Документирование трудовых отношений деятельности работников школы микрорайона Вынгапуровский

 

 

 

 

 

Например, ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»47. Указом Президента Российской Федерации ограничен доступ к документам, содержащим конфиденциальную информацию. Такой информацией являются:

…сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать личность (персональные данные) за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях…

…сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна

переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее)…48

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации “О первичных учетных документах” от 8 июля 1997 года №835 были разработаны и утверждены 5 января 2004 года Постановлением Госкомстата новые формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В соответствии с Постановлением, формы по учёту кадров распространяются на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации49.

Распоряжением Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р установлены меры по обеспечению сохранности документов по личному

 

 

 

 

составу высвобождаемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридического лица50.

В соответствии с этим распоряжением учредители вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, должны включать в учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу.

         Предусмотрена  обязательность своевременной передачи  документов по личному составу  на государственное хранение  при реорганизации или ликвидации  юридического лица. Органы исполнительной  власти обязаны осуществлять  государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в этих документах положений о кадровой документации.

На сегодняшний день порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек, изложен в постановлении Правительства Российской Федерации от 16.04.2003  № 225 «О трудовых книжках».

Согласно статье 5 «Закона о местном самоуправлении в Ямало-Ненецком автономном округе» к вопросам местного значения относится организации

содержание и развитие муниципальных учреждений, осуществление контроля за их деятельностью51.

Следует заметить, что процесс  создания  кадровых документов  и  организация  работы  с ними  регламентируются  многими законодательными      и правовыми актами, которыми обязаны руководствоваться сотрудники кадровых служб любой организации или предприятия.  

 

 

 

 

 

1.2 Нормативно-методическая регламентация  кадровой деятельности и делопроизводства

 Нормативно-методические акты, регламентирующие кадровое делопроизводство в обществе разнообразны.

С 01.01.2007 года введен в действие национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Настоящий стандарт:

- распространяется на управление  документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы;

- содержит руководящие указания  по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в

соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 900152 и ГОСТ Р ИСО 1400153;

-содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы54.

Следует выделить ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов55». Прежде всего, стоит обратить внимание на рекомендательный характер стандарта. Это принципиальное изменение внесено в стандарт не случайно. В ст. 12 "Принципы стандартизации" первым назван принцип добровольного применения

 

 

 

стандартов56. Следовательно, в новой редакции ГОСТ Р 6.30-2003 должен был быть приведен в соответствие с федеральным законом, и в нем появилось положение о рекомендательном характере стандарта. Однако это не означает, что требования ГОСТ не надо выполнять. В любом стандарте изложены самые необходимые, минимальные требования к изделию или работе. Несоблюдение стандарта ставит изделие или работу ниже элементарных требований. Ни о какой корпоративной культуре работы офиса не может быть и речи, если документы, выходящие из этого офиса, не соответствуют простейшим требованиям стандарта.

Второе значительное изменение, внесенное в ГОСТ Р 6.30-2003, касается появления новых реквизитов. Добавлены реквизиты:

·  ОГРН - основной государственный регистрационный номер;

·  ИНН/КПП - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет.

Эти реквизиты также были внесены в стандарт в связи с выходом законодательно-правовых документов:

·  Федерального закона от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц";

·  Постановления Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. N 438 "О едином государственном реестре юридических лиц" (в ред. Постановления Правительства РФ от 13.11.2002 N 815 и 08.08.2003 N 476).  
Постановлением Правительства утверждены "Правила ведения единого государственного реестра юридических лиц и представления содержащихся в нем сведений". Пункт 8 Правил устанавливает, что Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) указывается "во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием". В соответствии с этим

 

 

 

 

пунктом ГОСТ Р 6.30-2003 добавляет как обязательный, в бланк организации, реквизит ОГРН.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ57), основные положения к документам и службам документационного обеспечения является наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления. Отдельные разделы посвящены организации информационно-поисковым системам, формированию дел и передаче их на архивное хранение.

        Следующая  подгруппа  нормативных  документов  представлена  общероссийскими  классификаторами  технико-экономической  и  социальной  информации (ОК ТЭСИ).

Классификатор -  это  нормативный  документ, по  своему  статусу  соответствующий  государственному  стандарту, в  котором  содержится  систематизированный  свод  наименований  и  кодов  классификационных 

группировок  и  (или)  объектов  классификации58.  Общероссийские  классификаторы  созданы  для  выполнения  целого  ряда  функций. 

