Экспертиза ценности документов поставили

       2. Рассмотрение разработанных в  архиве методических пособий, в том числе и по экспертизе ценности документов (перечни категорий дел постоянного срока хранения, перечни особо ценных дел и документов, рабочие инструкции и др.).

       3. Работа по комплектованию госархива  (изучение состава документов  в учреждениях, сдающих дела в госархив, участие в разработке списков учреждений, сдающих и не сдающих материалы на государственное хранение на соответствующей территории, перечней документов, подлежащих постоянному хранению, и т.п.).

       Решения ЭМК утверждаются руководством архива, но по ряду вопросов требуют утверждения и ЭПК.

       В федеральных государственных архивах  и центрах хранения документации, комплектующихся современными документами, организованы экспертно-проверочные  комиссии. ЭПК РГА выполняет функции  ЭК по работе с документами внутри архива, но в работе с учреждениями ей предоставлены права ЭПК архивного органа,

       Экспертно-проверочные  комиссии (ЭПК) органов управления архивным делом и российских государственных  архивов занимаются широким кругом вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими госархивов (в пределах своей компетенции). Для всестороннего и квалифицированного обсуждения часто весьма сложных вопросов в состав комиссии включают представителей разных профессий: юристов, экономистов, представителей научных и культурных учреждений и др.

       В функции ЭПК входит рассмотрение:

• списков учреждений, организаций и предприятий, документов, которые подлежат или не подлежат приему на государственное хранение;
• перечней документов, подлежащих приему в государственные архивы;
• проектов типовых и примерных номенклатур дел для учреждений, согласование конкретных номенклатур дел;
• предложении об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, и установление сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами (с последующим внесением предложений в ЦЭПК);
• описей дел постоянного хранения и по личному составу, представляемых учреждениями;
• вопроса о комплектовании госархива документами личного происхождения;
• методических пособий по вопросам экспертизы ценности и обработки документов.

       ЭПК проводит согласование актов о выделении  к уничтожению дел с отметкой ЭПК, об утере дел, о неисправимых повреждениях дел; заслушивание ЭК учреждений и оказание им помощи, организацию обмена опытом ЭК учреждений и обобщение этого опыта.

       В функции ЭПК архивных органов  входит также вынесение рекомендаций по методическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектованию госархивов; утверждение переработанных описей особо ценных дел, а также актов о выделении документов для уничтожения, составленных в государственных архивах, рассмотрение подготовленных госархивами перечней особо ценных дел и документов и др. •

       Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК) является высшей инстанцией по вопросам экспертизы ценности документов. ЦЭПК Росархива рассматривает эти вопросы на общефедеральном уровне:

• ЦЭПК Росархива разрабатывает принципы комплектования АФ РФ и решает вопросы об отнесении фондов или документов к комплексу фондов общероссийского значения;
• разрабатывает принципы экспертизы научной и практической ценности документов АФ РФ и определяет категории учреждений, организаций и предприятий, от которых производится прием документов в госархивы;
• разрабатывает типовые перечни документов и рассматривает ведомственные перечни документов со сроками хранения;
• определяет категории особо ценных и уникальных дел по предложениям федеральных министерств и ведомств, а также РГА;
• определяет состав документов, подлежащих хранению в государственных архивах и архивах министерств и ведомств;
• рассматривает предложения об изменении в отдельных случаях сроков ведомственного' хранения документов в архивах министерств и ведомств и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, предусмотренных ведомственным перечнем, а также об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных ведомственными и типовыми перечнями;
• разрешает отдельным министерствам и ведомствам, имеющим утвержденный перечень документов со сроками хранения, самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов (при условии правильно поставленного делопроизводства и хорошей организации работы по экспертизе ценности документов);
• выносит решения по предложению министерств и ведомств о возможной замене подлинников некоторых категорий документов и дел микрофильмами.

       ЦЭПК, как и все экспертные комиссии, — совещательный орган, поэтому  все ее решения приобретают силу после утверждения их руководством Росархива.

       Многие  вопросы, рассматриваемые ЦЭПК, возникают в учреждениях: ЭК участвуют в подготовке и обсуждении проектов ведомственных перечней, типовых и примерных номенклатур, а также в разработке предложений по изменению сроков хранения документов и установлению сроков, не предусмотренных перечнем. ЦЭК рассматривают эти вопросы на уровне министерств и выносят решения о представлении разработанных проектов на согласование ЭПК РГА, которая выносит свои мнения ЦЭПК, а ЦЭПК принимает окончательное решение (представляемое на утверждение руководству Росархива).

