Проблемы экспертизы ценности электронных документов

3.1.Характеристика  проблем и пути их решения

Как отмечают исследователи, во введении систем электронного обращения документа есть значительное количество проблем.⁴ Это и не удивительно - мы живем во время эпохи революционных изменений в работе офиса и области обращения документа, когда новое примыкает со старым, самые новые технологии пускают корни в условиях законодательства, сосредоточился на обращении печатного документа.

Трудности возникают недостаточной поддержкой государством введения СЭД. В то время как государство и суды не признают электронные документы, бизнес может использовать СЭД только для поддержки действующей деятельности. Большая группа проблем, возникающих в отсутствии стандартной основы для высокосортного использования электронных документов, например:

• заказ признания законности электронных документов не установлен государством;
• нет никакой официально признаваемой техники (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивая признание их законности;
• отсутствующие методы экспертизы ценности электронных документов, их передач на архивном хранении, разрушениях
• электронных документов, работ с электронными документами грифованными;
• нет никакой однородной технической политики относительно СЭД, используемого в России. Национальные требования к СЭД вынудили

__________________

⁴ Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов / "Вестник архивиста". 2007. № 3, 4

бы разработчиков программного обеспечения (включая иностранные компании), за их счет сделать продукты программного обеспечения более подходящими для внутреннего обращения документа.

Для решения  проблемы механизации и автоматизации  современного управления в соответствии с документами необходимо, развить многие рекомендации:

1) Для успешного  введения электронных систем, близкого  сотрудничества экспертов ИТ, ДОУ  и другие заинтересованные стороны  необходимы: деловые подразделения,  юридическое обслуживание, обслуживание внутреннего контроля. На уровне организационно-юридических свидетельств, чтобы решить разногласия между отделами ЭТО и ДОУ. Чтобы выяснить позицию об отделе. Сделать изменения или дополнения к инструкциям обязанности. Или, в долгосрочной перспективе, переход обслуживания ДОУ в подчинении ИТ, и создание однородного подразделения, управляющего всеми информационными ресурсами в организации, могут быть одним из разумных решений.

2) Введение электронных  систем требует обучение всего  устойчивого персонала, и не только, чтобы работать методы в СЭД, но также и к основаниям работы офиса.

Ужесточение законодательства и стандартных требований к работе внутреннего контроля также требует  укрепление деловых подразделений  экспертами, которые в состоянии  со знанием дела работать с документами.

Подготовка  экспертов ДОУ современного обладания  уровня, кроме знания традиционного  обращения документа, оснований  информационных технологий, экономического и юридического знания - трудная  проблема. Поэтому это необходимо, по крайней мере один раз в год, чтобы послать экспертов в таможенной регистрации на различных семинарах, поднимающих квалификацию эксперта в сфере ДОУ.

3) Создавая рекомендации  о совершенствовании "бумажного"  обращения документа, это необходимо, чтобы рассмотреть, с одной стороны, стандартные требования к заказу проведения работы офиса и работы с документами и, с другой стороны, это необходимо, чтобы попытаться автоматизировать все возможные процессы ДОУ. Это позволит достигать увеличения производительности и качества работы служащих предприятия за счет правильной организации работы с документами и автоматизацией рутины и требующий затраты достижения операций, например, создания и передачи документов. Кроме того, автоматизация уменьшает количество документов в организации, это косвенно также поднимает трудовую производительность.

Использование информационных технологий для операции бизнеса делает любую компанию более конкурентоспособной за счет усовершенствования качества работы с документами. Подобная автоматизация позволяет:

Поднять эффективность  управления компания за счет обслуживания глав и экспертов, в максимально  возможной степени полных, действующих  и заслуживающая доверия информация на основе однородного банка данных.

Сократить расходы  по деловому управлению за счет автоматизации процессов обработки информации, регулирования и упрощения доступа служащих компании к необходимой информации. Изменить характер работы служащих, уменьшая их от работы обычной работы и давая шанс сконцентрироваться на профессионально важных обязанностях.

Поднять эффективность  обмена данными между экспертами в таможенной регистрации.

Гарантировать полную безопасность и целостность  данных во всех стадиях обработки  информации.

 

Как отмечает С.В. Дронков⁵, автоматизация дает значительно эффект больший при сложном подходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функции способны, чтобы решить только затем "горящую" проблему. Однако таким образом есть также отрицательные эффекты: не уменьшайтесь, и время от времени даже увеличивайте обвинения персонала и трудозатраты; несогласованность работы подразделений не устранена.

От этого  возможно сделать вывод, то введение новой информационной системы продвигает развитие предприятия, его переход  к qualitatively (качественно) более высокому уровню в усовершенствовании качества обслуживания.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

__________________

⁵ Современные возможности ЭЦД и учета электронных документов в организациях: Учебник / С.В. Дронков. - М.: «ПРИОР» 2003. – 357с.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение данной курсовой работы хотелось бы отметить, что экспертиза ценности документов, это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

Экспертиза  научной и практической ценности документов должна проводится систематически. В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов.