В  работе  с  документацией  по  личному  составу  используются  классификаторы, выполняющие  роль  идентификаторов  для  обозначения  различных  понятий - объектов  народного  хозяйства, профессий, документации, сведений  об  образовании  и  др.   Каждый   классификатор  содержит   блок    наименований  объектов  классификации  и  блок, включающий  коды.  Коды  используются  при  обмене  информацией  между  автоматизированными  системами, и  при  заполнении  документов  на  компьютере. Например, Общероссийский  классификатор  профессий  рабочих, должностей  служащих  и  тарифных  окладов (ОКПДТР)59 позволяет 

 

 

 

кодировать  анкетно-биографические  данные  о  работниках, сведениях  об  образовании, занимаемой  должности  и  др. Классификатор  применяется  при  заполнении  ряда  учетных  форм (карточки формы  Т-2), используемых  в  деятельности  отдела кадров МОУ СОШ микрорайона Вынгапуровский.

Общероссийский классификатор  специальностей  по  образованию (ОКСО)60  предназначен  для  кодирования  информации  о  специальностях, специализациях, областях  знаний (наук), направлениях  подготовки.

Общероссийский  классификатор  управленческой  документации (ОКУД) служит  основой  для  кодирования  документов  в  информационно-поисковых  системах. ОКУД  предназначен  для  решения  задач  по  регистрации  унифицированных  форм  документов, а  также  для  контроля  за  составом  документов  и  исключения  дублирования  унифицированных  форм. Код  по  ОКУД61  должен  проставляться  на  каждой  унифицированной  форме.

Помимо  названных  выше  классификаторов  сотрудники отдела кадров МОУ СОШ используют  при  оформлении  документов  Общероссийский классификатор  предприятий  и  организаций (ОКПО), который  содержит  наименования  и  коды  предприятий  и  организаций, обладающих  правами  и  обязанностями  юридического  лица62.

Основные правила работы архивов организаций63, правила необходимы для более эффективной организации архивного дела, а также строгого соблюдения соответствующих нормативно-методических документов в области архивного дела. Правила, издаваемые архивной службой, являются ценным нормативно-методическим материалом при формировании архива любой организации, независимо от формы собственности, так как охватывают

 

 

 

 

практически все стороны деятельности и дают методику работы с архивными документами.

С 2004 года внедрен в практику документирования кадровых служб сборник унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В  сборник включены формы документов по учету кадров (основные виды приказов, личные и учетные карточки, штатное расписание и др.)64.

Министерство  труда  многие  десятилетия  создает  документы, связанные  с  организацией  труда.  В  этом  ведомстве  разработаны  нормативные  документы, определяющие  требования  к  квалификации  кадровых  работников, типовые  нормы  времени  на  работы  по  комплектованию  и  учету  кадров,  методика  расчета  численности  персонала  кадровой  службы65, а  также  определены  правила  ведения    трудовых   книжек «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и  в организациях66». «Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров» - является незаменимым справочником при выполнении целого ряда работ, с подробным их содержание. Важное значение имеет «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»67.

Управлением по делам архивов администрации Тюменской области в 2001 году изданы  и  переданы в организации методические рекомендации по применению «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в

деятельности организаций, с указанием сроков хранения», где указывается, что действие перечня распространяется на все организации, независимо от того, являются они источниками комплектования госархивов, или не являются, при этом временные сроки хранения применяются всеми организациями68. Перечень типовых документов, а также рекомендации по его применению69 необходимо использовать в качестве основного нормативного документа и в первую очередь -при подготовке номенклатур, дел и формировании дела в делопроизводстве, а также при определении сроков хранения и отборе документов на постоянное хранение.

Квалификационный  справочник  должностей  руководителей, специалистов  и  других  служащих70, который  предназначен  для  закрепления  квалификационных  характеристик  к  общеотраслевым  должностям.  Справочник  утвержден  Министерством  труда Российской  Федерации, сфера 

его  действия  распространяется  на  предприятия, организации  и  учреждения, находящиеся  на  бюджетном  финансировании. В  данном  нормативном  документе  содержатся  квалификационные  характеристики  специалистов, руководителей  и  технических  исполнителей. Прямое  назначение 

 

справочника  состоит  в  регламентации  необходимых  видов  работ, выполняемых  служащими  разных  специальностей.  Он  создает  основу  для  разработки  должностных  инструкций, закрепляет  функции, через  регламентирование  основных  видов  работ, выполняемых  работниками.

Кроме  этого  норматива, используется  и  Тарифно-квалификационный  справочник71,  в  который  включены  постановления  Правительства Российской 

Федерации  о  дифференциации  в  уровнях  оплаты  труда  работников  бюджетной  сферы  на  основе  единой  тарифной  сетки, единая  тарифная  сетка  по  оплате  труда  работников  бюджетной  сферы, разряды  оплаты труда  в  соответствии  с  ней. Тарифно-квалификационные  характеристики  по  общеотраслевым  должностям  служащих  являются  основой  дифференциации  в  уровне  оплаты  труда  работников, основой  разработки  должностных  инструкций.

Таким образом, существующая на сегодняшний день нормативно - методическая база документирования представлена множеством документов, часть из вышеназванных документов полностью посвящена вопросам делопроизводства. В любой организации, учреждении должны быть знакомы с этой базой, ориентироваться в ней,  понимать и использовать как основу для своей ежедневной работы.