Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками  службы документационного обеспечения  управления (ДОУ) совместно с Центральной  экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации.

Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях:

– при составлении номенклатуры дел;

– при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к                     делам;

– при подготовке дел к последующему хранению в архиве;

– в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив.³

При проведении экспертизы ценности документов в структурных  подразделениях осуществляется:

– отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

– отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

– выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются  качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения  сроков хранения дел.

Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций  службы ДОУ, так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счете, определение  состава Архивного фонда Российской Федерации в целом.

Основными задачами экспертизы ценности документов являются:

1. Определение состава,  установление сроков хранения  документов, несущих оперативную  информацию справочного характера  или содержащих ценную информацию  и подлежащих отбору для передачи  в ведомственные и государственные  архивы.

При выполнении этой задачи идет разделение документов по срокам хранения на три группы: постоянного  хранения; долговременного (свыше 10 лет) хранения; временного хранения.

2. Установление профильности  документов тому или иному  государственному архиву.

В ходе определения профильности документов тому или иному архиву решается вопрос о том, в составе  каких фондов и в какие государственные  архивы поступят эти документы.

3. Обеспечение полноты  состава архивного фонда путем  восполнения утраченных документов.

4. Определение уникальных  и особо ценных дел и документов. Экспертиза ценности документов  проводится в три этапа: в  делопроизводстве, в ведомственном  и государственном архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности документов проходит практически  на всех этапах создания и обработки  документов. На этапах приема и рассмотрения документа оцениваются важность его содержания и значимость корреспондента и в зависимости от этого определяются маршрут прохождения и место  группировки документа в дело после его исполнения. Регистрация  наиболее тесно связана с изучением  ценности документов для определения  или уточнения сроков хранения документов. При создании документа идет согласование проекта, и число лиц, участвующих  в его визировании и согласовании, характеризует значимость данного  документа. Экспертиза ценности документов проводится также при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению и при выделении их на уничтожение.

В ведомственном архиве экспертиза ценности документов проводится при  подготовке дел к передаче на государственное  хранение и при выделении дел  к уничтожению.⁴

Отбор документов постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра  дел. При этом не допускается отбор  документов для хранения и уничтожения  только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру  с целью определения и выделения  из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного  хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы  постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются  в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или  по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Таким образом, экспертиза ценности документов – сложный процесс, требующий наличия специальных знаний и квалификации проводящих ее членов комиссий. В архивных органах и учреждениях в состав экспертно-проверочных комиссий включаются, как правило, специалисты: архивисты, документоведы. Экспертиза ценности документов выполняет роль своеобразного сита, пропускающего через себя огромное количество документов, основная масса которых отсеивается и в дальнейшем переходит в разряд  так называемого «вторичного сырья».

Но поскольку любой  документ многофункционален, постольку  его использование возможно с  разными целями. Актуализация документированной  информации зависит от интеллектуального  уровня потребителя, его профессиональной подготовки, от окружающей социокультурной  среды и т.д. Будучи сложной многоуровневой информационной, документ содержит и  латентную информацию, недоступную  до поры до времени потребителю. Кроме  того, использование документов сопряжено  с различного рода коммуникационными  барьерами, связанными, в частности, с закрытостью, недоступностью части  информации.⁵ И исходя из вышесказанного также можно сделать вывод, что экспертиза ценности документов – одна из важнейших аспектов деятельности службы ДОУ,  и именно благодаря люди могут оценить всё многообразие, значимость и ценность документированной информации, которую экспертиза ценности позволяет выбрать из огромного количества документов, оценить значение этой информации и пользоваться ей без каких-либо ограничений.

2. ПРИНЦИПЫ И КРИТЕРИИ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

В основе экспертизы ценности документов лежит не идея освобождения от ненужной документированной информации как от некоего хлама, а наоборот, идея выбора наиболее ценного, всего  того, что рано или поздно, через  столетия или даже тысячелетия будет  востребовано личностью, обществом, государством, человечеством для решения тех  задач, о которых современный  человек может только догадываться.

Исходя из этого, теорией  экспертизы ценности документов выработаны ценностные приоритеты документированной  информации, определяемые через систему  принципов и критериев, которые  были первоначально разработаны  историческим источниковедением.

Важнейшими являются следующие  принципы:

– принцип историзма (рассмотрение ценности документов с учетом их происхождения, обусловленности их создания исторической обстановкой, а также с учетом их дальнейшей судьбы в ретроспективной  среде);

– принцип системности (рассмотрение каждого документа как составной  части более сложной документной  системы, с учетом их реального окружения);

– принцип целостности (рассмотрение документа как сложного, многоуровнего, теоретически неисчерпаемого информационного  объекта, характеризующегося степенью адекватности содержащейся  в нём  информации конкретным событиям и явлениям прошлого).

Иногда перечисленные  принципы дополняются еще одним  – принципом социально-политической нейтральности.⁶

Теорией и практикой документоведения выработано около полутора десятков критериев оценки документов, в совокупности представляющих систему научно обоснованных признаков с целью определения  ценности того или иного документа. Критерии выступают как мерила ценности, определенные эталоны информационных качеств документа. Отечественные специалисты обычно разделяют их на три большие группы:

1)критерии оценки происхождения  документа (время и место создания  документа, функционально-целевое  назначение организации либо  значимость лица, создавшего документ, и другие);

2)критерии содержания  документов (значение отраженных  в документе событий, явлений,  а также содержащейся в нем  информации, вид документа, подлинность  документа, повторение  и поглощаемость  информации документа в других  документах, юридическая сила документа  и т.д.);

3)критерии внешних особенностей  документа (способ фиксации и  передачи информации, характер и  физическое состояние носителя  информации, оформление документа,  включая его художественные, языковые  и другие особенности).