 В данной  курсовой работе были раскрыты  такие темы как:  Характеристика и критерии научной экспертизы ценности документов, Порядок проведения ЭЦД, Перечни документов с указанием сроков хранения. Опись дел, Система экспертных органов, Характеристика проблем экспертизы ценности электронных документов и пути их решения.

Дальнейший  анализ показывает, что без экспертизы все архивы и организации засорились бы ненужной информацией. Мною был изучен порядок проведения экспертизы ценности документов. Это достаточно сложная процедура. Методика проведения первого этапа экспертизы ценности требует начинать изучение документов с ведущих структурных подразделений, в пределах каждого структурного подразделения с дела № 1 по номенклатуре. Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного, временного.

Самый ответственный момент экспертизы – выявление документов, содержащих повтор, содержащие наиболее полную информацию.

Следует отметить, что для проведении экспертизы экспертные комиссии пользуются основными нормативными документами для отбора документов на дальнейшее хранение или уничтожение документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000)»

Что же касается экспертных комиссий, то среди них  также следует различать: центральные экспертные комиссии, экспертно-проверочные комиссии, центральные экспертно-проверочные комиссии. Они работают на основании Положения о Центральной экспертной комиссии Министерства, ведомства Российской Федерации. В положениях об ЭК И ЦЭК изложены правовые положения, функции комиссий и порядок работы Разработанное и опубликованное Федеральной архивной службой в 1998 г. примерное.

В связи с  рассмотрением экспертизы ценности документов, важным является то что проблемы экспертизы - это проблемы новейшего времени. Как отмечают исследователи, во введении систем электронного обращения документа есть значительное количество проблем. Трудности возникают недостаточной поддержкой государством введения СЭД

Предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.

 

 

 

 

СПИСОК  СОКРАЩЕНЙ

1. ДОУ – документационное обеспечение управления.
2. СЭД – система электронных документов
3. ЭТО – электронное техническое обслуживание
4. ИТ – информационные технологии
5. ЭЦД – экспертиза ценности документов
6. ЭК – экспертная комиссия
7. ЦЕК – центральные экспертные комиссии
8. ЭПК – экспертно-проверочные комиссии
9. ЦПК – центральные экспертно-проверочные комиссии

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов: Учебник для вузов / Ж.Ф. Сергазин. – М.: Изд. «Высшая школа», 1986. – 299 с.
2. Березина, Н.М. Современное делопроизводство: 2-е изд / Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. – СПб.: «Питер», 2007. – 272с.
3. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие / Н.П. Крюкова. – М.: «ИНФРА-М», 2008. – 268 с.
4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство и ДОУ: 5-е изд. / Т.В. Кузнецова. – М.: «ЮНИТИ-ДАНА», 2007. – 528 с.
5. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учеб-справоч. Пособие / И.Н. Кузнецов. – М.: Изд. «Дашков и К», 2006. – 520 с.
6. Дронков С.В. Современные возможности ЭЦД и учета электронных документов в организациях: Учебник / С.В. Дронков. - М.: «ПРИОР» 2003. – 357с.
7. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. – М.: «ПРИОР», 2000. – 192 с.
8. Исследование практики работы с электронными документами в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти Р Ф. Аналитический обзор. М.: ВНИИДАД, 2003.
9. Методические рекомендации по проведению целевой комплексной экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах..: М. 1988.
10. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика) / Федеральное архивное агентство; ВНИИДАД; сост.: М.П. Жукова, Н.А. Пучко, О.В. Усанова и др. - М., 2006.
11. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: Практ. Пособие. – М.: «ТКВелби» и «Проспект», 2004. С.198.
12. Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов / "Вестник архивиста". 2007. № 3, 4
13. Об архивном деле в Российской Федерации. Ст.6, п.6. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 13 мая 2008 года)
14. Андреева В.И. Делопроизводство (требования к документообороту фирмы н а основе ГОСТов РФ). – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1994. –192с.
15. Делопроизводство и основные требования к документам. М.: Юридический колледж МГУ, 1994. –850с.
16. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000)
17. Федеральный закон РФ от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
18. Богатая И.Н.Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие. – Кузнецова Л.Н. М.: «Дело», 2001 – 234с
19. Федеральной архивной службой разработано и опубликовано в 1998 г. примерное Положение о Центральной экспертной комиссии Министерства, ведомства Российской Федерации (утв. Приказом Федеральной Архивной службы России от 17 марта
20. 1998 г. № 19 «Об утверждении Примерного положения о ЦЭК Министерства (ведомства) Российской Федерации»)

 

 

 

 

 

Приложение № 1

Описательная  статья Перечня типовых управленческих документов

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов	Примечания
1	2	3	4
6	Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады  и др.) к ним:  а) по основной деятельности б) по личному составу в)по административно-хозяйственным  вопросам	Пост.1 75 л.2 ЭПК 5 л.	1 Присланные для сведения – до минования надобности. 2 О предоставлении очередных учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировок – 5 л.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 2