Экспертиза ценности документов

 

     РОСЖЕЛДОР

     Государственное образовательное учреждение

     высшего  профессионального образования

     «Ростовский государственный университет путей  сообщения»

     (РГУПС) 
 
 

     Контрольная работа

     На  тему__________________________________________________________

     Кафедра__________________________________________________________

     Дисциплина_______________________________________________________

     Зарегистрирована___________________  
Содержание 
 

         Введение

     1. Понятие и задачи экспертизы ценности документов.

     2. Принципы отбора и критерии оценки документации.

         Заключение

         Список использованной литературы

 

      Введение 

      Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям.

      Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.

      На  основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.

      Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.

      Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

      Документы как источники информации неравноценны.

      Одни  содержат информацию о политической, культурной и научной жизни общества, развитии экономики, работе государственного аппарата. В других документах отражается работа конкретных организаций.

      Особое  значение имеют документы «личные», содержащие информацию о выдающихся государственных и общественных деятелях, деятелях литературы и искусства, имеющие научную ценность, историческое значение. Их следует оставлять на вечное хранение.

      Документы «по личному составу», которые содержат информацию о трудовой деятельности граждан, их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность для конкретных людей. Такие документы имеют длительный срок хранения, а затем уничтожаются.

      По  срокам хранения документы подразделяются на три группы:

• документы постоянного хранения;
• документы длительного (свыше 10 лет) хранения;
• документы временного хранения (до 10 лет включительно).

      В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются две задачи:

• отбор ценных документов для вечного хранения и отбор документов, имеющих долговременное практическое значение, для длительного хранения (свыше 10 лет);
• выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов.

 

 

      1. Понятие и задачи экспертизы  ценности документов. 

      Экспертиза  ценности документов — это отбор  документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

      В результате проведения экспертизы ценности:

• устанавливается комплекс документов постоянного хранения;
• производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;
• определяются уникальные и особо ценные дела;
• осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.

     Первая задача — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

     Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

1. для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет на момент заведения дела);
2. для временного хранения.

     Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

     Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

     Экспертиза  ценности документов проводится в три  этапа: в делопроизводстве, в ведомственном  и государственном архивах. В  делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».

     В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив.

     Если  в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов.

     Кроме этого отбирают для уничтожения  документов временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено  документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).

     В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

     Целевая комплексная экспертиза — это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:

     вышестоящих и подчиненных одному ведомству  учреждений;

     однородных  учреждений, действовавших на одной  территории (школы одного района);

     лиц, связанных родственными или личными отношениями.

     Такой комплексный подход возможно осуществить  только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.

     В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

     дела  для постоянного и долговременного (75 лет) хранения;

     дела, предназначенные для уничтожения.

     На  дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного  хранения в дальнейшем заносятся  в описи.

     Акты  и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии ЦЭПК.

 

2. Принципы отбора и критерии оценки документации.

 

      Отнесение документов к составу Архивного  фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критерии экспертизы ценности — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

      В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов.

      К критериям происхождения относятся:

      • роль и место организации или  лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы документы;

      • значимость выполняемых ими функций;

      • время и место образования  документов.

      Критерий  происхождения позволяет разделить  все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы.

      К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую  научную, историческую и экономическую  ценность. Это центральные и местные  органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики и др.

      Вторую  группу составляют организации местного значения. Это большое количество организаций, однородных по функциям и  целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.

      Третью  группу составляют преимущественно  организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

      К критериям содержания относятся:

      • значимость отраженных в документах событий;

      • значение информации, содержащейся в  документе;

      • повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;

      • вид документа;

      • подлинность документа.

      Вид документа. Наиболее полно основную деятельность организации отражают:

      • организационно-учредительные и  распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы и др.), а также годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;

      • справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или  справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная. Некоторые из них имеют длительное справочное значение, например значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период — от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.

      Повторение  и поглощаемость информации. Этот критерий применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и  отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом.