Документирование трудовых отношений деятельности работников школы микрорайона Вынгапуровский

Содержание локального нормативного акта, регулирующего вопросы получения, обработки и защиты персональных данных, может определяться работодателем самостоятельно с учетом специфики деятельности организации142.

Следует отметить, что ст. 86 ТК РФ не указывает вид документа, который должен быть принят. Это остается на усмотрение работодателя. Таким образом, таким документом может быть положение, инструкция, расписка, специальный приказ, положение, закрепленное в трудовом договоре сотрудника, или какая-либо другая форма и вид документа.

Работодателю при этом необходимо соблюсти следующие требования:

1. Документов должно быть как  минимум два (это определено точной  формулировкой п. 8 ст. 86 ТК РФ, где указано множественное число слова «документ»)143.

2. Каждый принимаемый на работу, а также работники, допущенные  для работы с персональными данными (обязательно!), должны поставить собственноручную подпись под этими документами144.

 

 

 

В  статье 87 ТК РФ сказано, что порядок хранения и использования персональных данных работника устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов. Работодатель

должен осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись (ст. 88 ТК РФ). Более того, в соответствии с Перечнем сведений конфиденциального характера, утв. Указом Президента РФ от 06.03.97 РФ №188145, персональные данные работника являются конфиденциальной информацией. С учетом этого есть также необходимость включать в текст трудовых договоров с работниками, имеющими доступ к персональным данным в силу выполняемых ими должностных обязанностей, условие об их неразглашении и ответственности при нарушении данного обязательства (например, увольнение по инициативе работодателя по подп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ). Таким образом, наличие такого локального нормативного акта обязательно в каждой организации, у каждого работодателя - индивидуального предпринимателя. А его отсутствие может вызвать негативные последствия при очередной проверке соответствующими органами состояния соблюдения работодателем трудового законодательства.

Любой локальный нормативный акт должен приниматься (утверждаться) тем органом, который имеет на это соответствующие полномочия. Зачастую учредительными документами юридических лиц такими полномочиями наделены либо исполнительный орган общества.  Могут быть, конечно, и другие варианты. Поэтому в первую очередь нужно обратиться к учредительным документам и определить, кто будет утверждать, данный локальный нормативный акт и в каком порядке (например, для этого будет созываться внеплановое общее собрание)146.

В том случае, когда персональные данные работника можно получить  только у третьей стороны, ст. 86 ТК РФ устанавливает требование об

 

уведомлении работника заранее. Согласие работника на получение рабодателем персональных данных у третьей стороны должно быть подтверждено письменно.

При составлении локального акта, регулирующего вопросы работы с персональными данными работника, за основу можно взять Положение.

Если с данным положением должно быть ознакомлено небольшое число работников, то их подписи могут быть расположены в конце самого документа. Если же таких работников много, то целесообразно для их ознакомления выделить отдельный список.

Основополагающими документами при разработке Положения о работе с персональными данными являются:

- Конституция РФ147;

- Трудовой кодекс РФ148;

- Федеральным законом РФ «О персональных данных»149;

- Федеральным законом РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»150;

- Федеральным законом РФ «Об архивном деле в РФ»151;

 

 

 

- Указом Президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»152

      -и иными нормативными актами, действующими на территории Российской Федерации153.

При разработке Положения автор также опирался на документы, определяющие деятельность и структуру МОУ СОШ мкрн. Вынгапуровский, прежде всего это Устав154, Правила внутреннего трудового распорядка155 и т.п156.

Схема разработки Положения включает три стадии:

1. Предпроектную стадию,  включающую  ориентировочное и детальное обследование деятельности предприятия.

2. Проектную стадию, состоящую из  последовательной разработки технического  и рабочего проектов.

3. Согласование, подписание и утверждение  положения.

4.  Стадию внедрения157.

Цель предпроектного обследования -сбор данных об организации.

На этом этапе проводятся исследовательские работы и организационно-технические мероприятия по обследованию организации:

- исследуются организационная структура  МОУ СОШ мкрн. Вынгапуровский,

 

 

- сбор и изучение организационной и распорядительной документации организации (учредительных документов, приказов о создании структурных подразделений, штатного расписания и т.д.),

-сбор и изучение действующих законодательных и нормативных правовых актов, утвержденных типовых и примерных положений, инструкций,

рекомендаций, методик, ранее действовавших организационно-правовых документов;

- собеседование с ведущими специалистами с целью выяснения их мнения по поводу содержания будущего организационно-правового документа (положения).

Разработка проекта положения (назначение, структура, основные разделы, принципиальные положения и т.п.):

- согласование концепции с заинтересованными должностными лицами, и работниками,

- составление первого варианта положения, рассылка его в копиях заинтересованным должностным лицам и работникам, сбор замечаний, предложений, пожеланий,

- обобщение и анализ полученных отзывов, составление окончательного варианта проекта положения.

