесса является: отдел кадров. В его полномочия входит поиск необходимых сотрудников.

Границы процесса. Началом бизнес-процесса является указание руководителя на поиск персонала, окончание бизнес-процесса устройство на работу необходимых сотрудников.

Вход указание руководителя на поиск персонала. Поставщик руководитель

Выход устройство на работу необходимых сотрудников. Потребители: различные отделы организации.

Технология бизнес-процесса выглядит следующим образом: руководитель организации дает указание отделу кадров на поиск персонала определенной квалификации, далее специалист отдела кадров осуществляет поиск кадров по заданным параметрам, проводит собеседование с выбранными претендентами, заключает трудовой договор с лицом, наиболее подходящим данной должности.

Показателем, служащим для оценки указанного бизнес-процесса, квалификация сотрудника, время затраченное на поиск персонала.

Можно заметить что бизнес-процесс «Поиск кадров» включает в себя такие процессы как:

• указание руководителя на поиск кадров;
• поиск кадров;
• проведение обучения персонала;
• заключение трудового договора.

Бизнес-процесс «Сдача отчетности» останется прежним.

Цели процесса. Выполнение процесса «Сдача отчетности» направлено на достижение следующих целей компании:

• выполнение законодательства о налогах РФ;
• получение данных о результатах деятельности организации.

Регламент процесса:

• законодательство Российской Федерации;
• внутренние документы организации;
• должны быть соблюдены сроки сдачи отчетности (ежемесячные, ежеквартальные, раз в пол года и раз в год);
• к указанному сроку отчетность должна быть сформирована;
• при формировании отчетности используются первичные данные;
• учетная политика организации;
• за своевременную сдачу отчетности несет ответственность главный бухгалтер организации.

Результат процесса. Основным результатом процесса является сдача отчетности.

Владелец процесса. Владельцем процесса является: бухгалтерия. В его полномочия входит формирование и сдача отчетности.

Границы процесса. Началом бизнес-процесса является приход первичных документов в организацию. Окончание бизнес-процесса сдача отчетности.

Вход первичные документы. Поставщик сотрудники других отделов организации, руководитель организации.

Выход сдача отчетности. Потребители: руководитель, органы государственного управления.

Технология бизнес-процесса выглядит следующим образом: первичные документы поступают в бухгалтерия, там они обрабатываются .формируются в отчеты и уже потом происходит сдача отчетности организации, посредством интернет.

Показателем, служащим для оценки указанного бизнес-процесса, является своевременность сдачи отчетности и скорость формировании отчетности.

Можно заметить что бизнес-процесс «Сдача отчетности» включает в себя такие процессы как:

• поступление первичных документов;
• обработка первичных документов;
• формирование отчетности;
• сдача отчетности.

Бизнес-процесс «Ремонт оборудования» останется прежним.

Цели процесса. Выполнение процесса «Ремонт оборудования» направлено на достижение следующих целей компании:

• обеспечение бесперебойной работы процесса производства продукции;
• обеспечение бесперебойной работы организации в целом.

Регламент процесса:

• законодательство Российской Федерации;
• внутренние документы организации;
• неполадка должна быть устранена оперативно, с наименьшими затратами времени.

Результат процесса. Основным результатом процесса является устранение неполадки в работе оборудования.

Владелец процесса. Владельцем процесса является: отдел сервиса. В его полномочия входит ремонт оборудования.

Границы процесса. Началом бизнес-процесса является потребность в ремонте оборудования. Окончание бизнес-процесса устранение неполадки.

Вход заявка на ремонт оборудования. Поставщик сотрудники других отделов организации, руководитель организации.

Выход устранение неполадки в работе оборудования. Потребители: руководитель, сотрудники других отделов организации.

Технология бизнес-процесса выглядит следующим образом: в отдел сервиса поступает заявка на ремонт сломанного оборудования, сотрудник отдела сервиса производит осмотр сломанного оборудовании, выявляет дефект и ремонтирует оборудование.

Показателем, служащим для оценки указанного бизнес-процесса, сумма затрат, необходимая дл устранении поломки и скорость устранении неполадки .

Можно заметить что бизнес-процесс «Сдача отчетности» включает в себя такие процессы как:

• поступление заявки на ремонт оборудования;
• осмотр сломанного оборудования;
• приобретение необходимых для ремонта запчастей;
• ремонт оборудования.

 

3.2 Эффективность проведенной оптимизации

 

Любая оптимизация деятельности организации безусловно способствует повышению эффективности использовании ресурсов организации, а следовательно позволяет экономить затраты организации и повышать коэффициент рентабельности организации. Однако осуществление мероприятий по совершенствованию бизнес-процессов организации связано с определенными затратами, которая несет организация.

Таким образом прежде чем проводить мероприятия, связанные с повышением уровня эффективности организации, необходимо определить а будет ли это выгодно, либо затраты связанные с совершенствованием бизнес-процессов будут выше полученных в результате оптимизации выгод.

В связи с изложенным автором работы предложено провести анализ целесообразности осуществлении мероприятий по оптимизации бизнес-процессов в отношении ООО «Компания «Трио».

Итак, для повышения эффективности деятельности ООО «Компания «Трио» автором работы предложено провести следующие мероприятия:

• установить единую программу;
• установить сервер;
• осуществить мероприятия по образованию единой базы данных;
• сформировать шаблоны документов;
• организовать процесс обучении сотрудников ООО «Компания «Трио»;
• внедрить новую систему в ООО «Компания «Трио»;
• оптимизировать маршруты движении ООО «Компания «Трио»;
• оптимизировать процесс производства хлебобулочных изделий.

