Документирование трудовых отношений деятельности работников школы микрорайона Вынгапуровский

При получении трудовой книжки  в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета трудовых книжек, а в журнале фиксируют дата и основание выдачи книжки.

При увольнении работника все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время его работы в МОУ СОШ, заверяются подписью начальника отдела кадров и печатью  предприятия. Администрация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день  увольнения с внесенной в нее записью об увольнении131.

          

 

 При задержке выдачи трудовой  книжки по вине администрации  работнику выплачивается  средний  заработок за все время вынужденного  прогула132. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника, а ранее внесенная запись признается недействительной.

         Если работник  отсутствует на работе в день увольнения, то начальник отдела кадров МОУ СОШ  в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия самого работника.

          Процедура  увольнения по причине окончания  срока действия трудового договора (контракта), в принципе, соответствует  процедуре увольнения по собственной  инициативе или исключительных  целях процедуре увольнения по  инициативе работодателя (при отказе сотрудника писать заявление и фактическом прекращении им работы).

Правильное оформление возникновения, изменения и прекращения трудовых правоотношений важно для каждого работника не только в период работы, но и после увольнения. Неправильное оформление тех или иных документов, связанных с работой, может повлечь за собой непоправимые последствия.

Необходимость в юридическом подтверждении определенных обстоятельств может возникнуть уже после того, как работник уже уволился от данного работодателя, и даже в период, когда организация, в которой он работал, уже ликвидирована. Зачастую в таких случаях документально подтвердить истину весьма сложно и порой невозможно, а для работника отсутствие тех или иных документов означает невозможность подтверждения льгот и преимуществ, как во время работы, так и после ухода на пенсию.

 

Глава 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО рационализациИ кадрового делопроизводства

 

3.1 Создание инструкции по кадровому делопроизводству

 

Инструкция по делопроизводству (ДОУ) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами, правила, приёмы, процессы создания документов, порядок работы с ними133. Инструкция особенно необходима в кадровых службах крупных предприятий со сложной организационной структурой. В небольших организациях, где кадровая служба представлена одним - двумя сотрудниками, такой документ имеет меньшее значение. Поскольку данная инструкция в МОУ СОШ м-на Вынгапуровский разрабатывается впервые, необходимо подробно рассмотреть порядок ее составления.

Инструкции делятся на типовые и индивидуальные. К сожалению, в 90-х г.г. типовые инструкции перестали издаваться, и в настоящее время нет ни одной типовой инструкции по кадровому делопроизводству. Индивидуальная инструкция разрабатывается в каждом учреждении с учётом специфики его работы, учёта кадров, состава документов, особенностей их хранения. Основой для их составления является действующие государственные нормативно-методические документы.

Положений Государственной системы документационного обеспечения управления134, государственных стандартов на документы135, Основных правил работы архивов организаций136.

Современная нормативно-методическая база содержит правила и методические рекомендации по составлению и оформлению документов по

 

личному составу, созданию информационно-поисковой системы, регистрации, систематизации документов, организации их хранения, подготовке дел кадровой службы к последующему хранению и использованию. Требования этих нормативных документов необходимо учитывать при составлении инструкции.

Создание каждой конкретной системы работы с кадровыми документами определяется множеством факторов: размерами организации, её организационной структурой, численностью работников, особенностями учёта кадров, квалификацией персонала кадровой службы и др.

Типовая схема разработки Инструкции включает три стадии:

1. Предпроектную стадию,  включающую  ориентировочное и детальное  обследование деятельности предприятия.

2. Проектную стадию, состоящую из  последовательной разработки технического  и рабочего проектов.

3.  Стадию внедрения137.

Каждая конкретная делопроизводственная система основывается на некотором наборе общепринятых правил, закреплённых в законах и подзаконных актах, нормативных документах общегосударственного действия и обладает специфическими признаками, характерными для той или иной организации. Инструкция должна содержать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

Хотя существуют общие требования к оформлению и содержанию инструкции, каждая организация самостоятельно определяет наименования разделов, исходя из особенностей своей деятельности и сложившейся практики документирования. Поэтому была определена следующая структура текста инструкции, включающая в себя общие положения, тематические разделы и приложения:

 

1.Общие положения

2.Оформление трудовых правоотношений

2.1 Порядок оформления  приема на работу

2.2 Порядок оформления  переводов

2.3 Порядок оформления  отпусков

2.4 Оформление поощрений

2.5 Наложение дисциплинарных  взысканий

2.6 Порядок оформления  и учёта увольнений

2.7 Оформление привлечения работников к работе в выходные  дни,                              командирования сотрудников

3.Организация работы  с кадровыми документами

    3.1 Оформление учёта использования рабочего времени

  3.2 Порядок учёта личного состава

    3.3 Порядок оформления и учёта трудовых книжек

  3.4 Систематизация дел

    3.5 Экспертиза  ценности

 4. Составление и ведение номенклатуры дел отдела кадров

     4.1Печати и штампы кадровой службы

5. Составление и ведение  номенклатуры дел отдела кадров

  6.Приложения.

В разделе «Общие положения» определены сфера распространения инструкции, ответственность за её несоблюдение, название подразделения, отвечающего за организацию работы с кадровыми документами, перечислены законодательные акты, нормативные, методические, организационные и распорядительные документы, на основе которых подготовлена инструкция и осуществляет свою деятельность отдел кадров МОУ СОШ мкрн. Вынгапуровский.

Тематический раздел «Оформление трудовых отношений» включает комплексы документов, последовательно раскрывающие порядок приёма, перемещения, увольнения работников, правила оформления командировок,

 

оформления и учёта отпусков. Им присвоены соответствующие названия: «Порядок оформления приёма на работу» или «Порядок оформления перевода» и т.д. В каждом разделе определяются виды и разновидности документов, используемых для документирования деятельности по учёту и движению кадров в МОУ СОШ м-на Вынгапуровский.

