Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве

В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается  одно из проявлений всесторонности и  комплексности оценки документов.

Кроме общих критериев  экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные  критерии их оценки: значение информации для развития науки и техники, приоритетность авторства, экономическая  эффективность разработки или открытия и др.

Следует отметить, что экспертиза ценности технотронных документов имеет  существенные отличия от экспертизы письменных или графических документов, несмотря на общность подходов, принципов  и критериев. К примеру, при оценке электронных документов в обязательном порядке должно приниматься во внимание значение программного обеспечения  при осуществлении учреждением  или организацией своих функций.

Несмотря на достигнутые  к настоящему времени серьёзные  успехи в разработке теории экспертизы ценности документов, нельзя вместе с тем не отметить, что принципы и критерии её проведения не в состоянии пока охватить всё многообразие факторов, так или иначе влияющих на дальнейшую судьбу  конкретного документа. В частности, за пределами теории экспертизы ценности документов остаются психологические моменты.⁷

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ И  ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ

ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

2.1. ФУНКЦИИ И СОСТАВ  ЭКСПЕРТНЫХ КОМИССИЙ

Процедура экспертизы ценности документов является одним из важнейших  и наиболее ответственных процессов  в документной деятельности. Не случайно в сфере делопроизводства и архивного  дела определение понятия экспертизы ценности документов стандартизировано: это «отбор документов на государственное  хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев».⁸

Для проведения экспертизы ценности документов в нашей стране существует система экспертных органов. На предприятиях, в учреждениях, в  организациях, независимо от формы  собственности, создаются постоянно  действующие экспертные комиссии. В  архивных органах, в государственных  архивах действуют экспертно-проверочные  комиссии. Общее руководство этой работой составляет центральная  экспертно-проверочная комиссия Федерального архивного агентства Министерства культуры и массовых коммуникаций (Росархив).

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и  заканчивается в государственном  архиве.

Первым этапом определения  ценности документов можно считать  составление номенклатуры дел, когда  как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы  вышли из оперативной работы, при  подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

И третий раз вновь уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под  руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных  учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений, подчиненных  или подведомственных учреждений. Порядок  организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в "Основных правилах работы ведомственных архивов". Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных  работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.

В состав ЦЭК входит также  представитель учреждения государственной  архивной службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания  протоколируются. Протоколы подписывают  председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их натри  группы:

– основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

– оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;

– документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится долговременно (75 лет).

Общий порядок организации  работы ЦЭК (ЭК) определен Основными  правилами работы ведомственных  архивов и Примерными положениями о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Экспертной комиссии (ЭК) (1999 г.) (см. приложения 6 и 7). На основе Примерных положений должны разрабатываться положения об экспертной комиссии (или ЦЭК) конкретной организации, предприятия.

В своей работе комиссии руководствуются Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными  правилами работы ведомственных архивов, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми и ведомственными перечнями документов (систематизированных списков документов учреждений, организаций и предприятий, содержащих нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых обязателен на государственное хранение)⁹ и т.п.

В соответствии с Основными  правилами работы ведомственных архивов (п. 3.2.6) главными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

– организация ежегодного отбора документов на хранение; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

– рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

– подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

– участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических пособий по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);

– рассмотрение перечней и описей особо ценных дел; методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений;

– организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений.

При выполнении  возложенных  на  нее задач ЦЭК Министерства имеет право:

1.1. В   пределах  своей компетенции давать  рекомендации структурным подразделениям Министерства и  подведомственным  ему организациям по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве,  экспертизы ценности документов, розыска недостающих  дел  постоянного  хранения  и  дел по личному составу, упорядочения и оформления документов и др.

     1.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений Мини-стерства: письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу.

     1.3. Представлять в установленном порядке Министерство в учреждениях Федеральной архивной службы России.

     1.4. Включить в состав ЦЭК Министерства представителя Государственного архива Российской Федерации.

1.5. Информировать руководство  Министерства по вопросам своей компетенции.¹⁰

Для государственных организаций  или для организаций, в архивах  которых сохранились документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет контроль за сохранностью ценных архивных документов. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах».

Не реже двух раз в год  ЭК проводит заседания, на которых решения принимаются коллегиально большинством голосов. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Руководитель организации утверждает протоколы ЭК только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего архивного учреждения, если последняя приняла решение о:

– одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;

– изменении сроков хранения документов;

– одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;

– установлении сроков хранения документов, не предусмотренных номен-клатурами дел и перечнями документов.¹¹

Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается  на секретаря комиссии.