       Объединение усилий специалистов отрасли, историков  и архивистов создает условия  для реальной объективной оценки документов. Ведь огромный поток документной  информации затрудняет их выявление. Погоня за обобщенной информацией порой  приводит к выхолащиванию ценных документов, отходящих от привычных стереотипов, содержащих информацию о новаторских начинаниях, творческих поисках, нестандартных решениях проблем. Особенно характерно содержание такой информации в документах определенных исторических периодов, связанных с различными переменами в жизни общества — политическими, экономическими, социальными, культурными. Задача экспертной службы — сохранить наиболее ценные документы из тех, что освещают ход перестройки и экономических реформ. [13] 

       3.2 Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов  

       Экспертизой в делопроизводстве называется изучение документов на основе принципов и  критериев из ценности в целях  определения средств хранения и  отбора части из них для длительного хранения.

       ЭЦД приводятся в соответствие с нормативными литературными документами, утвержденными  президентом, Правительством и Государственной  архивной службой России. Состав документов, подлежащих постоянному хранению, а  также длительность хранения остальных документов определяется Типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми архивной службой минимальные сроки хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и не должны быть нарушены.

       В целях расширения состава документов и увеличения сроков хранения некоторых категорий на основе Типового перечня могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер для организаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивной службой. Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях:

• при составлении номенклатуры дел;
• при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
• при подготовке дел к последующему хранению в архиве;
• в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив. [17]

       Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документов его  работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно  действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России.

       Экспертная  комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после  их утверждения руководителем организации  или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

       ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием сроков хранения с  полистным рассмотрением дел постоянного хранения и дел с отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия архивного органа) для дел временного хранения.

       При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

       Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем  полистного просмотра дел. Не допускается  отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

       Дела  с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью  определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному  хранению.

       Дела  с отметкой "ЭПК", содержащие документы  постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

       Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы  временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

       Подшивка  вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

       Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

       Подготовка  электронных документов к передаче в архив организации состоит  из следующих этапов:

• проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
• запись ЭД на машинные носители;
• проверка качества записи;
• описание ЭД;
• проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
• подготовка комплекта сопроводительной документации.

       Сопроводительная  документация ЭД должна быть достаточной  для обеспечения их сохранности  и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей). [18] 

Заключение 

     В данной курсовой работе раскрыта тема «Экспертиза ценности документов». Все поставленные задачи выполнены: рассмотрены критерии и принципы экспертизы, система экспертных органов, порядок проведения и оформления экспертизы ценности документов.

Список  использованных источников 

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения [Текст]: Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. №33. - М.: Главархив СССР, 1991.Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятии [Текст]: утв. Приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2 // Сборник законодательных и нормативных правовых актов об архивном деле. - М.,2002.
2. Об обеспечении учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица [Текст]: Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р // Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации. - 1994. - № 13. - Ст.1048.
3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения [Текст]: Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. №33. - М.: Главархив СССР, 1991.Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятии [Текст]: утв. Приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2 // Сборник законодательных и нормативных правовых актов об архивном деле. - М.,2002.
4. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07 июля 1993 г. № 5341-I[Текст]: введ. Постановлением ВС РФ от 07 июля 1993 г. № 5342-I // Ведомости Съезда нар. деп. РСФСР и ВС РСФСР. - 1993. - №33. - Ст.1311.(Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125 - ФЗ
5. Государственный стандарт РФ. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело".
6. Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. «Современное делопроизводство» 3-е изд.- СПб. ПИТЕР, 2007.
7. Афанасьева Л.П. Электронные документы в документообороте и архиве организации// Секретарское дело, 2006 - № 2
8. Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение. М: Кнорус, 2007 - 134 с.
9. Березина Н. М., Л. М. Лысенко, Е. П. Воронцова. Современное делопроизводство. СПб: Питер, 2007 - 120с
10. Борискин В.В. Официальное делопроизводство: виды и формы документов. М.: Омега-Л, 2007 - 85с.
11. Басаков М. И. Современное делопроизводство. Ростов-на-Дону: Феникс, 2007 - 201с.
12. Галахов В.В. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. М.: Проспект, 2007 - 324 с.
13. Дроков С.В. Современные возможности экспертизы ценности и учета электронных документов// Отечественные архивы, 2003 - № 5, с. 26-32
14. Жигунов В.М. Система определения критериев экспертизы ценности электронных, научных и технических документов и ее роль в формировании ретроспективной документальной базы исследований и прикладных разработок// Архивоведение и источниковедения отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и сообщения на IV Всероссийской конференции 24-25 апреля 2002 г.- М., 2002
15. Замыцкова О. И., Басаков М. И. Делопроизводство (документационное обеспечение управлением). М.: Омега-Л, 2006 - 148 с.
16. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. Ростов-на-Дону: Феникс, 2005. - 318с.
17. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. С.267
18. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. М.: Омега-Л, 2009 - 310с.
19. Спивак В. А. Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство. СПб: Питер, 2007 - 87 с.