Документирование трудовых отношений деятельности работников школы микрорайона Вынгапуровский

В пункте 8 раздела II личной карточки формы (№ Т-2) гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

3.3.3 Личную карточку  заполняет инженер отдела кадров МОУ СОШ мкрн. Вынгапуровский (от руки или на компьютере) - ответственный за документы по личному составу, после подписания приказа о приеме работника на работу.

             В   обязательном  порядке  ставят  дату  заполнения  карточки   и  личную  подпись работника отдела кадров.

3.3.4  Хранят карточки в шкафах в алфавитном составе.

3.3.5 Карточки уволенных  сотрудников  МОУ СОШ хранятся в течение года в отдельной карточке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и сдаются в архив.

3.3.6  Перед сдачей в архив все карточки должны быть пронумерованы.

Срок хранения карточек  (Т-2)  - 75 лет (ст. 504 «Перечня документов с указанием срока хранения»).

3.3.7  Личное  дело  - совокупность  документов,   содержащих  необходимые   сведения  о работнике и его трудовом стаже.

 

Каждое дело формируется в отдельной папке. На обложке делают отметки: № дела, фамилия, имя, отчество работника, дата поступления на работу.

3.3.8 Работники отдела кадров МОУ СОШ отвечают за правильное оформление дел.

В личном деле документы располагаются в следующей последовательности:

             - внутренняя опись;

              -заявление о приеме на работу;

             -анкета с фотокарточкой;

-трудовой договор;

                -выписку из приказа о приеме на работу (копия);

               -документы об образовании (копия);

               -аттестационные листы;

                 -выписки последующих приказов в течении трудовой деятельности в МОУ СОШ.

            В   дело   могут   добавляться   документы,   подтверждающие   изменения   анкетно- биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы и т.п.).

Копии приказов о переводе в случае производственной необходимости на срок до одного месяца в личное дело не включаются.

3.3.9Личное дело ведут в одном экземпляре. Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается.

На документы личного дела составляют внутреннюю опись. Каждый документ дела заносят в опись отдельно. Опись составляют и подписывают работники отдела кадров. В ней указывают также дату формирования личного дела. Начальная дата - дата заявления о приеме на работу, конечная - дата увольнения.

3.3.10  Временное  изъятие документов  из  личного  дела возможно  лишь  с  разрешения директора школы. Вместо   изъятого   документа  вкладывают  

 

справку,   подписанную начальником отдела кадров, где он указывает, с какой целью и по чьему распоряжению документ снят, кому передан, когда будет возвращен.

3.3.11 Личное   дело   может   быть   выдано   во   временное   пользование   по   запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения директора школы. Выдачу учитывают по контрольной карточке, которую ставят на место выданного дела. В ней указано, когда, куда и кому выдано дело и проставлена подпись лица, получившего дело. При  возвращении  дела  в  контрольной  карточке  указывают  дату  его  возвращения  и вкладывают ее в дело.

3.3.12 Личные дела учитывают в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении номер дела используют для личного дела вновь принятого работника.

3.3.13 Ответственность   за   хранение   и   использование   личных   дел   возлагается   на начальника отдела кадров МОУ СОШ.

3.3.14 Раз в год сотрудники отдела кадров МОУ СОШ проводят проверку наличия и состояния личных дел, о чем составляют акт.

3.3.15 Хранят личные дела в специальных шкафах. Дела располагают по порядку номеров слева направо и сверху вниз. Хранят личные дела только работающих сотрудников.

3.3.16 При  подготовке  личного дела к передаче в архив МОУ СОШ в конце  дела  помещается заверительная надпись, которая оформляется на листе - заверителе дела, имеющем установленную  форму (приложение 12).

3.4 ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И УЧЕТА ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

3.4.1 Трудовая  книжка  является  основным  документом   трудовой   деятельности  работника.

 

 

 

3.4.2 Трудовая  книжка  должна  вестись  на  каждого   работника, проработавшего  в  организации  свыше  пяти  дней, в    случае  если  данная  работа  в  этой организации  является  основной.

3.4.3 С  каждой  записью, вносимой  в трудовую  книжку  на  основании  приказа, инженер отдела кадров МОУ СОШ обязан  ознакомить  работника  под  роспись  в   личной  карточке  (Т-2), в  которой  должна  быть  повторена  точная   запись  из  трудовой  книжки. 