 Особое значение имеет пункт  «Личные дела», т.к. общих правил  и нормативного документа, устанавливающего порядок работы с личными делами, не существует. Поэтому в инструкции, прежде всего, устанавливаются категории персонала, на которых ведутся личные дела. Далее в инструкции устанавливаются состав документов личного дела, их расположение, порядок составления внутренней описи документов дела, её удостоверения, периодичность проверок личных дел и система их хранения.

В разделе  «Организация работы с кадровыми документами» освещены вопросы оформления привлечения работников к работе в выходные  дни, командирование сотрудников, учёта использования рабочего времени, учёт личного состава и т.п.

Раздел «Организация работы с информационно-справочными документами» посвящен правилам подготовки таким документам, как письмо, акт, докладная, объяснительная записка, справки, включая порядок их визирования, согласования и подписания.

В разделе «Составление и ведение  номенклатуры дел  отдела кадров» излагаются правила хранения кадровых документов и ответственность за сохранность документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок индексации и систематизации дел.

«Архивное хранение дел» - закрепляются, правила подготовки дел к хранению, включая оформление дела.

Правила формирования дел в кадровом делопроизводстве имеют особое значение, так как часть документов формируется в дела традиционным образом - комплекс документов в одной обложке. Но в кадровой службе значительное

 

 

количество «дел» имеют по номенклатуре один индекс, но делами не являются. Инструкция устанавливает систематизацию каждого дела.

В этом разделе устанавливаются требования к составлению описи документов по личному составу, акта о выделении к уничтожению документов с истёкшими сроками хранения, порядок передачи дел в архив и уничтожения документов.

В разделе «Печати и штампы» оговорены вопросы использования печатей и штампов, как фирменной МОУ СОШ мкрн. Вынгапуровский так и отдела кадров.

Каждый раздел инструкции содержит упоминание о тех или иных документах, которые сопровождают операции по учёту кадров, личные документы, заявления, график отпусков и т.д. Поэтому инструкция содержит правила и приёмы составления и оформления всех документов, которые используются для той или иной процедуры.

Приложения к инструкции содержат оптимальное количество справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещены бланки и образцы документов, примеры оформления отдельных видов документов, форма номенклатуры дел, обложки дела и т.д.

Инструкция содержит реквизиты138:

- наименование организации,

- наименование вида документа,

- дату,

- место издания,

- заголовок к тексту,

- гриф утверждения,

- текст,

- подпись. 

 

 

Подготовку инструкции по кадровому делопроизводству находится в компетенции начальника отдела кадров МОУ СОШ.

Инструкция в обязательном порядке согласовывается с юрисконсультом  школы и утверждается директором школы.

Инструкция является документом длительного действия. Необходимость её пересмотра определяется изменениями в технологии подготовки документов, порядке их подписания, согласования, утверждения.

Для анализа рациональности организационной структуры отдела кадров МОУ СОШ важно рассчитать его кадровый состав и соотнести с общим числом работающих, что позволит сделать вывод о том, какое количество сотрудников обслуживает один работник отдела кадров школы, и сравнить этот показатель с оптимальной численностью данной службы и числом работников, принятым в данной отрасли деятельности. Возможно рассчитать численность служащих отдела кадров через затраты труда или времени на выполнение работ, то есть через показатель трудоемкости по формуле:

Ч = То ∙ К/Фп,

где Ч – число сотрудников отдела кадров;

То – общая трудоемкость всех работ, выполненных в отделе кадров в человеко-часах.

К – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ не предусмотренных в общей трудоемкости всех работ, равный 1,1;

Фп – полезный фонд рабочего времени на одного работника отдела кадров в год в часах. Этот показатель равняется 1910–2000 часов в год, он ежегодно уточняться, так как зависит от количества рабочих дней.

Общая годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) составила 9530 часов139, а ненормируемых 100 часов (Тнн), то общая трудоемкость работ сотрудников отдела кадров МОУ СОШ оказалась равной

9530 + 100 = 9630 (часов).

 

 Тогда численность работников отдела кадров МОУ СОШ, которая необходима для выполнения данного объема работ будет равной:

Ч = 9630 ∙ 1,1/1910= 5,51, то есть необходимо 5 человек.

Таким образом, в отделе кадров МОУ СОШ необходимо увеличить количество работников для выполнения такого объема работ на 2 человека.

Внедрение данной инструкции по кадровому делопроизводству в работу отдела кадров МОУ СОШ м-на Вынгапуровский позволит минимизировать показатель Тнн  и соответственно установит единые требования к выполнению определенных видов работ, связанных с учётом кадров МОУ СОШ.

 

3.2 Разработка проекта Положения  «О работе с персональными

данными работников»

 

В связи с изменениями, внесенными в ст. 81 ТК РФ140 Федеральным законом от 30.06.06 N 90-ФЗ, впервые появилось такое основание прекращения трудового договора по инициативе работодателя, как разглашение работником персональных данных другого работника, ставших ему известными в связи с исполнением трудовых обязанностей.

«Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются. Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом» - так гласит ст. 24 Конституции РФ141.

 

 

Трудовой кодекс РФ с учетом положений Конституции РФ и необходимости, продиктованной реалиями настоящего времени, впервые

определил порядок доступа, обработки, хранения, распространения и защиты персональных данных работника. Этому посвящена отдельная глава 14 ТК РФ.

С учетом данных нововведений у работодателя появилась необходимость в разработке и утверждении нового локального акта. Сегодня вашему вниманию предлагается документ, разработанный для МОУ СОШ мкрн. Вынгапуровский.