Документирование трудовых отношений деятельности работников школы микрорайона Вынгапуровский

В Трудовом кодексе Российской Федерации оговорены сроки, на которые заключаются трудовые договора:

- на неопределенный срок;

- на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор)88.

Трудовой договор МОУ СОШ отпечатан на бланке, изготовленном типографским способом, в котором оставлены поля для переменной информации. Бланочный способ оформления трудового договора удобен при

 

 

 

приеме на работу большого количества работников, имеющих одинаковые условия труда.

Трудовой  договор  заключается  в  письменной  форме,  составляется  в  двух  экземплярах, каждый  из  которых  подписывается  двумя  сторонами  и  закрепляется      печатью    МОУ СОШ м-на Вынгапуровский. Один     экземпляр  передается  работнику, другой  хранится   в отделе кадров. Трудовой 

договор  регистрируется инженером отдела кадров в  «Журнале  регистрации  и  выдачи  трудовых  договоров».

           Оформленный  Трудовой  договор  является  основанием  для  издания  приказа  о  приеме  сотрудника  на  работу.

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но одновременно  относятся и к первичным учетным документам, так как они фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием начисления ему заработной платы.

Поэтому в соответствии с Постановлением Правительства Российской федерации “О первичных учетных документах” от 8 июля 1997 года №835 были разработаны и утверждены 5 января 2004 года Постановлением Госкомстата новые формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В соответствии с Постановлением, формы по учёту кадров распространяются на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации. К утверждённым формам относятся Форма №Т-1 “Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу” и форма №Т-1а “Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу”89.

Приказ о приеме на работу (форма Т-1) составляется на каждого вновь зачисляемого в школу.  Форма № Т-1 – Приказ (распоряжение) о приеме на

 

 

работу заполняется  на формате А4. Она отражает все условия работы: постоянная или временная, основная или по совместительству, режим и условия труда, продолжительность рабочего дня и т.д., предусмотрены необходимые визы в момент оформления приема на работу и, в случае необходимости, заключения медицинского осмотра и отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности.

При одновременном приёме нескольких работников, особенно на временные и сезонные работы, при расширении предприятия и т.д. допускается составление приказа сразу на всех принимаемых работников по форме №Т-1а.

При оформлении приказа указываются наименование организации, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Эти данные берутся из трудового договора. После подписания приказ объявляется  работнику под роспись   в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Заверенная копия приказа выдается работнику по  требованию ст.68 ТК РФ.

 Подлинник приказа о  приеме  на работу остается  на хранении в отделе кадров МОУ СОШ, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления заработной платы.  Выписка из приказа о приеме на работу помещается в личное дело работника. На основании приказа о приеме на работу заполняется личная карточка формы Т-2.

Карточка является основным учетным документом, имеющим типовую межведомственную форму, утвержденную органами статистики. Заполняется инженером отдела кадров на всех сотрудников  на основании персональных данных работника. В заголовочной части личной карточки указывается полное наименование организации, ее код по ОКПО и код по ОКУД. Далее проставляется дата составления карточки, указывается табельный номер

 

работника, начальная буква фамилии работника (в графе «Алфавит»), вид работы и пол. Личная карточка состоит из  одиннадцати разделов и заполняется по унифицированной форме.

Карточки хранятся в шкафу в алфавитном порядке. Карточки уволенных сотрудников хранятся в течение календарного года в отдельной  картотеке также в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и сдаются в архив МОУ СОШ. Перед сдачей в архив все карточки  пронумерованы. Срок хранения карточек (формы Т-2)- 75 лет90.

После издания приказа о приеме на работу собираются полные сведения о работнике и его трудовой деятельности, создается «Личное дело». Личные дела в МОУ СОШ ведутся на руководящих и материально-ответственных лиц. 

Заявление содержит следующие реквизиты: адресат, т.е. на имя кого оно подаётся, автор, т.е. чье это заявление, с указанием адреса места жительства, вид документа - Заявление, текст, в нём указывается должность и название структурного подразделения, куда поступает работник, подпись, дата.

            Заявление пишется от руки, унифицированной  формы либо бланка заявления  в  МОУ СОШ нет.

Поступающий на работу сообщает о себе сведения, которые обычно отражаются в заполняемом им личном листке по учёту кадров. Личный листок по учёту кадров является наиболее удобным обобщающим структурированным документом, дающим организации необходимые данные о его работнике.

Личный листок заполняется от руки в одном экземпляре инженером отдела кадров МОУ СОШ без помарок и исправлений. Поэтому, передавая личный листок по учёту кадров для оформления, следует разъяснить порядок заполнения.

