Теоретические основы моделирования и оптимизации деятельности организации

 

Рисунок 2.1 – Модель Захмана Д.

 

Первый столбец отвечает на вопрос «Что?» т.е в данном столбце описываются основные элементы архитектуры предприятия и их взаимосвязь.

По Захману на верхнем уровне достаточным будет простое перечисление основных объектов, используемых в бизнесе. Как уже было сказано выше основным видом деятельности ООО «Компания «Трио» является производство и реализация хлебобулочных изделий. Следовательно, на уровне планировщика основными элементами будут являться: поставщики; потребители; ресурсы (сырье, материалы, оборудование, программные продукты и т.д.); сотрудники организации, которых можно разделить на сотрудников участвующих непосредственно в производственном процессе, сотрудников обслуживающих производство, сотрудников задействованных в реализации товара; товары; законодательная база; органы государственной власти (налоговые органы, органы социальной защиты населения, судебная система и т.д.); банки; условия работы персонала, система контроля качество продукции; организация документооборота; касса.

На втором уровне данные объекты объединяются в семантическую модель высокого уровня и обычно описываются в виде диаграммы «сущности-связи» с отражением основных связей и наиболее существенных бизнес - ограничений. Диаграмма «сущность-связи» по предприятию ООО «Компания «Трио» представлена на рисунке  2.2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.2 – Взаимосвязь объектов ООО «Компания Трио»

 

На третьем уровне эта модель приводится к нормализованной форме, определяются все атрибуты и ключи. Относительно ООО «Компания Трио» логическая модель данных будет выглядеть следующим образом (рисунок 2.2).

Четвертый уровень представляет собой физическую модель данных. Относительно организации ООО «Компания Трио» осуществляется реализация логической модели данных следующим образом: все данные хранятся в форме документов в архиве, а также в программе 1С, причем в большей степени это касается бухгалтерских документов и сведений о персонале. Остальные данные существуют разрозненно и хранятся отдельными файлами без какой либо группировке на жестких дисках отдельных сотрудников, соответственно без доступа других сотрудников к этим данным.

Следующий уровень содержит описание модели на языке управления данными для формирования таблиц, готовые библиотеки классов, табличные пространства СУБД. Для ООО «Компании «Трио» четкое описание и структуризация классов данных возможно только лишь в отношении бухгалтерских документов в программе 1С. В остальном отсутствует.

Переходим ко второму столбцу «Как?». На первом уровне достаточным будет простое перечисление бизнес-процессов. В ООО «Компания «Трио» к таким бизнес-процессам относятся: поиск клиентов, прием заявок от клиентов, производство хлеба, реализация, ремонт оборудование, приобретение ресурсов, бизнес-процессы, сдача бухгалтерской отчетности, получение денежных средств из банка, осуществление платежных операций, формирование отчётности на предприятии, проверка качества продукции, бизнес-процессы связанные реализацией кадровой политики в организации, бизнес-процессы, связанные с охранной на предприятии.

Второй уровень будет содержать модель бизнес-процессов. Модель бизнес-процессов ООО «Компания «Трио» представлена на рисунке 2.3.

Третий уровень содержит детализацию указанных выше бизнес-процессов и средства с помощью чего они осуществляются. Детализируем бизнес-процессы для ООО «Компания «Трио».

Поиск клиентов – рекламная деятельность, выставление коммерческих предложений отдельным клиентом, презентации организации, участие в специализированных выставках.

Производство хлеба – включает в себя следующие бизнес-процессы: замес теста, выпечка хлеба в печи, упаковка хлеба.

Реализация хлеба – включает в себя: погрузку хлеба в транспорт, развоз хлеба покупателям, отчет водителей о проданной продукции перед кассиром, оплата за поставленный товар, сдача прибыли в банк.

 

Рисунок 2.3 – Модель бизнес-процессов ООО «Компания «Трио»

 

Приобретение ресурсов – заключается в формировании заявки о необходимых ресурсов, определении поставщика, подачи заявки, поставки товара, оплаты за поставленный товар.

Проверка качества продукции – изъятие единицы товара из партии товара, который необходимо оценить, оценка качества продукции ,вынесение заключения.

Прием заявок – ответ на телефонный звонок, запись заказываемых товаров в журнал, передача сведений в производство и  бухгалтерию.

Ремонт оборудование – получение информации о поломки, процесс ремонта оборудование, отчет о проделанной работе.

Бизнес-процессы, связанные реализацией кадровой политики в организации включают в себя прием кадров на работу, увольнение персонала, выплата заработной платы и т.д.;

Бизнес-процессы, связанные с охраной предприятия – установка камер видеонаблюдения на предприятии, слежения за камерами видеонаблюдения на предприятии, выявление нарушений в режиме работы предприятия, принятие мер по устранению выявленных нарушений.

