Теоретические основы моделирования и оптимизации деятельности организации

Можно заметить что бизнес-процесс «Поиск необходимых ресурсов» включает в себя такие процессы как:

• формирование заявки на потребность в ресурсах;
• поиск поставщика указанных в заявке ресурсов;
• заключение договора с поставщиком на поставку товаров;
• отгрузка оплаченных ресурсов.

Бизнес-процесс «Выплата заработной платы сотрудникам» представлен в рисунке А.6, Приложение А.

Цели процесса. Выполнение процесса «Выплата заработной платы сотрудникам» направлено на достижение следующих целей компании:

• мотивация сотрудников к работе;
• обеспечение бесперебойного производственного процесса;
• получение прибыли организации.

Регламент процесса:

• законодательство Российской Федерации;
• выплата производится два раза в месяц;
• величина оклада установлена трудовым договором;
• выплаты производятся в наличной форме.

Результат процесса. Основным результатом процесса является мотивация персонала к работе.

Владелец процесса. Владельцем процесса является: кассир. В его полномочия входит формирование расчетной ведомости, выплата заработной платы.

Границы процесса. Началом бизнес-процесса формирование расчетной ведомости с учетом объема реализованной продукции, окончание бизнес-процесса является получение сотрудниками организации денежных средств.

Вход расчетная ведомость для выплаты заработной платы. Поставщик главный бухгалтер.

Выход выдача заработной платы сотрудникам организации. Потребитель: персонал.

Технология бизнес-процесса выглядит следующим образом: формируется расчетная ведомость для выплаты заработной платы с учетом объема реализации продукции. После чего подсчитывается общая сумма денежных средств, которую необходимо выплатить рабочим. Далее сумма необходимая для выдачи заработной кассы приходуется в кассу, после чего происходит выплата заработной платы

Показателем, служащим для оценки указанного бизнес-процесса, показатель того на сколько сотрудники мотивированны к выполнению должностных инструкций.

Можно заметить что бизнес-процесс «Выплата заработной платы сотрудникам» включает в себя такие процессы как:

• формирование расчетной ведомости;
• подсчет общей суммы денежных средств, необходимой для выплаты заработной платы;
• поступление, необходимой суммы денежных средств, в кассу;
• выплата заработной платы.

Бизнес-процесс «Прием кадров» (рисунок А.7, Приложение А).

Цели процесса. Выполнение процесса «Прием кадров» направлено на достижение следующих целей компании:

• поиск сотрудников, обладающих определенной квалификацией;
• обеспечение бесперебойного производственного процесса;
• получение прибыли организации.

Регламент процесса:

• законодательство Российской Федерации;
• персонал должен соответствовать требованиям организации к должности
• при приеме сотрудника на работу заключается трудовой договор с испытательным сроком три месяца;
• поиск сотрудников должен выполняться в течении 14 календарных дней.

Результат процесса. Основным результатом процесса является обеспечение предприятия персоналом.

Владелец процесса. Владельцем процесса является: отдел кадров. В его полномочия входит поиск необходимых сотрудников.

Границы процесса. Началом бизнес-процесса является указание руководителя на поиск персонала, окончание бизнес-процесса устройство на работу необходимых сотрудников.

Вход указание руководителя на поиск персонала. Поставщик руководитель

Выход устройство на работу необходимых сотрудников. Потребители: различные отделы организации.

Технология бизнес-процесса выглядит следующим образом: руководитель организации дает указание отделу кадров на поиск персонала определенной квалификации, далее специалист отдела кадров осуществляет поиск кадров по заданным параметрам, проводит собеседование с выбранными претендентами, заключает трудовой договор с лицом, наиболее подходящим данной должности.

Показателем, служащим для оценки указанного бизнес-процесса, квалификация сотрудника, время, затраченное на поиск персонала.

Можно заметить что бизнес-процесс «Поиск кадров» включает в себя такие процессы как:

• указание руководителя на поиск кадров;
• поиск кадров;
• проведение обучения персонала;
• заключение трудового договора.

Бизнес-процесс «Сдача отчетности» представлен в рисунке А.8, Приложение А.

Цели процесса. Выполнение процесса «Сдача отчетности» направлено на достижение следующих целей компании:

• выполнение законодательства о налогах РФ;
• получение данных о результатах деятельности организации.

Регламент процесса:

• законодательство Российской Федерации;
• внутренние документы организации;
• должны быть соблюдены сроки сдачи отчетности (ежемесячные, ежеквартальные, раз в пол года раз и раз в год);
• к указанному сроку отчетность должна быть сформирована;
• при формировании отчетности используются первичные данные;
• за своевременную сдачу отчетности несет ответственность главный бухгалтер организации.

Результат процесса. Основным результатом процесса является сдача отчетности.

Владелец процесса. Владельцем процесса является: бухгалтерия. В его полномочия входит формирование и сдача отчетности.

Границы процесса. Началом бизнес-процесса является приход первичных документов в организацию. Окончание бизнес-процесса сдача отчетности.

Вход первичные документы. Поставщик сотрудники других отделов организации, руководитель организации.

Выход сдача отчетности. Потребители: руководитель, органы государственного управления.

Технология бизнес-процесса выглядит следующим образом: первичные документы поступают в бухгалтерия, там они обрабатываются .формируются в отчеты и уже потом происходит сдача отчетности организации, посредством интернет.

Показателем, служащим для оценки указанного бизнес-процесса, является своевременность сдачи отчетности и скорость формировании отчетности.

Можно заметить что бизнес-процесс «Сдача отчетности» включает в себя такие процессы как:

• поступление первичных документов;
• обработка первичных документов;
• формирование отчетности;
• сдача отчетности.

Бизнес-процесс «Ремонт оборудования» представлен в рисунке А.9, Приложение А.