Поступающий на работу подписывает заполненный листок по учёту кадров и ставит дату. Данные личного листка подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета (для

 

военнообязанных), документов об образовании, трудовой книжки. Работник, оформляющий прием на работу в МОУ СОШ, этим занимается инженер отдела кадров91,  проверяет правильность изложенных в личном листке сведений, сверяя их с представленными документами.

Инженер отдела кадров, в должностные обязанности которого входит ведение личных  дел, постоянно следит  за сохранностью, состоянием личных

дел,  своевременно вносит все изменения  в учетные данные работника и соблюдает правила оформления личного дела.

        Категорически запрещается вносить  какие-либо изменения или дополнения в личный листок по учету кадров, менять форму. Все изменения в учетных данных работника отражаются в дополнении к личному листу по учету кадров.

Личные дела не выдаются на руки  работникам, на которых они заведены.

Личные дела хранятся  в МОУ СОШ как документы строгой отчетности. Каждое личное дело хранится в папке-регистраторе. Хранение личных дел  систематизируется по алфавиту первой  буквы работников. Для хранения личных дел в отделе кадров школы, как документов строгой отчетности, используются специальные закрывающиеся шкафы.

При переходе работника на другую работу личное дело не передается.

          Дела  уволившихся в течение календарного  года работников  инженер отдела кадров изымает из общего хранения и собирает в отдельную папку. При сдаче документов в архив личные дела  уволенных за год  работников складываются в алфавитном порядке и оформляется в одно дело. Затем дело прошнуровывается, пронумеровывается, подписывается  директором МОУ СОШ мкрн. Вынгапуровский и закрепляется печатью учреждения. Личные дела работников хранятся 75 лет, а руководителей организации постоянно92.

         

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника93. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации94.

Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу. Заполняется трудовая книжка на основании документов, а не со слов поступающего на работу.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение95.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Исправления, внесенные в трудовую книжку, оговариваются и заверяются печатью.

На сегодняшний день порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек изложен в постановлении правительства Российской Федерации от 16.04.2003  № 225 «О трудовых книжках», которое утвердило новые «Правила

 

 

 

ведения и хранения трудовых книжек, изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей»96.

Трудовые книжки являются основным документом о трудовой деятельности и ведутся на всех работников школы, проработавших свыше 5 дней, в том числе и временных работников, а также на нештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих

разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При наличии вкладыша на титульном листе трудовой книжки вверху ставят штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывают серию и номер вкладыша. С каждой записью в трудовой книжке инженер отдела кадров обязан ознакомить её владельца под роспись.

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления97.

При  заполнении дубликата вносят  записи о работе, награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов. Если работник уже имел стаж работы, то при заполнении раздела «Сведения о работе» делают запись об общем стаже работы до поступления в данную организацию. Общий стаж записывается суммарно (количество лет, месяцев, дней работы без уточнения)98.

 

 

 

Инженер отдела кадров ведет «Книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним». В книге регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников МОУ СОШ при поступлении на работу, а также книжки и

вкладыши, выданные вновь. Эта книга пронумерована, прошнурована и скреплена росписью  директора школы и печатью. При получении трудовых книжек в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке формы Т-2 и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей99.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении, хранят в течение двух лет  у инженера отдела кадров отдельно от остальных трудовых книжек. При истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранят в архиве МОУ

СОШ м-на Вынгапуровский в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке100.

Следует отметить, что в процессе возникновения и установления трудовых отношений с работниками школы в МОУ СОШ возникает значительный объем разнообразных документов, которые оформляются по определенным правилам.

 

2.2 Оформление документации по  переводу, предоставлению отпусков,  поощрением, наложению   дисциплинарных взысканий

Переводам посвящена статья 72 Трудового кодекса РФ. В ней сказано: “Перевод на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем”.

      Все переводы допускается  только с письменного согласия  работника.

 

 

Работодатель вправе переводить  работника на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу в той же организации в случае производственной необходимости101.

При переводе работника на другую должность, в другое структурное подразделение порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме:

                        

Схема 1102

Приказ о переводе

на другую должность

 

Запись в                        Запись в личной                     Запись в лицевом

трудовой                       карточке Т-2 и                      счете по заработ-

книжке                           личном деле                         ной плате

Таким образом, первым документом должно быть личное заявление работника с просьбой о переводе.

Заявление имеет следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. Текст заявления излагается   в виде просьбы.