Согласование (визирование) проекта положения с начальником отдела кадров и юрисконсультом МОУ СОШ мкрн. Вынгапуровский.

Подписание, утверждение директором  МОУ СОШ мкрн. Вынгапуровский положения.

Этап внедрения - на данном этапе в МОУ СОШ рассматриваются, и корректируются разделы разработанного положения, и оно используется в МОУ СОШ мкрн. Вынгапуровский. Структура Положения включает в себя следующие основные разделы:

1. Общие положения
2. Сбор, обработка и защита персональных данных работника
3. Хранение персональных данных работника

 

4.Передача персональных данных работника

          5.Обязанности работника и работодателя

          6.Права работников в целях защиты персональных данных

         7.Ответственность за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника

         8.Заключительные положения

Формуляр-образец ПОЛОЖЕНИЯ состоит из реквизитов158:

- наименование организации (автора документа);

- наименование вида документа - ПОЛОЖЕНИЕ;

- дата и номер документа;

- место составления или издания документа;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- гриф утверждения документа;

- визы согласования документа.

Наименование организации - автора документа и ее код указывается в соответствии с положением (уставом) об организации и соответствующим Общесоюзным классификаторам предприятий и организаций159.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000)160.

Датой документа является дата его подписания или утверждения. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр,

 

 

разделенными точкой; год-четырьмя арабскими цифрами. 
   Например, дату 5 июня 2003г. следует оформлять 05.06.2003. 
     Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05

июня 2008 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2010.06.08.»161.

Регистрационный номер положения зависит от того, под каким номером оно зарегистрировано. Регистрационный номер необходим для учета положения и облегчения его поиска в будущем. Регистрационный номер, как и дата, проставляется на положении уже после его утверждения.

Место составления указывается с учетом принятого административно- территориального деления.

Заголовок  - краткое содержание документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста162.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), в данном случае это директор МОУ СОШ. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения163.

Порядок обработки персональных данных работников впервые был определен в российском трудовом законодательстве с принятием 30 декабря 2001 г. Трудового кодекса РФ164. В пункте 8 ст. 86 ТК РФ установлено: работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки

 

 

персональных данных работников, а также их правами и обязанностями в этой области.

В настоящий момент применение главы 14 ТК РФ на практике вызывает еще много вопросов. Например, если исходить из понятия персональных данных работника, это есть не что иное, как информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретно

работника (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни)165. Не ясно, будут ли включаться в эту информацию сведения о родственниках  работника - родителях, супруге, детях, которые предусматривались и предусматриваются анкетными данными; каковы сроки получения указанной информации, поскольку исходя из приведенного определения «работника»  такая информация может быть получена только после заключения трудового договора, ведь перечень документов, предъявляемых при оформлении приема на работу, строго определен ст. 65 ТК РФ, а из этих документов данную информацию не получить.

Однако императивные правила, установленные в гл. 14 ТК РФ, должны составлять основную его часть. Работодатель вправе дополнить и конкретизировать определенные этапы работы с персональными данными, однако такие правила не должны противоречить гл. 14 ТК РФ166.

В соответствии со ст. 90 ТК РФ за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, предусмотрена дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность.

Особое внимание следует обратить на криминализацию правонарушений в области работы с персональными данными, в связи с чем Уголовным

 

 

кодексом РФ167 предусматривается ответственность за злоупотребления и незаконные действия с информационными данными о частной жизни (ст. 137

УК РФ), за неправомерный отказ должностного лица в предоставлении документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы

гражданина, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан (в т. ч. работникам; ст. 140 УК РФ).

Нужно заметить, что согласно ч. 4 ст. 8 ТК РФ нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, не подлежат применению.

Даже краткое изложение содержания «Положение о работе с персональными данными работников» показывает важность этого документа, четко расписывающего порядок работы. Этот документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее и детальнее он разработан, тем четче строится и организуется в дальнейшем работа подразделения. Положение действует до замены его новым.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Без преувеличения можно сказать, что каждый дееспособный гражданин в течение своей жизни неоднократно сталкивается с необходимостью подтвердить возникновение, изменение или прекращение трудовых правоотношений. В ряде случаев законом прямо предусмотрена обязанность работодателя выдавать работнику при наличии такой потребности необходимые документы, связанные с работой. 

Процедуры, как движения персонала, так и документального его оформления строго регламентированы, и сотрудники отдела кадров, специалисты по кадрам должны знать эти правила и точно соблюдать их, поскольку они влекут изменение трудовых отношений.  Порядок приема, перевода и увольнения работников определяется, прежде всего, Трудовым кодексом РФ, а сопровождающие данные процедуры документы, их форма, правила составления, оформления, заполнения и восстановления устанавливаются различными нормативными документами и государственными стандартами. Несоблюдение соответствующих норм в документировании движения кадров влечет неблагоприятные последствия для организации-работодателя. И этим объясняется актуальность и неослабевающий интерес к данной проблеме специалистов разных уровней.