Экспертиза  ценности документов

    Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

    Экспертиза  ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

    В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

    •   отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные  архивы Российской Федерации;

    •  отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

    •   выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

    •   установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма,

    системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

    Экспертные  комиссии. Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

    Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

    ЦЭК и ЭК — совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

    Проведение  экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.

    В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

    1) постоянного хранения в государственных архивах;

    2)  временного хранения в ведомственном  архиве (свыше 10 лет);

    3)  временного хранения (до 10 лет);

    4) подлежащие уничтожению в связи  с истечением срока хранения.

    В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

    После утверждения описей на дела постоянного  хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.