Проблемы экспертизы ценности электронных документов

Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК или ЦЭК организации.

Подготовка  электронных документов при отборе их к передаче в архив организации  состоит из следующих этапов:

• составление описей дел постоянного хранения, временного хранения и по личному составу Архивного фонда РФ;
• проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
• запись ЭД на машинные носители;
• проверка качества записи;
• описание ЭД;
• проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
• подготовка комплекта сопроводительной документации.

В сопроводительной документации ЭД отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объем документа. Результатом экспертизы ценности документов в структурных подразделении являются годовые разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения. В акты на уничтожения  включаются только те дела, срок хранения которых уже истек.

Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения (если организация передает свои документы на хранение в государственный архив).

Составление акта на уничтожение документов возможно только после составления годовых  разделов сводных описей на дела постоянного  хранения и описей дел по личному  составу за соответствующий период и утверждения их руководителем  организации.

2.2. Перечни  документов с указанием сроков хранения

Основными нормативными документами для отбора документов на дальнейшее хранение или уничтожение  являются перечни документов с указанием  сроков хранения и номенклатуры дел.

Перечень документов с указанием сроков хранения – это систематизированный список видов и категорий документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранения. В настоящее время в системе перечней документов с указанием сроков хранения различают: типовой и ведомственный. Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях формируются однотипные дела распорядительными документами, с планами, отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документации. Все эти документы выполняют одинаковые для всех организаций функций и должны иметь одинаковые сроки хранения.

Однако типовой  перечень не содержат сведений о документах, отражающих отраслевую специфику различных  организаций (медицинские, судебные, военные  документа и т.п.). Поэтому министерства и ведомства на основании типового перечня разрабатывают ведомственные перечни, включающие типовые документы и содержащие полную информацию о составе и содержании документов одного ведомства, одной отраслевой системы. В 2000 году издан новый «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения»

В настоящее  время продолжает действовать принятый в 1989 г. «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения». Но этот перечень не рассматривает документы, возникшие с появлением разных форм собственности. С момента нового типового Перечня 2000 г ². первая часть типового Перечня 1989 г. утратила свою силу. Новый типовой Перечень распространяет свое действие на документы, созданные начиная с 1995 г. Для установления сроков хранения документов за 1980-е и 1990-е гг. необходимо пользоваться типовым Перечнем 1989 г.

Перечнем 1989 г. необходимо пользоваться при определении  сроков хранения документов действующей второй части (научно-исследовательские, технические и др.). Типовой Перечень 2000 г. распространяется на документы и государственных, и негосударственных организаций. Указанные в перечне сроки хранения документов разные организации применяют по разному. Постоянный срок хранения применяется государственными и муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в государственные архивы, а также негосударственными организациями, с которым заключены соответствующие договоры.

__________________

² Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000)

Другие организации  используют срок хранения 10 лет и  сами преобразуют этот срок.

Временные сроки хранения  применяются всеми организациями. Есть комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организациях до их ликвидации. Это приказы по основной деятельности, уставы, положения и другие учредительные документы.

Изменились сроки хранения личных дел рабочих и служащих. Прежде срок хранения этих документов был 75 лет минус возраст, теперь – 75 лет. Типовые и ведомственные перечни состоят из основной части и вспомогательного справочного аппарата. Основная часть – это наименования видов и разновидностей документов с указанием вопросов деятельности организаций и сроков хранения. Вспомогательная часть включает в себя указания по применению перечня, указатель видов документов, список сокращений и др.

Начинаются перечни с  указаний  по применению при определении сроков хранения дел. Далее идет список категорий документов по статьям. Статья – это порядковый номер заголовка дела. Описательная статья в перечне содержат: порядковый номер, наименование видов и разновидностей документов, сроки хранения, примечания. Вариант описательной статьи Перечня типовых управленческих документов представлен (см. Приложение № 1)

2.3. Опись дел

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи — это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

В делопроизводстве описи  на дела составляются в каждом структурном  подразделении работниками службы документационного обеспечения  управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

Годовые разделы  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу составляются по установленной  форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

•   порядковый номер дела (тома, части) по описи;

•   индекс дела (тома, части);

• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

•  дату дела (тома, части);

•   число  листов в деле (томе, части);

•   срок хранения;

•   примечание.