Бизнес-процессы, связанные с организацией документооборота на предприятии – формирование необходимых документов, передача документов, получение необходимых документов.

Сдача отчетности организации-должника – формирование отчетности в 1С 8.2. сдача посредством почты России и программного продукта «Орбита».

Четвертый уровень системный проект представлен в ООО «Компания «Трио» следующим образом: описанные выше бизнес-процессы предполагают использование следующих средств: кадры, компьютеры (со специальными программами, почтовая связь, интернет, телефон, факс, ресурсы, необходимое оборудование и т.д.). Таким образом, предполагается каждому сотрудники создать рабочее место, причем сотрудники, непосредственно задействованные в производстве и реализации продукции,  не обладают наличием компьютера со всем набором необходимых программ,  и выходом в интернет, а также провести телефон, данными позициями обладает обслуживающий персонал (бухгалтерия, отдел кадров, охрана, отдел по оценки качества продукции).

Пятый уровень – программный код будет содержать пароль для входа пользователя в компьютер.

Следующая колонка (вопрос «ГДЕ?») определяет пространственное распределение компонент системы и сетевую организацию. На уровне планирования бизнеса здесь достаточно определить расположение всех производственных объектов. Расположение ООО «Компания «Трио» осуществляется следующим образом: производство и органы управления организацией находятся в п. Украинском, Динского района, Краснодарского края. Основные поставщики ресурсов организации находятся в ст. Динской, г. Краснодар, г. Кореновск, а также оборудование поставляется из г. Белгорода. Органы государственной власти находятся также в ст. Динская.

Основная доля покупателей организации находится на территории Краснодарского края и Республики Адыгея.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.2.4. Схема логистики ООО «Компания «Трио»

 

 

Рисунок 2.4 – Схема логистики для ООО «Компания «Трио»

 

На следующем уровне эти объекты объединяются в модель со связями, характеризующими взаимодействие между собой, будь то обмен информацией или поставки товаров. Схема логистики для ООО «Компания «Трио» представлена на рисунке 2.4.

На третьем уровне системной архитектуры осуществляется привязка компонент информационной системы к узлам сети. Привязка компонент информационной систему к узлам сети в ООО «Компания «Трио» также показана на рисунке 2.4.

Четвертый уровень служит для определения физической реализации в терминах аппаратных платформ, системного программного обеспечения, а также средств промежуточного уровня, используемых для интеграции различных компонент информационной системы между собой. В ООО «Компания «Трио» Следует обратить внимание, что обмен информацией внутри организации происходит в основном вербальным способом, т.е посредством общения. Обмен информацией между организацией и поставщиками (покупателями), также посредством общения (телефон, личные беседы), и посредством почты России, лишь отдельные процессы с некоторыми контрагентами происходят путем передачи данных через интернет. Однако осуществление платежей через банк (Банк Клиент), сдача отчетности (Орибита) осуществляются удаленно через интернет.

Пятый уровень представлен сетевой архитектурой. Сетевую архитектуру ООО «Компания «Трио» можно описать следующем образом: Организация располагается в двух офисах. АТС и компьютер администратор располагаются в офисе № 1, а к офису № 2 уже протянуты телефонные провода. Выход в интернет и внутренняя связь по чату осуществляется посредством Wi-Fi.

Колонка таблицы, отвечающая на вопрос «КТО?», определяет участников процесса.

На уровне планирования бизнеса здесь представлен список подразделений предприятия и выполняемые ими функции. ООО «Компания «Трио» включает в себя следующие отделы.

Бухгалтерия – занимается формирование и сдачей отчетности в регистрирующие органы, ведение счетов бухгалтерского учета, и т.д.

Отдел производства, занимается непосредственно производством хлебобулочных изделий.

Отдел контроля качества, контролирует качество выпускаемой продукции.

Отдел сервисного обслуживания производства – производит ремонт оборудования.

Отдел кадров, реализует кадровую политику в организации.

Отдел продаж, привлекает новых клиентов, принимает заявки на реализацию продукции.

Отдел закупок , осуществляет снабжение предприятия необходимыми ресурсами.

На следующем уровне приводится полная организационная диаграмма, а также могут быть определены общие требования к информационной безопасности. Организационная диаграмма ООО «Компания «Трио» представлена на рисунке 2.5.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.5 – Организационная диаграмма ООО «Компания «Трио»

 

Далее последовательно определяются участники бизнес-процессов и их роли требования к интерфейсам пользователя и правила доступа к отдельным объектам. В ООО «Компания «Трио» это происходит следующим образом.

