Документирование трудовых отношений деятельности работников школы микрорайона Вынгапуровский

4.1.7 Оформление  писем  часто  предусматривает  визирование. Виза  подтверждает  согласие  одного  или  нескольких  должностных  лиц  с  проектом  документа.

          При  визировании  документа  кроме  личной  подписи  указывают  ее  расшифровку  и  дату, а  при  необходимости  в  состав  визы  включают  также  наименование  должности.

          На  письмах (и  докладных)  визы  располагают  ниже  реквизита  «подпись»  на  лицевой  стороне  последнего  листа  документа  (или  копии).

         

Письма  заверяются  печатью  отдела кадров МОУ СОШ, что  является  особым  способом  их  удостоверения, подтверждения  их  юридической  силы.

          На  письмах  и  др.  информационно-справочных  документах должны  быть  проставлены  фамилии  исполнителя  и  номер  его  телефона. Этот  реквизит  располагают  на  лицевой  стороне  документа.

4.1.8 Текст  письма  строят  по  схеме: введение (приводятся  мотивы  составления  письма, ссылки  на  события, факты, решения  вышестоящих  учреждений  и  др. факторы, послужившие  основанием  для  составления  письма);  доказательства (содержит  обоснование  вопроса, изложенного  в  письме);  заключение (излагают  выводы, предлагаются  решения).  В  отдельных  случаях  письма  могут  содержать  одну  заключительную  часть  текста  без  пояснения.

4.1.9  Письмо  должно  быть  посвящено  одному  вопросу:  это  упрощает  операции  по  его  обработке  и  ускоряет  исполнение  в  той  организации, куда  оно  адресовано.

            К  тексту  письма  предъявляют  требования:  ясность, четкость, краткость  изложения.

 4.2 Акт

4.2.1 Акты  составляют  при  ревизиях  и  обследованиях,  инвентаризации,  передачи  товарно-материальных  ценностей,  передаче  дел  при  смене  должностных  лиц.

       Независимо  от  разновидностей, акт  оформляется  по  одной  схеме, на  бланке  МОУ СОШ и содержит  следующие  реквизиты:  наименование  организации,  наименование  структурного  подразделения, названия  вида  документа  (акт),  место  составления, дата, индекс, заголовок  к  тексту, основание  для  его  издания, состав  комиссии, текст, подписи, указания  на  количество  экземпляров  и  их  местонахождения.

4.2.2 Дата  и  место  составления  акта  должны  соответствовать  дате  актируемого  события  и  месту  его  составления. 

 

 

4.2.3 Заголовок  начинается  с  предлога «О» или «Об»  и  оформляются  с  помощью  отглагольного  существительного. Текст  акта  делиться  на  три  части: введение, констатирующая  часть, выводы.

4.2.4 Акт  подписывают  все  члены  комиссии. Член комиссии, имеющий  замечание  к  содержанию  акта  и  несогласный  с  выводами  комиссии, также  обязан  поставить  свою  подпись,  но  имеет  право  изложить  суть  замечания  ниже  подписей  или  на  отдельном  листке, который  является  приложением  к  акту.

4.2.5 Обязательному  утверждению директора МОУ СОШ, подлежат  акты  проверок,  приемка-передачи  дел,  списания, выделения  к  уничтожению  документов  и  дел  с  истекшими  сроками  хранения (приложение 14).

4.3 Докладная  записка

4.3.1  Докладная  записка  может  быть  составлена  либо  по  личной инициативе  автора  (должностного  лица),  либо  по  указанию  (письменному  или  устному)  руководства МОУ СОШ.

4.3.2 По  содержанию  докладные  записки  подразделяются  на  инициативные, информационные  и  отчетные:

- Инициативная  докладная  записка  -  составляется  с  целью  побудить  адресата  принять  определенное  решение, поэтому  в  тексте  записки  излагаются  не  только  какие-то  факты, но  и  содержатся  конкретные  предложения,  рекомендации  или  выводы.

- Информационная  докладная  записка  - составляется  регулярно  и  содержит  информацию  о  делах  или  методах  выполнения  работы.

- Отчетные  докладные  записки - информируют  о  завершении  работы,  ее  этапа,  выполнения  указаний  и т.п.

4.3.3 Докладная  записка  имеет  следующие  реквизиты:  наименование  организации, наименование  структурного  подразделения, наименование  вида  документа (докладная  записка),  место  для  даты,  адресат,  текст, подпись, визы.

           

 

Докладные  записки,  направляемые  за  пределы  МОУ СОШ, готовят  исполнители  по   заданию  директора школы или  его  заместителей.

            В  состав  реквизита  «подпись»  входят:  наименование  должности  лица, его  личная  подпись, инициалы и  фамилия.

4.4 Объяснительная  записка

4.4.1 Объяснительная  записка  оформляется  на  стандартном  листе  бумаги  и  адресуется  конкретному  должностному  лицу.

4.4.2 Реквизиты: наименование  структурного  подразделения, наименование  вида  документа, дата, регистрационный  номер, заголовок  к  тексту, адресат, текст, подпись. Подписывается  составителем.

