Проблемы экспертизы ценности электронных документов

содержание

Введение…………………………………………….…………………….  3-4

ГЛАВА 1. Общие понятие об экспертизе ценности документов в делопроизводстве…………………………………………………………….…5-8

1.1. Характеристика и критерии научной экспертизы ценности документов …………………………………………………………………………………....5-8

ГЛАВА 2. Организация проведения ЭЦД………………………………......9-17

2.1. Порядок проведения  ЭЦД………………………………………………..9-11

2.2. Перечни документов  с указанием сроков хранения…………………..11-13

2.3. Опись дел……………………………………………………………..….13-15

2.4. Система экспертных органов…………………..……………………….15-17

ГЛАВА 3 Проблемы экспертизы ценности электронных документов…...19-21

3.1. Характеристика проблем и пути их решения………………………….19-21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………….………...22-23

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ……………………………………………………...24

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………..…………..……..…..25-26

Приложение  № 1. Описательная статья Перечня типовых управленческих документов……………………………………………………...…………...….. 27

Приложение  № 2 Опись дел……………………………………………….…... 28

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность  темы состоит в том, что ценность различных документов как для организации так и для государства не  равнозначна. Актуальным является то, что без проведения экспертизы ценности документов архивы будут засоряться ненужной информацией.

Настоящая работа обусловлена, с одной стороны, большим интересом к теме «Экспертиза ценности документов в делопроизводстве» в современной науке, с другой стороны, её недостаточной разработанностью. Рассмотрение вопросов связанных с данной тематикой носит большую значимость.

Целью курсовой работы является исследование и изучение экспертизы ценности документов в делопроизводстве. Большой удельный вес в общем, комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

Документы, создающиеся  в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для науки и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно.

 С экономической  точки зрения хранить все документы  нецелесообразно, так как для  них потребуются большие помещения,  оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью "отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев".

Исходя из поставленной цели, можно выделить  несколько задач:

• исследование сущности и определения понятия "экспертиза" и "экспертиза ценности документов";
• систематизировать организацию проведения экспертизы;
• выявить проблему экспертизы ценности электронных документов в делопроизводстве.

Следует отметить, что проблемы экспертизы ценности - это проблемы новейшего времени. В нашей стране отбор документов начал практиковаться с 1920-х гг. (в то время это был отбор к уничтожению). С середины 1950-х гг. задача отбора документов (теперь уже на хранение) встала настолько остро, что понадобилась работа целой группы ведущих архивистов страны для решения назревших методологических и методических проблем и разработки "Правил экспертизы научной и практической ценности документальных материалов в государственных архивах" (1957). По общему признанию теоретиков и практиков архивного дела побудительной причиной активизации научной мысли по выработке критериев ценности документов стал нарастающий год от года "бумажный поток", который захлестнул советские учреждения и который грозил "затопить" государственные архивы. Ограниченность "архивной полки" - вот тот ключик к пониманию отрывшейся перед архивистами истины: "все документы вечно хранить невозможно!"

Данная работа имеет традиционную структуру и  включает в себя введение, основную часть состоящую из 3 глав, заключение, список сокращений, список использованной литературы и приложения.

 

ГЛАВА 1. Общие понятие об экспертизе ценности документов в делопроизводстве

1.1. Характеристика и критерии научной экспертизы ценности документов

Передают дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения в архив организации, а также уничтожают документы с истекшими сроками хранения  после проведения экспертизы ценности документов организации. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ¹ устанавливает, что архивные документы включают в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании результатов экспертизы ценности документов.

Порядок и оформление проведения экспертизы ценности документов, образующихся в результате деятельности организации, определены ГСДОУ и  «Основными правилами работы организации»

Экспертиза  ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения  в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В результате проведения экспертизы ценности:

• устанавливается комплекс документов постоянного хранения;
• производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;
• определяются уникальные и особо ценные дела;
• осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.
• Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем

__________________

¹ Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 12. Ст. 6, п. 6. 5-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 13 мая 2008 года)

 

• комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Критерии экспертизы ценности – это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

В процессе экспертизы ценности документов применяются все  критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов.

К критериям происхождения относятся:

• роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы документы;
• значимость выполняемых ими функций;
• время и место составления документов.

Критерий происхождения  позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы.

К первой группе можно отнести организации, документы  которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики и др.

Вторую группу составляют организации местного значения. Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому значению. Документы этой группы практическое определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.

Третью группу составляют преимущественно организации  вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

К критериям содержания относятся:

• значимость отраженных в документе событий;
• значение информации, содержащейся в документе;
• повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организаций;
• вид документа;
• подлинность документа.

Вид документа. Наиболее полно основную деятельность организации отражают:

1. организационно-учредительные и распорядительные документы (Уставы, положения, приказы, постановления, протоколы и др.), а также годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;
2. справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная. Некоторые из них имеют длительное справочное значение, например, значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период – от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.

Повторение  и поглощаемость информации. Этот критерий применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Например: содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощаются годовым отчетом. Отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных организаций поглощаются отчетом вышестоящих организации и т. д.

К критериям  внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверение и оформление документа, физическое состояние документа.

Кроме общих  критериев экспертизы ценности, для  каждой группы документов существуют и собственные критерии их оценки: значение информации для развития науки и техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки или открытия и другие.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. Организация проведения экспертизы ценности документов

2.1. Порядок проведения ЭЦД

В течении года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как  эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации. В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка дел последующему хранению в архиве, то есть второй этап экспертизы ценности документов. Сдача дел в архив организации проводится позднее, чем через год после окончания их делопроизводством.

Экспертизе  ценности документов подлежат весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации. Методика проведения первого этапа экспертизы ценности требует начинать изучение документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого структурного подразделения с дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов: руководства, планирования, финансирования, контроля работы организации, деятельности подведомственных организаций, результатов этой работы. Только при такой последовательности можно изучить весь комплекс документов. Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного, временного.

Ответственный момент экспертизы – выявление документов, содержащих повтор, содержащие наиболее полную информацию. Не допускается  отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо просмотреть полистно все дела постоянного хранения с отметкой ЭПК в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.

В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные  в делах черновики, дублетные  экземпляры. Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в  процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного  хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы  постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются  в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.