Затраты, связанные с осуществлением описанных выше действий по оптимизации представлены в таблице 3.5.

В результате осуществления описанных выше мероприятий ООО «Компания «Трио» позволит получить следующие выгоды:

• максимально снизить дублирование бизнес-процессов;
• произвести экономию на затратах организации связанных с использованием ресурсов;
• произвести экономию затрат на персонал ООО «Компания «Трио»;
• увеличить объем реализации продукции;
• снизить затраты времени на осуществление бизнес-процессов;
• сократить затраты на архивацию документов.

Разберем выгоды, полученные от действий по оптимизации бизнес-процессов ООО «Компания «Трио» более подробно.

Таблица 3.5 – Затраты на осуществление действий по оптимизации

бизнес-процессов.

№ п/п	Наименование	Стоимость
1.	Установка программного обеспечения 1 С на 5 компьютеров	35 тыс. р.
2.	Приобретение сервера	150 тыс. р.
3.	Затраты связанные с формирование общей базы данных	100 тыс. р.
4.	Затраты, связанные с внедрением новой системы	50 тыс. р.
5.	Затраты, связанные с проведением анализа и выдвижением предложений	50 тыс. р.
6.	Услуги юристов по созданию шаблонов организации	10 тыс. р.
7	Затраты на обучение персонала, ежемесячно	30 00тыс. р.
	Итого первоначальные затраты	510 тыс. р.
	Ежемесячные затраты	60 тыс. р.

Итак, снижение дублирования функций позволит организации:

• сократить должность в отделе бухгалтерии, что позволит произвести экономию затрат в размере 17 тыс. р.;
• сократить затраты времени по обмену информацией между отделами, позволит задействовать сотрудников отдела в выполнении других функций, например архивации документов, что позволит произвести экономию затрат в размере 120 тыс. р. в год;
• произвести экономию на ресурсах организации до 100 тыс. р. в месяц. (например правильна разработка маршрутов позволит экономить затраты на бензин, амортизацию автомобилей; оптимизация производственного процесса позволит произвести экономию затрат на электроэнергию, на оплату труда персонала; на сырье и материалы).

Обучение персонала позволит повысить вкусовые качества продукции, что позволит привлечь новых клиентов и как следствие повысить выручку организации, предполагается на 10 % (365 тыс. р. в месяц).

Таким образом, общая сумма экономии при осуществлении оптимизации бизнес-процессов составит 127 тыс. р. в месяц, а также повысить прибыль организации на 10 %.

Рассчитаем показатели, позволяющие оценить эффективность от инвестиций направленных на оптимизацию бизнес-процессов в ООО «Компания «Трио» Значение показателей приведено в таблице 3.6.

Таблица 3.6 – Значение показателей эффективности инвестиций

Наименование показателя	Значение показателя
Интегральный эффект	1 325 217
Индекс доходности	2,5
Период окупаемости	3

 

Оценив значение показателей, приведенных в таблице 3.6 можно прийти к выводу, что мероприятия по оптимизации бизнес-процессов необходимо внедрять.

Так проанализировав структуру бизнес-процессов ООО «Компания «Трио», были сделаны следующие выводы:

• в ООО «Компания «Трио» существуют процессы, которые дублируют друг друга;
• не оптимизированы маршруты реализации продукции;
• отсутствует единая база данных;
• не оптимизирован процесс производства хлебобулочных изделий;
• большое количество информации хранится не на электронном носителе, а в бумажном носителе, причем данные вносятся механическим путем.

Перечисленные выше мероприятия позволят сократить затраты организации до 127 тыс. р. в месяц и увеличить выручку организации на 10 %.

Таким образом, применение процессного подхода на практике действительно позволяет повысить эффективность деятельности организации и сократить ее затраты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Любая организация является сложной социально-технической системой с наличием входящих в ее состав множеством элементов и существующих между данными элементами взаимосвязями и взаимодействием.

Из выше сказанного следует, что организация является системой, которая имеет определенную упорядоченную структуру ее элементов и существующих между ними связях.

Можно выделить два способа представления структуры организации:

• функционально-ориентированная (иерархическая) организация;
• процессно-ориентированная организация.

Большинство российских организаций имеют функциональную структуру управления и надеются повысить эффективность управления путем внедрения процессного подхода. По оценке западных экспертов , организация функционального управления на современных российских предприятиях очень далека от совершенства. Поэтому в качестве первых шагов предлагается посмотреть на свою организацию со стороны и навести в ней элементарный порядок,  четко определив ответственность, полномочия, ресурсы, информационные и управленческие связи. Данный подход не отвергает существующей системы управления, а определяет пути ее улучшения и постепенного перехода к процессной системе управления. 

Реализация процессного подхода на примере ООО «Компания Трио», основным видом деятельности которого является производство хлебобулочных изделий, позволило сделать следующие выводы:

• применение процессного подхода при оптимизации деятельности организации в российской действительности вполне возможно;
• построение модели бизнес-процессов позволяет выявить слабые места организации;
• оптимизация деятельности организации действительно позволяет сократить затраты организации и улучшить качество организации бизнес-процессов в организации.

Так проанализировав структуру бизнес-процессов ООО «Компания «Трио», были сделаны следующие выводы:

• в ООО «Компания «Трио» существуют процессы, которые дублируют друг друга;
• не оптимизированы маршруты реализации продукции;
• отсутствует единая база данных;
• не оптимизирован процесс производства хлебобулочных изделий;
• большое количество информации хранится не на электронном носителе, а в бумажном носителе, причем данные вносятся механическим путем.