4.5 Справка

1. Справки бывают  внешние  и  внутренние:

4.5.2 Внешние  справки - составляются  для  предоставление  в другую  вышестоящую  организацию.

Оформляются  на  общем  бланке  МОУ СОШ мкрн. Вынгапуровский.

Подписывается  директорам МОУ СОШ или  его  заместителем.

4.5.3Внутренние  справки -  составляются  для  представления  руководству  или  на  рассмотрение  коллегиального  органа.

       Оформляется  на  стандартном  листе  бумаги  формата  А4 аналогично  докладной  записки.  

       Подписываются  руководителем  структурного  подразделения  или специалистом составителем.

4.5.4 Справки, касающиеся трудовой  деятельности работников  МОУ СОШ, выдаются им по устной просьбе.

  Оформляются на стандартном  листе бумаги, подписывает начальник  отдела кадров.

V. Составление и ведение номенклатуры дел отдела кадров

5.1 Номенклатура дел отдела кадров является частью сводной номенклатуры дел МОУ СОШ и составляется для обеспечения порядка формирования и учета

 

 

дел в отделе кадров. Номенклатура дел отдела кадров выполняет следующие задачи:

- распределение исполненных документов в дела;

- систематизация дел;

- закрепление индексов дел;

- установление сроков хранения  дел;

- служит основой для составления  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов  на уничтожение дел;

-является учетным документом для дел временного (до 10 лет включительно) хранения

5.2 Номенклатура дел отдела кадров на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года инженером отдела кадров МОУ СОШ. Ответственность за составление номенклатуры дел отдела кадров возлагается на начальника отдела кадров.

5.3. При составлении номенклатуры дел инженеру отделу кадров МОУ СОШ следует руководствоваться уставом или положением об организации, положением об отделе кадров, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, решениями ЦЭПК Росархива об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, номенклатурами дел отдела кадров за предыдущие годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

5.4 Номенклатура дел отдела кадров оформляется по установленной форме (приложение 8).

Графы номенклатуры дел службы кадров заполняются следующим образом:

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел отдела кадров. Индекс дела состоит из установленного в организации

 

 

 

 

цифрового обозначения отдела кадров и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела кадров. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, при этом группы цифр отделяются друг от друга с помощью тире.

Например:

08-05, где 08 – обозначение отдел кадров;

05 – порядковый номер  дела по номенклатуре дел.

Если в процессе делопроизводственного года образуются дела по вопросам, которые не подлежат разрешению в течение одного года, они вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В номенклатуре дел отдела кадров должны быть предусмотрены резервные индексы дел, которые необходимы для образующихся в течении делопроизводственного года новых документированных участков работы, не предусмотренных номенклатурой дел.

В графу 2 номенклатуры дел отдела кадров включаются заголовки дел (томов, частей).

Для группировки документов в дела, заголовки дел в номенклатуре дел отдела кадров должны отражать все документируемые участки работы и вопросы деятельности отдела кадров.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел отдела кадров определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В заголовках личных (персональных) и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».

«Личное дело», «Персональное дело»

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

 

 

 «Документы к протоколам заседаний аттестационной комиссии (протоколы счетной комиссии, бюллетени тайного голосования и др.)»

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

«Приказы (распоряжения) директора школы организации о приеме, переводе, увольнении работников»

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

«Годовые статистические отчеты по кадрам. Копии»

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляется заголовок каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

«Журналы учета:

по приему, перемещению (переводу), увольнению работников. Том 1.

работников, направляемых в командировки. Том 2.

отпусков. Том 3.»

Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел отдела кадров заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела и номера статей по перечню (типовому или ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или другому основанию для установления срока хранения дела.

При включении в номенклатуру дел отдела кадров заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК

 

 

соответствующего архивного учреждения по представлению архива и экспертной комиссии организации.

В графе 5 указывается название перечней документов или номенклатур дел, используемых при определении сроков хранения дел, проставляется отметка о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и другие сведения.

По окончании делопроизводственного года на основании заполненной графы 5 инженер отдела кадров в конце номенклатуры дел отдела кадров заполняет итоговую запись, в которую вносятся сведения о категориях и количестве дел постоянного, временного (свыше10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения, заведенных в данном году в отделе кадров.

VI.   АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ

6.1Все  дела,  сформированные  в  отделе кадров МОУ СОШ мкрн. Вынгапуровский, за  исключением  трудовых книжек, должны  быть  прошиты  или  переплетены  в  твердые  обложки  и  пронумерованы  простым  карандашом  в  правом  верхнем  углу  каждого  листа. Листы  дела, разделенного  на  тома, нумеруются  по  каждому  тому  отдельно.

6.2 В  конце  каждого  дела  на  отдельном  чистом  листе  делается  заверительная  надпись, в  которой  указывается  цифрами  и  прописью  количество  пронумерованных  страниц.

6.3 Заверительная  надпись  подписывается  инженером отдела кадров с  указанием  должности  и  даты  составления.

4. На  обложке  дела  указываются:

- название  организации  в  тот  период, за  который  включены  в  дело  документы;

- вид  документов  в  деле (приказы  по  личному  составу, личные  дела, личные  карточки  и т.д.);