Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение……………………………………………………………………………..3

Глава 1. Общая характеристика экспертизы ценности документов

1. Понятие, функции и задачи экспертизы ценности документов.........6

1.2.  Принципы и критерии  ценности документов………………………...11

Глава 2. Организация и  порядок проведения экспертизы ценности документов в 

делопроизводстве......................................................................................................14

2.1. Функции и состав  экспертных комиссий……………………………...14

2.2. Порядок проведения  и оформления результатов экспертизы  ценности 

документов…………………………………………………………………...20

Заключение…………………………………………………………………….........25

Список использованных источников и литературы……………………………27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает следующие стадии:

– документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;

– использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;

– хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования.

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.

Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение достаточно ограниченного времени. Другие, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение. И как памятники истории и культуры они, наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи, должны сохраняться максимально долго, т.е., по документной терминологии, постоянно. Документы, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и так далее, имеют социальное значение и должны сохраняться на всем протяжении жизни человека, но они утрачивают свою ценность в конечном счете, так как имеют личностный характер и представляют ценность только для конкретного индивидуума.

В силу типичности и неоднократной  повторяемости задач системы управления появляется возможность проведения оценки ценности документной информации, циркулирующей в любой системе управления.

Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки. Это согласование проекта, определение формы документа и порядка доведения его до адресата (исполнителей), установление системы регистрации и, наконец, контроля за исполнением документов.

Именно регистрация наиболее тесно связана с изучением  ценности документов для определения сроков хранения (и отбора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».¹

Таким образом, документирование управленческой деятельности заклю-чается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Целью данной курсовой работы является изучение экспертизы ценности документов в делопроизводстве. По мере исчерпания документами своих  важнейших оперативных функций  происходят качественные изменения  документированной информации. На первый план выходит функция документа  как исторического источника, который  может быть использован в научных, исторических целях. При этом качественные трансформации документа непосредственно  влияют на количественные характеристики документной среды, поскольку возникает  проблема не только дальнейшего использования, но и хранения документов. Дело в  том, что человечество не в состоянии  хранить все созданные документы, и отсюда на практике возникает необходимость  отбора наиболее значимых и ценных документов. Именно эту проблему и  решает экспертиза ценности документов.

Из данной цели работы вытекает несколько задач, которые нам  также необходимо рассмотреть:

– определение понятия  экспертизы ценности документов и ее сущности;

– выявление принципов  и критериев ценности документов;

– рассмотрение функций  и состава экспертных комиссий;

– исследования значения экспертизы ценности документов в делопроиз-водстве.

Таким образом, мы можем сделать  вывод, что тема данной работы является актуальной и необходимой для  изучения, так как определение значимости и ценности документов осуществляется на протяжение всей нашей истории.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА  ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ  ДОКУМЕНТОВ

1. ПОНЯТИЕ, ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ  ДОКУМЕНТОВ

Экспертиза в широком  смысле слова – это исследование какого-либо вопроса, требующего специальных знаний, с представлением мотивированного заключения. Для ее проведения привлекаются эксперты, т.е. опытные специалисты в данной области.

Согласно Федеральному закону от 22 октября 2004 г. №125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», экспертиза ценности документов –изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.²

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

1. действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
2. типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
3. нормативно-методических документов Федеральной архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.