3.4.4   Заполнение  трудовой  книжки  впервые,  производится инженером отдела кадров    после  издания  приказа в  присутствии  работника  не  позднее  недельного  срока  со  дня  приема  на  работу.

3.4.5  Лица,  поступающие  на работу  впервые, обязаны  предъявить  в отдел кадров МОУ СОШ справку  о последнем  занятии, выданную  по  месту  жительства, а   уволенные  из рядов  Вооруженных  Сил - военный  билет.

6.   В  трудовую  книжку  вносятся  сведения:

- о  работнике - фамилия, имя, отчество, дата  рождения, образование, профессия, специальность;

- о  выполняемой  им  работе, переводах  на  другую  работу  и  об  увольнении  работника, а  также  основания  прекращения  трудового  договора;

- о  награждениях  и  поощрениях;

- об  открытиях, на  которые  выданы  дипломы, использованных  изобретениях  и  рационализаторских  предложениях  и  выплаченных  в  связи  с  этим  вознаграждениях.

3.4.7  Сведения  о  взысканиях  в  трудовую  книжку  не  вносят, за  исключением случаев, когда  взысканием  является  увольнение.

3.4.8   Сведения  о  работнике  заполняются на  титульном  листе трудовой  книжки: (Ф.И.О.) записываются  полностью, без  сокращений.

           Основанием  для  заполнения  этих  данных  является  паспорт  или  свидетельство  о  рождении.

          

 

Образование - среднее, среднее специальное  и  высшее  - указываются  только  на  основании  документов  об  образовании.

           Профессия  или  специальность  записывается  в  трудовой  книжке  на  основании  соответствующего  документа  об  образовании.

3.4.9 Сведения, занесенные  на  титульный  лист, заверяются  подписью работника, и  начальника отдела кадров МОУ СОШ, ответственного  за  ведение  трудовых  книжек  и  выдачу  их, а  также  заверяется  печатью  отдела кадров школы.

3.4.10 Сведения  о  изменении  данных  на  титульном  листе производится  на  основании  соответствующих  документов.

           При  этом  прежняя  запись  зачеркивается  одной  чертой,  и  сверху  записываются  исправления.

3.4.11 Ссылки  на  документы (основания  для  исправления) делаются  на  внутренней  стороне  обложки,  заверяются  подписью  инженера отдела кадров и  печатью  отдела кадров школы.

3.4.12 Если  в  трудовой  книжке  заполнены  все  страницы, то  ее   дополняют  «Вкладышем». 

3.4.13 Вкладыш без  трудовой  книжки  не  действителен. 

          При  наличии   вкладыша  на  титульном  листе  трудовой  книжки  вверху  ставят  штамп  с  надписью  «Выдан  вкладыш»  и  указывают  серию  и  номер  вкладыша.

          Вкладыш  вшивают  в  трудовую  книжку, и  ведут  в  том  же  порядке, что  и  трудовую  книжку. 

          С  каждой  записью  в  трудовой  книжке  инженер отдела кадров МОУ СОШ обязан  ознакомить  ее  владельца  под  роспись.

3.4.14 Если утеряна трудовая  книжка  или  вкладыш, необходимо  заявить  об  этом  руководству  организации  по  последнему месту  работы.

          Не  позднее  15  дней  работнику  обязаны  выдать  трудовую  книжку  с  надписью  в  правом  верхнем  углу  титульного  листа  «Дубликат».

 

 

3.4.15 При  заполнении  дубликата  вносят  записи  о  работе, награждениях  и  поощрениях  по  мету  последней  работы  на  основании  ранее  изданных  приказов.

           Если  работник  уже  имел  стаж  работы,  то  при  заполнении раздела «Сведения  о  работе»  делают  запись  об  общем  стаже  работы  до  поступления  в  МОУ СОШ. Общий  стаж  записывается  суммарно (количество лет, месяцев, дней  работы  без  уточнения).

           Администрация    обязана     содействовать    работнику   в  получении  документов, подтверждающих  стаж  работы  до  поступления  в  данную  организацию.

3.4.16 Выдача  трудовой  книжки  при  увольнении, начальник отдела кадров МОУ СОШ обязан  выдать  работнику  его  трудовую  книжку  в  день  увольнения, сделав на  основании  приказа соответствующую  запись  об  увольнении.

