Документирование трудовых отношений

Введение

 

Важнейшей функцией отдела кадров, который занимается документированием трудовых правоотношений, является документирование процесса движения кадров на предприятии. С этой целью целесообразно разработать инструкцию, которая определяла бы порядок оформления документов при приеме на работу переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

Отдел кадров предприятия готовит проекты приказов только по личному составу. Для внесения необходимых данных в учетные документы и личные дела работников выписки из приказов по основной деятельности представляются в отдел кадров канцелярией или другим структурным подразделением, ведущим учет этих приказов.

Цель  данной контрольной работы – рассмотреть  документирование трудовых правоотношений.

При написании  данной контрольной работы использовалась литература различных авторов, таких  как: Аксенов Ю.М., Воробьев Н.И., Кирсанова М.В., Киселева Т.И., Колтунова М.В., Павлюк Л.В., Санкина Л. , Стенюков М.В. и многих других.

 

 

1. Порядок оформления документов при приеме на работу

 

Прием на работу производится руководителем, который наделен правом найма на работу.

При приеме на работу администрация организации  вправе потребовать от поступающего:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую  книжку, за исключением случаев, когда  трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета - для военнообязанных  и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ  об образовании, о квалификации или  наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных  случаях с учетом специфики работы Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

При заключении трудового договора соглашением  сторон может быть обусловлено испытание работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе.

Условие об испытании должно быть указано  в трудовом договоре. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят без испытания.

В период испытания на работника распространяются положения Трудового кодекса, законов, иных нормативных правовых актов, локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашения1.

Испытание при приеме на работу не устанавливается  для:

лиц, поступающих  на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом;

беременных  женщин;

лиц, не достигших возраста восемнадцати лет;

лиц, окончивших образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности;

лиц, избранных (выбранных) на выборную должность на оплачиваемую работу;

лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями;

в иных случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, иными федеральными законами и коллективным договором.

Срок  испытания не может превышать  трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций - шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом.

В срок испытания  не засчитываются период временной нетрудоспособности работника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе.

При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Решение работодателя работник имеет право обжаловать в судебном порядке.

При неудовлетворительном результате испытания расторжение трудового договора производится без учета мнения соответствующего профсоюзного органа и без выплаты выходного пособия1.

Если  срок испытания истек, а работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание и последующее расторжение трудового договора допускается только на общих основаниях.

Если  в период испытания работник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за три дня.

На лиц, поступающих на работу впервые, заполняется трудовая книжка со дня приема на работу Трудовые книжки ведутся на всех работников на предприятии.

На лиц, поступающих на работу отдел кадров оформляет личное дело.

Трудовой  договор заполняется и подписывается  в 2 экземплярах, один из которых хранится в отделе кадров, как правило, в личном деле работника.

Указом  Президента Российской Федерации от 31 июля 1995 г. № 119-ФЗ введен в действие Федеральный закон "Об основах государственной службы Российской Федерации".

Под государственной  службой понимается профессиональная деятельность по обеспечению исполнения полномочий государственных органов. Государственными служащими являются граждане Российской Федерации, исполняющие в порядке, установленном Федеральным законом, обязанности по государственной должности государственной службы за денежное вознаграждение, выплачиваемое за счет средств федерального бюджета или средств бюджета соответствующего субъекта Российской Федерации1.

На государственных  служащих распространяется действие законодательства Российской Федерации о труде с особенностями, предусмотренными Федеральным законом от 31.07.95.

Право поступления  на госслужбу имеют граждане Российской Федерации не моложе 18 лет, владеющие государственным языком, имеющие профессиональное образование и отвечающие требованиям, установленным Федеральным законом для государственных служащих.

При поступлении  на госслужбу работник должен представить:

• личное заявление;
• документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку;
• документ о профессиональном образовании;
• медицинское заключение о состоянии здоровья;
• справку из органов государственной налоговой службы о предоставлении сведений об имущественном положении;
• другие документы, если это предусмотрено законом.

Работник  поступает на государственную службу на условии трудового договора, заключенного на неопределенный срок или на срок не более 5 лет, и оформляется приказом руководителя.

С 27 января 2005 года вступает в действие Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации от 27.07.2004 №79-ФЗ, который отменяет закон «Об основах государственной службы Российской Федерации» и вводит понятие служебного контракта, который может заключаться как на неопределенный срок, так и срок от одного года до пяти лет.

Служебный контракт заключается на основе акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы. Гражданин, поступающий на гражданскую службу, при заключении служебного контракта предъявляет представителю нанимателя:

1) заявление  с просьбой о поступлении на  гражданскую службу и замещении должности гражданской службы;

2) собственноручно  заполненную и подписанную анкету установленной формы;

3) паспорт;

4) трудовую  книжку, за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые;

5) страховое  свидетельство обязательного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые;

6) свидетельство  о постановке физического лица  на учет в налоговом органе по месту жительства на территории Российской Федерации;

7) документы  воинского учета — для военнообязанных  и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

8) документ  об образовании;

9) сведения  о доходах, об имуществе и  обязательствах имущественного  характера.

 

2. Порядок учета кадров

 

Учет  работников по своему назначению разделяется на персональный, штатно-должностной и статистический.

На всех лиц, работающих на предприятии, составляются и сводятся в действующую картотеку личные карточки по установленной форме № Т-2.

Персональный учет научных работников ведется по учетной карточке научного работника, форма № Т-4.

Личные  карточки уволенных постоянно хранятся в алфавитном порядке, отдельно от действующей картотеки, с указанием в карточке даты, номера приказа и причины увольнения работника1.

На работников, удостоенных государственных наград, почетных званий, награжденных отраслевыми вилами наград, составляются и ведутся учетные карточки награжденных, которые сводятся в картотеку. Учет может вестись и в журнале учета награжденных.

Личные  дела составляются и ведутся на работников, перечень которых определяется специально созданной руководителем предприятия комиссией.

Количество  экземпляров личного дела определяется необходимостью. Подлинный экземпляр личного дела ведется по месту работы работника. В вышестоящую инстанцию, которая утверждает работников на некоторых должностях, высылаются копии документов, заверенные отделом кадров предприятия и скрепленные печатью1.

В личное дело включаются документы в следующем  порядке:

• опись документов, имеющихся в личном деле;
• личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4х6 см (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет);
• автобиография;
• копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания.

Далее в личном деле по мере поступления в хронологическом порядке располагаются характеристики, аттестации, представления о назначении, освобождении, увольнении, переводе, направлении на учебу, копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий и другие документы, характеристика работника. Документы личного дела нумеруются.

Докладные, заявления и другие необходимые  справочные материалы располагаются во втором разделе личного дела по мере их поступления.

В дополнение к личному листку по учету кадров вносятся на основе соответствующих документов изменения в учетных данных работника, происшедшие после заполнения им личного листка.

Личный  листок по учету кадров заполняется работником собственноручно, чернилами, разборчиво, без искажений и сокращений наименования предприятий, учреждений и организаций.

При заполнении сведений о трудовой деятельности указывается время вступления в каждую должность и ухода на основании приказов по личному составу или записей в трудовой книжке.

Автобиография пишется в произвольной форме, в  которой кроме сведений о себе и своей деятельности указываются сведения о родственниках и другие сведения, имеющие принципиально важное значение при решении вопроса о более правильном и целесообразном использовании работника на должности.

О всех последующих изменениях в анкетно-биографических данных и других учетных признаках (образование и т.д.) работники обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изменений во все их учетные документы.

Основанием  для внесения изменений должны служить официальные документы.