Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве

 

2.2. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ  И ОФОРМЛЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ ЭКСПЕРТИЗЫ  ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Проведение экспертизы следует  начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных  подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают  сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады  и т.д. Если по какой-либо причине  подлинники отсутствуют, на хранение оставляют  заверенные копии этих документов.

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные  подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется  только подлинник в том структурном  подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе  имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или  подлинник находится в плохом физическом состоянии, его также  следует оставить на хранение.

Поглощенные документы хранятся тогда, когда их содержание не нашло  должного отражения в сводных  документах.

Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса  дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно).

Ответственный момент экспертизы – выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.

Не допускается отбор  документов для хранения и выделения  к уничтожению только на основании  заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК просмотреть полистаю в целях  выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.

В ходе изучения дел изымаются  ошибочно оставленные в делах  черновики, дублетные экземпляры.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью  специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны  типовые перечни. Они устанавливают  сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции  и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и  т.п.).

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько  видов типовых перечней:

– перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкоми-тетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;

– перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;

– перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Конечно, типовые перечни  не могут полно охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются  министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни  дают наиболее полное и систематическое  перечисление документации, образующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, им следует воспользоваться  при проведении экспертизы в первую очередь и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.

Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации.

Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в  процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного  хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные  дела.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Окончательное решение по результатам экспертизы принимает  ЭК или ЦЭК организации.

Подготовка электронных  документов при отборе их к передаче в архив организации состоит  из следующих этапов:

– составление описей дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу (в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации);

– проверка физического состояния документов на машинных носителях, предназначенных для передачи в архив;

– запись ЭД на машинные носители;

– проверка качества записи;

– описание ЭД;

– проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в со-ответствии с архивной описью электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

–подготовка комплекта сопроводительной документации.

В сопроводительной документации ЭД отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объем документа.

Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении  являются годовые разделы описи  дел постоянного, долговременного  хранения и по личному составу, а  также акты о выделении к уничтожению  дел данного структурного подразделения.

В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых  уже истек.

Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после  того, как опись дел постоянного  хранения за этот год утвердит ЭПК  архивного учреждения (если организация  передает свои документы на хранение в государственный архив).

Если в акте указаны  дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения  указывается перед группой заголовков дел данного подразделения. Заголовки  однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Составление акта на уничтожение  документов возможно только после составления  годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий  период и утверждения их руководителем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Деятельность отдельных  людей, групп, коллективов и организаций  сейчас все в большей степени  начинает зависеть от их информированности  и способности эффективно использовать имеющуюся информацию. Прежде чем  предпринять какие-то действия, необходимо провести большую работу по сбору  и переработке информации, ее осмыслению и анализу. Отыскание рациональных решений в любой сфере требует  обработки больших объемов информации, что подчас невозможно без привлечения  специальных технических средств.

В результате проведенной  работы можно сделать несколько  выводов, главным из которых является то, что экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Вторым важнейшим выводом  является то, что отнесение документов к составу Архивного фонда  Российской Федерации осуществляется по результатам   экспертизы ценности документов на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Также в данной работе были рассмотрены функции и состав экспертных комиссий, которые как  раз и осуществляют  экспертизу ценности документов, и порядок проведения экспертизы ценности и оформления ее результатов.

Помимо вышесказанного еще  необходимо отметить следующее:

– во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

– во-вторых, целесообразность использования традиционных средств опера-тивного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.

И в заключение данного  исследования можно упомянуть в качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.

Таким образом, можно сделать  вывод, что экспертиза ценности документов есть не что иное как помощь человеку выборе наиболее важной, значимой и существенной информации, которая обязательно будет востребована обществом или отдельной личностью и которая специально для этого передается во времени и пространстве.

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный закон от 22 октября 2004г. № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

2. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.,1998.

3. Положение о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации от 13.05.1997.

4. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие.  3-е изд. М.: ИНФРА-М. 2003. 304 С.

5. Коротеева Н.Н. Архивы социальных данных. Учебное пособие. Курск. ООО «Учитель».2008. 175 С.

6. Кудряев В.А Организация работы с документами. Учебник. М.: ИНФРА-М. 1999. 575 С.