3.4.17 При  увольнении  работника, все  записи  о  работе, награждениях  и  поощрениях, внесенные  в  трудовую  книжку  во  время  работы  в  организации, заверяются  подписью  инженера отдела кадров и заверяются  печатью МОУ СОШ микрорайона Вынгапуровский.

3.4.18 В  случае  смерти  работника  трудовую  книжку  выдают  на  руки  ближайшим  родственникам  под  расписку.

3.4.19 При  получении  трудовой  книжки  в  связи  с  увольнением  работник  расписывается  в  личной  карточке  форма (Т-2)  и  в  книге  учета  трудовых  книжек, а  в  журнале  фиксируют  дату  и  основание  выдачи  книжки.

3.4.20 Книгу  учета  трудовых  книжек  и  вкладышей  к  ним  ведет  инженер отдела кадров школы.

           В  книге  регистрируют  все  трудовые  книжки, принятые  от  работников  при  поступлении  на  работу, а  также  книжки   и  вкладыши, выданные  вновь. 

           Эта  книга  должна  быть  пронумерована, прошнурована  и  скреплена  росписью  директора школы и  печатью.

 

3.4.21 Трудовые  книжки  и  их  дубликаты, не  полученные  работниками  при  увольнении, хранят  в  течение  двух  лет  в  отделе кадров МОУ СОШ отдельно  от  остальных  трудовых  книжек.

3.4.22 Невостребованные  трудовые  книжки  (дубликаты)  хранят  в  архиве  МОУ СОШ 50 лет.

3.4.23 По  истечении  этого  срока, они  могут  быть  уничтожены  в  установленном  законодательством РФ порядке.

IV. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ИНФОРМАЦИОННО

СПРАВОЧНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

 

4.1 Письмо

4.1.1 Письмо  оформляется  на  специально  предназначенном  бланке  формата  А4.

4.1.2  Бланк  письма  включает  в  себя:  полное  название  организации, почтовый  и  телеграфный  адрес, номер справочного  телефона, факса и номер по ОКПО. Эти реквизиты  могут  быть  дополнены  номером  счета в  банке, адресом электронной  почты  и др. сведениями.

          В  бланке  письма  также  предусмотрено  место  для  номера  и  даты  письма (при  его  регистрации) и  номер  и  дата  входящего  письма, место  для  заголовка  к  тексту  и  для  адресата. В ответных  письмах  дается  ссылка  на  номер  и  дату  того  письма, на  который  дается  ответ.

4.1.3 Датой  документа  является  дата  его  подписания. Даты, содержащиеся  в  тексте  документа, дата  согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации  оформляются цифровым  способом - две пары арабских  цифр  в  последовательности: день месяца, месяц, четыре арабских цифры -год  (24.12.2004).

          Также  допускается  словесно-цифровой  способ  оформления.

4.1.4  Адресование  документов:

         

 

 

При  направлении  писем  в  адресат  организации  фамилия  его  руководителя  может  быть  корреспонденту  неизвестна. В  таком  случае  наименование  организации  пишется  в  именительном  падеже.

          При  направлении  писем  конкретному  должностному  лицу  название  организации  указывается  в  именительном  падеже, а  должность  и  фамилия  адресата в  дательном. 

          При  адресовании  документа физическому  лицу  в  реквизите  «адресат»  вначале  указываются  инициалы  и  фамилия  получателя, затем  почтовый  адрес.

          Почтовый  адрес  указывается  на  документе  в  соответствии  с  действующими  почтовыми  правилами.

4.1.5  Заголовок  к  тексту  составляется  во  всех  случаях,  когда  документ  оформлен  на бумаге  формата  А4.

          Заголовок  должен  в  краткой  форме  выражать  основное  содержание  документа, заголовок  должен  быть  кратким  и  точно  передавать  смысл  текста, он  должен  быть  грамматически  согласован  с  названием  вида  документа.

4.1.6  Право  подписи  писем  является  компетенцией  директора школы или  его  заместителей  в  соответствии с распределением  их  обязанностей, установленным  правовым  актом. Так  как  письма  оформляют  на  бланке, то  в  реквизит  «подпись» входит  наименование  должности  руководителя (без  названия  организации), личная  подпись, инициалы  и  фамилия.