Экспертиза ценности документов поставили

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОУ ВПО  «Омский государственный университет  им. Ф.М Достоевского»

Исторический  факультет

Кафедра дореволюционной отечественной  истории и документоведения  
 

Курсовая работа 

Вовк  Ксения Анатольевна 

Тема: Экспертиза ценности документов.  
 
 
 
 
 
 
 
 

Проверила:

Алексеева А.В 
 
 
 
 

Омск 2010

 

Содержание 
 
 

 

Введение 
 

       Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для науки и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью "отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.

       Большой удельный вес в общем комплексе  делопроизводственных процессов имеют  операции по хранению документов. Это  связано с тем, что документы  предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

       Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документарной средой включает следующие стадии:

• документирование, понимаемое в настоящее время как особыми способами удостоверения;
• фиксация информации на различных носителях;
• оперативное исполнение документов в текущей деятельности граждан и организаций;
• хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно, неоднократного использования.

       Значение  и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые  документы необходимы только для  оперативной работы с ними в течение  ограниченного времени, другие, отражая  научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале – бессрочно, а точнее – постоянно. [6]

       Актуальность темы данной курсовой работы объясняется тем, что в любой организации или на предприятии всегда скапливается большое количество документов, проблема для любой организации состоит в следующих двух аспектах: во-первых, в определении значимости/ценности документа для организации, во-вторых, в установлении сроков хранения документов в архиве организации.

       Таким образом, целью данное реферативной работы является изучение экспертизы ценности документов.

       Цель  работы предопределяет ее задачи:

1. Рассмотреть понятие «экспертизы ценности документов» и органы ее проводящие;
2. Изучить принципы и критерии экспертизы ценности документов;
3. Рассмотреть порядок проведения экспертизы ценности документов в современном делопроизводстве организации.

 

1 Определение экспертизы ценных документов 

1. Экспертиза ценных документов. Экспертная комиссия

 

       Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценных документов (ЭЦД).

       Экспертизой в делопроизводстве называется изучение документов на основе принципов и  критериев из ценности в целях определения средств хранения и отбора части из них для длительного хранения.

       ЭЦД приводятся в соответствие с нормативными литературными документами, утвержденными  президентом, Правительством и Государственной  архивной службой России. Состав документов, подлежащих постоянному хранению, а также длительность хранения остальных документов определяется типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми архивной службой минимальные сроки хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и не должны быть нарушены.

       В целях расширения состава документов и увеличения сроков хранения некоторых категорий на основе типового перечня могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер для организаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивной службой. Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях:

• при составлении номенклатуры дел;
• при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
• при подготовке дел к последующему хранению в архиве;
• в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив. [8]

       Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документов его  работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России. [1]

       Экспертная  комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после  их утверждения руководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

       ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием сроков хранения с полистным рассмотрением дел постоянного хранения и дел с отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия архивного органа) для дел временного хранения.

       По  результатам ЭЦД составляется описи для постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по единым, регламентированным Государственной архивной службой формам.

       Протоколы экспертной комиссии об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об изменении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, акты о выделении документов к уничтожению.

       Номенклатуры дел утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующим органом Государственной архивной службы.

       Организации, в процессе деятельности которых  не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляют акты о выделении к уничтожению документов и уничтожают документы, включенные в эти акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

       Дела и документы, предназначенные для уничтожения сдаются в конторы вторсырья, дата сдачи документов, их вес и номер приема сдаточной накладной указываются в акте о выделении документов к уничтожению. Акты подшиваются в дело после внесения изменений в учетные документы делопроизводной службы и ведомственного архива.

       Подшивка  вновь оформленных в процессе проведения экспертизы дел производится только после ее полного завершения.

       Решения экспертной комиссии и требования о  необходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и документов доводятся до сотрудников, как правило, в форме приказов или указаний руководителя организации. [18]

 

       2 Принципы и критерии экспертизы ценности документов

 
2.1 Принципы экспертизы ценностей документов  

       В Основных правилах работы ведомственных  архивов это понятие трактуется шире, раскрывает методологию, которой  руководствуется эксперт: "Экспертизой  ценности документов называется изучение документа на основе принципов и  критериев их ценности в целях  определения сроков хранения документов и отбора их для хранения". [4]

       Экспертиза  ценности документов проводится в несколько  этапов.

       Первый  этап осуществляется на стадии делопроизводства:

• при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;
• при регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу, с обозначенным на обложке сроком хранения);
• при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистрировавший его секретарь).

       Второй  этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным персоналом в структурных подразделениях и контролируется экспертной комиссией учреждения).

       Третий  этап — на стадии подготовки дел  для передачи на государственное  хранение {производится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива). Среди них материалы, отражающие не только победы и достижения, но и те трудности, которые приходилось и приходится преодолевать.

       Важным  принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который  требует рассматривать явления  в их развитии, дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.

       Принцип всесторонности и комплексности  изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми. [13]

 
2.2 Критерии экспертизы ценности документов

        

       Для успешного проведения экспертизы ценности необходимо пользоваться критериями ценности документов. Критериев таких много. Одни из них — главные, другие — вспомогательные, но применяются они в совокупности. В этом — одно из проявлений принципа всесторонности и комплексности оценки.

       В Основных правилах работы ведомственных архивов критерии объединены в три группы: критерии происхождения (роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ими функций; время и место образования документов); критерии содержания (значимость события, отраженного в документе, значение содержащейся в нем информации, ее повторение в других документах); критерии внешних особенностей (юридическая достоверность документа, т.е. наличие подписей, дат, печати; наличие резолюций и помет; особенности передачи текста; особенности материальной основы документа; особенности физического состояния документов).

       Рассмотрим  важнейшие критерии:

       1. Значимость учреждения или лица, которые создали документы. В процессе развития государства создаются учреждения, организации, предприятия с разнообразными функциями. Ценность комплекса документов, созданных в них, определяется, прежде всего, значимостью учреждения в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и других отраслей жизни общества.