Цели процесса. Выполнение процесса «Ремонт оборудования» направлено на достижение следующих целей компании:

• обеспечение бесперебойной работы процесса производства продукции;
• обеспечение бесперебойной работы организации в целом.

Регламент процесса:

• законодательство Российской Федерации;
• внутренние документы организации;
• неполадка должна быть устранена оперативно, с наименьшими затратами времени.

Результат процесса. Основным результатом процесса является устранение неполадки в работе оборудования.

Владелец процесса. Владельцем процесса является: отдел сервиса. В его полномочия входит ремонт оборудования.

Границы процесса. Началом бизнес-процесса является потребность в ремонте оборудования. Окончание бизнес-процесса устранение неполадки.

Вход заявка на ремонт оборудования. Поставщик сотрудники других отделов организации, руководитель организации.

Выход устранение неполадки в работе оборудования. Потребители: руководитель, сотрудники других отделов организации.

Технология бизнес-процесса выглядит следующим образом: в отдел сервиса поступает заявка на ремонт сломанного оборудования, сотрудник отдела сервиса производит осмотр сломанного оборудовании, выявляет дефект и ремонтирует оборудование.

Показателем, служащим для оценки указанного бизнес-процесса, сумма затрат, необходимая дл устранении поломки и скорость устранении неполадки .

Можно заметить что бизнес-процесс «Сдача отчетности» включает в себя такие процессы как:

• поступление заявки на ремонт оборудования;
• осмотр сломанного оборудования;
• приобретение необходимых для ремонта запчастей;
• ремонт оборудования.

 

2.3 Определение слабых сторон модели бизнес-процессов

ООО «Компания «Трио»

 

Выше автором работы была описана модель бизнес-процессов ООО «Компания «Трио». Проанализируем данную модель.

Во-первых, хотелось бы обратить внимание на, тот факт, что в ходе приема заявок, специалист заносит данные в журнал, а не в компьютер. У данного аспекта есть следующие недостатки.

1. Подсчет результатов происходит механическим путем, а не автоматически.

2. Специалисту необходимо покидать свое рабочее место, чтобы передать данные по заявке в производственный отдел.

3. Если заявка, по какой либо причине изменилась, приходится перезаписывать ее полностью.

4. При выписке первичных документов, подтверждающих отгрузку продукции, бухгалтер вновь заносит эти данные в программу, что в свою очередь является дублированием процесса.

Для оптимизации данного процесса, автором предложено установить на компьютере специалиста такую же программу, что и бухгалтерии, в которую он сразу будет заносить данные по заявке. Это позволит делать подсчет общего количества данных автоматически, сократит время передачи информации данных по заявке с 10 мин. до 5 с.; позволит сократить время при формировании первичных документов, подтверждающих отгрузку товаров.

Также еще одним существенным недостатком при осуществлении бизнес-процессов на ООО «Компания «Трио» является разрозненность данных. Иначе говоря, данные по каждому отделу хранятся разрознено, общей же системы данных не существует. В связи с этим возникают следующие проблемы.

1. Длительность передачи данных из одного отдела в другой.
2. Дублирование функций, связанных с заносом и использованием данных на компьютер.
3. Отсутствие оперативных данных по остаткам на складе и в цехе.
4. Сложность в осуществлении контроля остатков сырья и готовой продукции на складе и в цеху.

Для решения данной проблемы автором предложено создать общую систему данных, которая бы хранилась на отдельном системном носителе (сервере) и доступ к которой был бы ограничен в зависимости от функций, выполняемых отделами организации.

Также автором работы хотелось бы обратить внимание на тот факт, что в ООО «Компания «Трио» отсутствуют шаблоны документов. Имеется в виду, что в связи с разрозненностью данных при формировании, каких либо документов, данный документ приходится формировать заново механическим путем, когда можно было бы сделать, чтобы он формировался автоматически.

Это приводит к следующим проблемам.

1. Затраты времени, связанные с формирование документов.
2. Отсутствие единых стандартов к оформлению документов.

Для сокращения времени работы с контрагентами автором работы предложено, создать шаблоны документов, например договор на поставку хлебобулочных изделий, либо договор на поставку ресурсов в организацию.

В связи с большим объем документооборота на предприятии имеют место проблемы, связанные с хранением документов по существующим нормам архивации. На сегодняшний день остро стоит вопрос о ведении архива в электроном виде. Это поможет решить такие проблемы как.

1. Освобождение площади помещений для производственных нужд.
2. Сокращение затрат времени на поиск документов при надобности.
3. Сокращение материальных затрат на выполнение работы по архивации документов.

Также автором работы предложено обратить особое внимание на процесс, связанный, с производством продукции. В настоящее время сам процесс производства хлебобулочных изделий занимает: 16 часов (таблица 2.1).

Однако при осуществлении производственного процесса следует обратить внимание на тот факт, что ООО «Компания «Трио» выпекает более 20 наименований хлеба. Однако их можно подразделить на несколько по видам теста и схожести технологического процесса. Группы представлены в таблице 2.2.

Таблица 2.1 – Этапы производства хлебобулочных изделий

№ п/п	Наименование	Время
1.	Поступление необходимых ресурсов со склада в производственный отдел	15 мин
2.	Создание опары	6 часов – 12 часов
3.	Замес теста	от 15мин – до 25 мин
4	«Отдых теста»	30 мин
5	Разложение теста в формы	20 мин
6	Отдых теста в расстойках	45 мин – 80 мин
7	Выпечка хлебобулочных изделий	25 мин – 40 мин
8	Охлаждение выпеченных изделий	120 мин
9	Нарезка хлебобулочных изделий	20 мин
10	Упаковка хлебобулочных изделий	20 мин