Бухгалтерия – происходит формирования рабочего места с набором определенных бухгалтерских программ, доступом в интернет.

Отдел производства  – формирование рабочего места для данного отдела заключается в установке необходимого оборудования.

Отдел кадров, происходит формирования рабочего места с набором определенных программ, доступом в интернет.

Отдел продаж, происходит формирования рабочего места с набором определенных программ, доступом в интернет.

Отдел закупок, происходит формирования рабочего места с набором определенных программ, доступом в интернет.

Безопасность осуществляется путем ограниченного доступа к информации одного подразделения по отношению к другому.

Пятая колонка отвечает на вопрос «КОГДА?» и определяет временные характеристики бизнес-процессов и работы системы. Детализация осуществляется сверху вниз, начиная от календарного плана (уровень 1) и основных параметров, характеризующих выполнение бизнес-процессов, например, требование ко времени оформления сделки (уровень 2). На третьем уровне определяются события, вызывающие изменение состояния информационных объектов и инициацию операций над ними. На следующем уровне эти события транслируются в программные вызовы (триггеры) или передаваемые сообщения. Пятый уровень определяет физическую реализацию обработки таких событий. Опишем как это происходит на предприятии ООО «Компания «Трио». Итак, первый уровень в ООО «Компания «Трио» выглядит следующим образом: формируется определенный план продаж на месяц, таким образом, составляется план производства единиц продукции хлебобулочных изделий. Сам процесс производства занимает 16 часов и включает в себя следующие моменты замес теста, выпечку продукции, ее упаковку. Также следует обратить внимание на тот факт, что вся продукция ООО «Компания «Трио» имеет определенный срок годности (48 часов), после хлеб просто теряет свои вкусовые качества. Таким образом, у организации есть 24 часа для того чтобы реализовать произведенную продукцию.

По мимо указанных выше временных ограничениях на производство хлеба, следует заметить, что временные ограничения есть у бухгалтерии при сдачи отчетности. Таким образом, работа бухгалтерии должна быть построена таким образом, что бы сдавать вовремя все необходимую отчетность (ежемесячно, ежеквартально, раз в полгода и раз в год).

Далее составим календарный план указанных выше событий.

Так как хлеб имеет свой срок годности, следовательно, предприятие работает под заказ, чтобы не понести убытки. Заявки принимаются вечером дня предыдущего дню поставки продукции до 19.00, далее подсчитывает общее количество необходимых товаров, которое необходимо произвести и отдается в производство. Процесс производства хлеба длиться 16 часов. К 5.00 продукция уже готова к отгрузки. Далее  в 6.00 произведенный товар забирается водителями и в течение 8 часов развозится покупателям согласно своему маршруту следования. После 14.00 водители приезжают в организацию и до 18.00 сдают отчеты по реализации, передают документы подтверждающие реализацию и сдают полученную выручку, которая в 18.00 инкассируется.

Привлечение клиентов длиться постоянно, контроль оценки качества продукции происходит ежедневно с 5.00 до 6.00. Также следует заметить, что также ежедневно с 5.00 до 6.00 водители проходят медосмотр.

Контроль за исполнением указанных процессов осуществляется начальником производства непосредственно в процессе производства, а также в рамках отдельных отделов непосредственно руководителями данных отделов.

Последняя колонка («ПОЧЕМУ?» или «ЗАЧЕМ?») служит для определения мотивации и задает порядок перехода от задач бизнеса к требованиям и элементам информационных систем. Для ООО «Компания «Трио» основным элементам мотивации является получение прибыли и расширение бизнеса. Для реализации поставленной цели предлагается использовать следующий бизнес-план:

Расширение бизнеса осуществляется путем привлечения большего количества клиентов, разработка новых видов продукции, открытие новых видов бизнеса, также автоматизации отдельных бизнес-процессов с целью экономии и повышения эффективности организации. Однако для реализации поставленных выше целей могут возникнуть следующие трудности: ограниченность материальных ресурсов, ограниченность сотрудников компетентных во вновь открываемых сферах деятельности, правленая оценка качества выпускаемой продукции и т.д.. При реализации бизнес-плана необходимо действовать в рамках законодательства РФ, расширение бизнеса осуществлять поэтапно, т.е при увеличении количества клиентов и повышении объема реализации продукции необходимо брать новых сотрудников, которых необходимо обучать, расширять объем закупаемых ресурсов искать новых поставщиков с лучшими условиями работы  и далее уже опять увеличивать количество клиентов.