В описях дел  постоянного хранения графа срок хранения опускается.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным  порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации.

В конце описи  делается итоговая запись. В ней  указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации. В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела (см. Приложение № 2)

2.4. Система экспертных органов

Для организации  и проведении работ по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой организации, независимо от формы собственности или функций, приказом директора (президента, начальника) создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входит квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (не менее трех-девяти человек).

Председателем ЭК назначается один из руководителей  организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, секретарем – сотрудник  службы ДОУ. Функции и права экспертной комиссии, организация её работы определяются положением об экспертной комиссии. При разработке этого положения следует руководствоваться «Примерным положением об экспертной комиссии организации» (утв. Приказом Росархива от 10 мая 1995г. № 32 «Об утверждении примерных положений о дирекции, экспертно-методической комиссии государственного архива, центра хранения документации республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа»). В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а при необходимости и эксперты структурных подразделений.

В состав ЭК ЦЭК  входят:

• экономист и работник бухгалтерии (учетно-финансовая документация составляет значительный процент в общей массе документов);
• работник делопроизводственной службы;
• руководитель архива организации или должностное лицо, ответственное за архив;
• специалист по научной, производственной другим видам документации;
• специалист по обеспечению защиты информации.

В состав ЦЭК  целесообразно включить представителя  архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования. Федеральной архивной службой разработано и опубликовано в 1998 г. примерное Положение о Центральной экспертной комиссии Министерства, ведомства Российской Федерации. В положениях об ЭК И ЦЭК изложены правовые положения, функции комиссий и порядок работы. ЭК ЦЭК – совещательные органы при руководителе организации, заседания которых проводятся по мере необходимости. Все решения экспертной комиссии фиксируются в протоколах, которые подписывают председатель и секретарь комиссии. Эти решения выступают в силу после утверждения протоколов ЭК и ЦЭК руководителем организации.

ЦЭК осуществляет методическое руководство работой  экспертных комиссий структурных подразделений  и подведомственных организаций. Протоколы, содержащие решения о типовых и примерных номенклатур дел,

утверждаются  руководителем организации после  их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения. Методическое руководство работой экспертных комиссий также осуществляют экспертно-проверочные

 __________________

³ Положение о Центральной экспертной комиссии Министерства, ведомства Российской Федерации (утв. Приказом Федеральной Архивной службы России от 17 марта 1998 г. № 19 «Об утверждении Примерного положения о ЦЭК Министерства (ведомства) Российской Федерации»)

комиссии (ЭПК), созданные в органах архивного  управления при администрации края, области, города, а также в федеральных государственных архивах. Если ЭК и ЦЭК – первая, то ЭПК – вторая инстанция контроля над отбором документов на хранение и уничтожение.

При Росархиве  и архивных управлениях и комитетах  автономных республик созданы Центральные  экспертно-проверочные комиссии –  это высшая инстанция по вопросам экспертизы ценности документов.

Таким образом, система экспертной службы состоит из архивных учреждений – ЦЭПК, ЭПК, ЭМК. И прочих учреждений – ЭК, ЦЭК.

Основными функциями  ЦЭК И ЭК являются:

• рассмотрение, вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения проектов сводной номенклатуры дел организации, если архив организации является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации;
• организация и проведение совместно с делопроизводственной и архивной службами ежегодного отбора дел для дальнейшего хранение или выделения к уничтожению;
• рассмотрение, представление на утверждение руководителю организации и на одобрение ЭПК описей дел постоянного и временного (Свыше 10 лет) хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
• рассмотрение и согласование с госархивом графиков передачи документов из структурных подразделений в архив организаций и графиков передачи дел постоянного хранения из архива организации в госархив;
• рассмотрение вопросов приема на ведомственное хранение документов личного происхождения.

 

 

 

ГЛАВА 3. Проблемы экспертизы ценности электронных документов