Организация документов

Парамоновой Анастасии Владимировны (ЭУП 10-3) 

Как организовать регистрацию  и контроль исполнения входящих, исходящих  и внутренних документов. 

     Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

     Цель  регистрации документов – ввод в  картотеки первичных сведений о  документах для обеспечения их учёта, систематизации, информационно-справочной работы, контроля исполнения и других видов использования. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целых. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

     Документы регистрируются один раз: поступающие  – в день поступления, создаваемые  – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый  регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

     Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания, например, отдельно регистрируются приказы руководителя организации по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

     Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Распорядительные документы и переписка за подписью руководителя организации, протоколы  и решения коллегиальных органов  регистрируются службой ДОУ или  сотрудником, отвечающим за ведение  делопроизводства.

     Документы, создаваемые по направлениям деятельности организации, могут регистрироваться в структурных подразделениях. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ (сотрудником, отвечающим за ведение делопроизводства в организации) или в структурных подразделениях, осуществляющих их приём и передачу.

     Документы регестрируются в РКФ – на традиционных бумажных или электронных карточках, журналах. После первичной регистрации  документы передаются на рассмотрение руководству организации. На рассмотренные документы руководство организации накладывает резолюции.

     После рассмотрения документы передаются в службу ДОУ (или сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства) для завершения регистрации. Завершение регистрации документов состоит во внесении в регистрационно-контрольную карточку сведений о порядке исполнения документов (резолюции): фамилии ответственного исполнителя и других исполнителей, краткого описания поручений и действий по исполнению, срока исполнения.

     Направление документов на исполнение производится в день их регистрации, срочных документов – немедленно.

     Регистрационный номер документа состоит из порядкового  номера, который, исходя из информационных потребностей организации, может дополняться  буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа  по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой  чертой.

     Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных  данных устанавливается следующий  состав основных реквизитов регистрации:

• наименование организации (автора или корреспондента);
• наименование вида документа;
• дата и регистрационный номер документа;
• дата или индекс поступление;
• заголовок к тексту (краткое содержание документа);
• резолюция (исполнитель, содежание поручения, автор, дата);
• срок исполнения документа;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

      Состав  основных реквизитов регистрации в  зависимости от характера документа  и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

• гриф (отметка) ограничения доступка к документу;
• внутрення переадресация документов по исполнителям;
• по тематическому классификатору;
• ключевые слова;
• количество листов документа;
• наличие приложений;
• должностное лицо, поставившее документ на контроль;
• промежуточные сроки исполнения;
• перенос сроков исполнения;
• срок хранения документа;
• статус документа (проект, версия);
• вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

    Целью работы по контролю за исполнением документов является обеспечение современного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

    Контроль  исполнения документов включает постановку на контроль, проверку своевременой передачи документа исполнителю, учёт и обобщение результатов исполнения, информирование результатов руководства организации.

    Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер  в пределах соответствующего регистрационного массива.

    Напомним, что документы, которые исполняются  несколькими подразделениями или  исполнителями, передаются им пооочерёдно  или одновременно в копиях (изготовляются  на копировальном аппарате). Подлинник  передаётся ответственному исполнителю. При необходимости безотлагательного  исполнения поступившего документа  допускается ознакомление исполнителя  с его содержанием до рассмотрения документа руководства организации.

    Предназначенные для передачи исполнителям документы  помещаются в папки, закреплённые за определёнными сотрудниками организации.

    Исполнение  документа предумастривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством организации или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

    Исполнитель определяет необходимое количество экзэмпляров документа, передаёт документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

    При оперативном решении вопросов без  составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался  интервал времени между поступлением документа и его доставкой  исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

    Все отметки размещаются на свободных  от текста местах.

    Регистрационно-контрольные  картотеки ведутся в течение одного делопроизводственного года и хранятся до минования надобности.