Экспертиза ценности документов

      Отчеты  структурных подразделений поглощаются  отчетом организации, отчеты подведомственных организаций поглощаются сводным  отчетом вышестоящей организации  и т. д.

      К критериям внешних особенностей относятся:

      • форма фиксирования и передачи содержания;

      • удостоверение и оформление документа;

      • физическое состояние документа.

      Кроме общих критериев экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные критерии их оценки: значение информации для развития науки и техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки или открытия и др.

      Работа  по организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа.

      Первый  этап проводится в текущем делопроизводстве:

      • при разработке и составлении  номенклатуры дел;

      • при регистрации документов;

      • при направлении исполненных  документов в дела;

      • при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.

      Второй  этап проводится во время подготовки дел к передаче в архив организации.

      Третий  этап экспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы  постоянного хранения в государственный  архив.

      Первый  этап экспертизы ценности документов проводится в текущем делопроизводстве в процессе формирования дел.

      В течение года весь комплекс дел минувшего  года должен находиться в структурном  подразделении, так как эти документы  могут быть нужны в процессе деятельности организации.

      В это же время в структурных  подразделениях проводится подготовка дел к последующему хранению в архиве, то есть второй этап экспертизы ценности документов.

      Сдача дел в архив организации проводится не позднее чем через 3 года после  окончания их делопроизводством.

      Экспертизе  ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации.

      Методика  проведения первого этапа экспертизы ценности требует начинать изучение документов с ведущих структурных  подразделений, а в пределах каждого  структурного подразделения — с  дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов руководства, планирования, финансирования, контроля работы организации, деятельности подведомственных организаций, результатов этой работы. Только при такой последовательности можно изучить полный комплекс документов.

      Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно).

      Ответственный момент экспертизы — выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.

      Не  допускается отбор документов для  хранения и выделения к уничтожению  только на основании заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК просмотреть полистаю в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.

      В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры.

      Определенную  группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

      Дела  с отметкой ЭПК, содержащие документы  постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

      Подшивка  вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

      Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК или ЦЭК организации.

      Подготовка  электронных документов при отборе их к передаче в архив организации  состоит из следующих этапов:

      • составление описей дел постоянного  хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу (в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации);

      • проверка физического состояния  документов на машинных носителях, предназначенных  для передачи в архив;

      • запись ЭД на машинные носители;

      • проверка качества записи;

      • описание ЭД;

      • проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

      • подготовка комплекта сопроводительной документации.

      В сопроводительной документации ЭД отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный  формат, объем документа.

      Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются годовые разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения.

      В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек.

      Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после  того, как опись дел постоянного  хранения за этот год утвердит ЭПК  архивного учреждения (если организация  передает свои документы на хранение в государственный архив).

      Если  в акте указаны дела нескольких структурных  подразделений, то название каждого  структурного подразделения указывается  перед группой заголовков дел  данного подразделения. Заголовки  однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

      Составление акта на уничтожение документов возможно только после составления годовых  разделов сводных описей на дела постоянного  хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем.

       Заключение. 

       Список использованной литературы: 

1. Федеральный закон РФ от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об  архивном деле в Российской Федерации».
2. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000).
4. Делопроизводство и архивное дело: термины и определения: ГОСТ Р51141-98. М., 1998.
5. Богатая и.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие. – М.: Дело, 2001.
6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003.
7. Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. «Современное делопроизводство» 3-е изд.- СПб.  ПИТЕР, 2007.
8. Спивак В.А. «Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство)» СПб.: ПИТЕР, 2007.