Экспертиза ценности документов

МИНОБРНАУКИ  РОССИИ

Филиал

федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

в г. Железнодорожном Московской области

(Филиал РГГУ в г. Железнодорожном)

Бивол Анастасия Григорьевна

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Реферат по  архивоведению

студента специальности Документоведение и ДОУ

группы ДОУ-4

Железнодорожный  2012

Содержание

1.      Введение…………………………………………………..3

2.      Экспертиза ценности документов.

Понятие, назначение, задачи…………………………….4

3.      Экспертная комиссия……………………………………..5

4.      Определение сроков хранения документов…………….7

5.      Передача документов в архив……………………………8

6.      Критерии ценности документов………………………….10

7.      Проблемы экспертизы ценности

электронных документов………………………………….11

8.      Заключение…………………………………………………13

9.      Список использованной литературы……………………..14

Введение

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т.д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью "отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев".

Тема данной работы – экспертиза ценности документов в делопроизводстве и проблемы, связанные с ней. В соответствии с темой, будут рассмотрены такие аспекты, как назначение экспертизы ценности документов, ее основные этапы и критерии отбора. Особое внимание уделено проблеме проведения экспертизы ценности электронных документов.

В процессе работы были использованы вспомогательные материалы, литература.

Экспертиза ценности документов. Понятие, назначение, задачи.

Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.

     В архивном деле это один из основных и наиболее ответственных процессов работы с документами, заключающийся в их источниковедческой оценке, в    результате   которой    осуществляются    комплектование государственных архивов полноценными документами и формирование.

В число основных принципов ценности включаются принципы историзма, комплексности и всесторонности оценки документов с точки зрения их экономического, научно-технического и социально-культурного значения. К критериям ценности относятся происхождение документов, их содержание и внешние особенности.

     Назначение  экспертизы состоит в том, чтобы  определить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой информацией. Соответствующие сроки их хранения устанавливаются экспертизой. Документы, содержащие ценную научную информацию, по истечении сроков возможного их использования в оперативной деятельности учреждений поступают на вечное хранение в государственные архивы.

Экспертиза ценности документов имеет определенные задачи.    Первая  задача - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

     Вторая  задача - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы: для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет на момент заведения дела) и для временного хранения.

     Третья  задача - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше - или нижестоящих учреждений.

     Четвертая задача - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

В процессе работы с документом он проходит несколько этапов экспертизы ценности. Выделяются следующие этапы проведения экспертизы ценности документов:

     1. Определение сроков хранения документов по перечню при составлении номенклатуры дел;

     2. Систематизация документов в дела соответствующих сроков хранения;

     3. Корректирование сроков хранения документов при передаче дел в ведомственный архив;

     4. Корректирование сроков хранения документов при передаче дел на постоянное хранение в государственный архив.

Экспертная комиссия

Для организации и проведения экспертизы по определению сроков хранения документов, для подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянная экспертная комиссия. Она также контролирует правильность отнесения документов к различным делам.

При создании экспертной комиссии разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. Состав комиссии назначается приказом руководителя предприятия и включает не менее трех человек, имеющих большой опыт работы. Примерный состав экспертной комиссии может быть следующим:

1.                 Ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива).

2.                 Главный бухгалтер организации.

3.                 Секретарь-референт.

Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов протоколируются и вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, экспертной комиссией проводятся следующие мероприятия:

                   рассмотрение годовых томов дел постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу);

                   составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

                   решение вопросов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

                   решение вопросов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

                   решение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

                   подготовка и внесение на рассмотрение экспертной комиссией предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

                   рассмотрение перечней документов, номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству и т.д.;

                   согласование проектов номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений.

Определение сроков хранения документов

Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения». Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни типовых управленческих документов. По документам, срок хранения которых не предусмотрен в перечне, экспертная комиссия выносит свое конкретное решение. При этом учитывается важность документов, необходимость их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.

В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и постоянно.

Экспертная комиссия предприятия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел.

Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя.

Если какие-либо документы отсутствуют, комиссия организовывает их поиск, в крайнем случае, допускается заменять их заверенными копиями.

В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются на четыре группы:

1.                 Документы постоянного хранения, подлежащие в дальнейшем передаче в государственный архив.

2.                 Документы, передаваемые на длительное хранение в архив учреждения (со сроком хранения свыше 10 лет).

3.                 Документы временного хранения (со сроком хранения до 10 лет включительно).

4.                 Документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившими свое практическое значение).

Срок хранения документов «до минования надобности» означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации. Но он не может быть менее одного года.

Передача документов в архив

В архив передаются следующие документы:

                   устав, учредительный договор, решение о создании общества;

                   свидетельство о государственной регистрации;

                   документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

                   положение о филиалах или представительствах общества;

                   годовые финансовые отчеты;

                   документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления;

                   протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции);

                   списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций;

                   акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;

                   внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом;

                   документы по личному составу предприятия;

                   другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или совета директоров.

Передаются в архив также бизнес-планы, годовые планы и отчеты предприятия, приказы руководителя по основной деятельности.

Документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. № Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет, а руководителей предприятия - постоянно. Бухгалтерские документы (за исключение лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) хранятся 5 лет и на архивное хранение не передаются. При этом запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.

Переписка хранится, как правило, 3 года и на архивное хранение не передается (исключение составляют очень важные для работы организации письма).

При проставлении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Например, контракты за 2000 г. с пятилетним сроком хранения должны включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2006 г.

Критерии ценности документов

При оценивании документов пользуются различными критериями ценности, важнейшими из которых являются следующие:

1.                 Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. Ценность комплексов документов, создаваемых в организациях и на предприятиях различных сфер деятельности, определяется значимостью учреждения (в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и т.д.).

2.                 Значимость содержания документов. Обычно документы, созданные в организациях делят на две группы - документы по основной деятельности и вспомогательные (нужные для текущей работы учреждения). Документов второй группы намного больше, но они имеют временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет).

3.                 Время и место образования документов. Эти критерии, как правило, взаимосвязаны. Как в истории страны, так и в истории существования каждого учреждения есть периоды, имеющие особое значение. Документы за этот период требуют большого внимания и на государственное хранение может отбираться большее количество документов, чем в обычные годы. Критерий места применяется, когда значительные события происходят на определенной территории.

4.                 Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам. Однако ряд документов может существовать в организациях в виде копий. Эти копии должны быть заверены и иметь необходимые реквизиты (например, для исходящих писем - это номер и дата).

5.                 Юридическая сила документа. Этот критерий вытекает из предыдущего, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы (как подлинники, так и их экземпляры).

6.                 Физическое состояние документа. Критерий применяется в отдельных случаях, когда документы сильно повреждены и требуется решить, оставлять ли их в архиве (и отправлять на реставрацию), или выделять к уничтожению (если они не являются основными).

7.                 Особенности документа. Это могут быть языковые или художественные особенности, придающие документу уникальность. Такие документы отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения или принадлежности.

Проблемы экспертизы ценности электронных документов

Во введении систем электронного обращения документа есть значительное количество проблем. Это и не удивительно - мы живем во время эпохи революционных изменений в работе офиса и области обращения документа, когда новое соединяется со старым. Самые новые технологии пускают корни в условиях законодательства, сосредоточенного на обращении печатного документа.

Существует целый перечень проблем, возникающих из-за отсутствия нормативной основы для эффективного использования электронных документов. Необходимость признания законности электронных документов не установлена государством, не существует официально обозначенного стандарта работы с электронными документами, который бы обеспечивал признание их законности. Также отсутствуют методы экспертизы ценности электронных документов, их передачи на архивное хранение.

Первоначальная нормативная база для экспертизы ценности электронах документов существует. Это п. 6 Положения об Архивном фонде Российской Федерации, устанавливающий пятилетний срок временного хранения документов на машинных носителях. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, который определяет, что срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. Эти положения требуют развития и углубления, но уже есть от чего отталкиваться.

По-видимому, основная проблема состоит не в экспертизе ценности уже выявленных электронных документов, а в самом выявлении этих документов, т. е. во включении управленческой документации в электронном виде в номенклатуры дел организаций. Но как заставить организации регистрировать свои электронные документы (базы данных и т. д.), это главная проблема экспертизы ценности электронных документов на сегодняшний день.

В Москве к ее решению уже приступили. Закон г. Москвы «Об информационных ресурсах и информатизации города Москвы» закрепляет за ней право собственности на информационные ресурсы, содержащиеся в информационных системах, созданных или ведутся за счет бюджета города. Закон устанавливает, что информационные ресурсы Москвы подлежат учету путем регистрации содержащих эти ресурсы информационных систем (баз данных) в едином Реестре формационных ресурсов и систем города Москвы. Несмотря на то, что настоящее время в него включено не так много организаций и их систем, информация о них открыта. Поэтому появились реальные основания для введения экспертизы ценности электронных документов в этих системах для выявления ресурсов, подлежащих постоянному хранению.

Заключение

Деятельность отдельных людей, групп, коллективов и организаций сейчас все в большей степени начинает зависеть от их информированности и способности эффективно использовать имеющуюся информацию. Прежде чем предпринять какие-то действия, необходимо провести большую работу по сбору и переработке информации, ее осмыслению и анализу. Нахождение рациональных решений в любой сфере требует обработки больших объемов информации, что подчас невозможно без привлечения специальных технических средств.

В заключение данной работы хотелось бы отметить некоторые пункты:

        во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

        во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должна определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.

В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость повсеместное внедрение ЭВМ для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.

Список использованной литературы

1.        Бардаев А.Б., В.Б. Кравченко. Документоведение. М., 2008.

2.        Жукова М.П., Пучко Н.А., Усанова О.В. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика) / Федеральное архивное агентство - М: ВНИИДАД, 2006.

3.        Илюшенко М.П. Перечень документов со сроками хранения и его значение для организации документов управления: Учеб. Пособие – М: МГИАИ, 1989 - 67 с.

4.        Делопроизводство: Учебник для вузов/ Под ред. Т.В. Кузнецовой.  М.: МЦФЭР, 2006 - 560 с.

2