Совершенствование автоматизации работы с клиентами в ООО Екатеринбург-2000

      Поскольку автоматизация различных работ  оказывает самое разное влияние на хозяйственную деятельность, то эффективность создания АСОИ выражается не одним, а совокупностью показателей экономической эффективности. 

      Такая совокупность включает основные обобщающие и частные показатели экономической эффективности. Согласно ГОСТ 24.702-85 к основным обобщающим показателям относятся: годовой экономический эффект, расчетный коэффициент на разработку и внедрение системы, срок окупаемости капитальных затрат и т.д.

      Экономический эффект от внедрения вычислительной техники подразделяют на прямой и косвенный. Эффективность определяют по отдельным стадиям, операциям, участкам работ, задачам, функциям управления или по объекту автоматизации работ в целом. При исчислении прямой эффективности наиболее распространен индуктивный метод, в соответствии с которым расчеты производят, начиная с отдельных элементов работ; при определении косвенной эффективности расчеты производят по функциям управления или объекту в целом.

      Под прямой эффективностью понимают экономию материально-трудовых ресурсов и денежных средств, полученную в результате сокращения численности управленческого персонала, фонда заработной платы, расхода основных и вспомогательных материалов, вследствие механизации и автоматизации конкретных видов планово-учетных и других вычислительных работ.

      В сфере обработки данных применение вычислительной техники приводит к  следующим положительным изменениям: снижению затрат труда (в человеко-часах) и затрат (в стоимостном выражении) для обработки данных, получению более полной (разнообразной и подробной) результатной информации, получению результатной информации для оптимизационных расчетов (с помощью математических методов), сокращению сроков получения результатной информации, получение результатной информации для управления в менее деятельные интервалы времени (увеличение периодичности предоставления информации), улучшению качества заполнения результатных документов, увеличению количества экземпляров результатных сводок.

      Показатели  прямого эффекта делятся на натуральные  и стоимостные.

      Не  исключено, что внедрение АСОИ не приведет к уменьшению числа работников планово-учетных служб. На отдельных этапах этой работы возможно даже увеличение затрат на выполнение учетных работ. Это является следствием того, что при внедрении вычислительной техники, в частности при организации ИВЦ, предусматривается рост аппарата за счет инженеров, программистов, техников, механиков, операторов и других специалистов по обслуживанию и эксплуатации машин, что приводит к увеличению затрат по обработке информации. Однако при этом, как правило, существенно повысится качество управления, т.е. учета, планирования, анализа, что приведет к рациональному использованию производственных ресурсов, а соответственно к экономии материальных и трудовых затрат, снижению себестоимости работ, повышению производительности труда, увеличению выпуска продукции. В этом случае эффективность от внедрения техники находит проявление в конечных результатах хозяйствования.

    Экономическую эффективность машинного преобразования информации, проявляющуюся в конечных результатах производственной деятельности предприятий, называют условной. Ее локальными критериями могут быть:

  – сокращение сроков составления отчетов;

  – повышение качества планово-учетных и аналитических работ;

  – сокращение документооборота;

  – повышение производительности.

    Основным  же показателем является повышение  качества управления, которое, как и при прямой экономической эффективности, ведет к экономии живого и овеществленного труда.

    Оба вида рассмотренной экономической  эффективности взаимоувязаны. Однако величина прямой эффективности всегда меньше условной, так как первая является слагаемой второй.

    Применительно к условиям индустрии обработки  информации возможные потери, влекущие к снижению уровня эффективности  можно классифицировать следующим  образом:

      – потери рабочего времени: простои, сверхурочные работы, работы в выходные дни, использование специалистов на работах, не соответствующим их профессиональной подготовке и квалификации, непроизводительная работа;

      – потери средств труда: бездействующее оборудование, неполное использование оборудования по времени, неполное использование технических возможностей оборудования;

      – потери предметов труда: рациональное использование предметов труда, потери, связанные с организацией хранения материалов. 

      3.2. Расчет показателей  экономической эффективности  проекта 

      К основным обобщающим показателям экономической эффективности относятся:

• годовой экономический эффект от разработки и внедрения автоматизированной системы;
• срок окупаемости автоматизированной системы;
• расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат.

      Годовой экономический эффект определяется как разность между годовой экономией (или годовым приростом) и нормативной прибылью.

                    Э = П – К * Ен   ,            (3.1)

      где

      Э – годовой экономический эффект (руб.);

      П – годовая экономия (или годовой прирост)  (руб.);

      К – единовременные затраты (руб.);

      Ен  – нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений   (Ен – представляет собой минимальную норму эффективности капитальных вложений, ниже которой они не целесообразны. Значение  Ен принимается равным 0.3)

      Произведение  К * Ен следует рассматривать как нормативную прибыль, которая должна быть получена от внедрения системы.

      Коэффициент эффективности капитальных затрат – представляет собой отношение  годовой экономии (годового прироста прибыли) к капитальным затратам на разработку и внедрение автоматизированной системы.

                  Ер = П / К,                  (3.2)

      где

      Ер  – коэффициент эффективности капитальных затрат.

      Срок  окупаемости затрат на внедрение  модернизируемого проекта машинной обработки информации представляет собой отношение капитальных затрат на разработку и внедрение автоматизированной системы к годовой экономии (годовому приросту прибыли).

                     Т = К / П,              (3.3)

      где

      Т– срок окупаемости капитальных затрат на внедрение автоматизированной системы (мес.).

      Расчет  вышеперечисленных обобщающих показателей  предполагает предварительное вычисление частных показателей, характеризующих создаваемую автоматизированную систему.

    1. Единовременные затраты ( К, руб.)

                                                           Таблица 3.1

Единовременные  затраты

 

      Замечание: предполагается, что доставка и монтаж оборудования производится бесплатно.

      2. Эксплутационные расходы (в расчете на обработку одного документа).

      Приведем  расчет заработной платы специалиста  на обработку одного документа.

      Рабочее дневное время специалиста составляет 7 часов или 420 минут. Предполагается, что пропускная способность при  ручном оформлении документов – 100 документов в день.

                                                               Таблица 3.2

Типовые операции обработки документов

 

      Экономия  времени на обработку документов 300/140 = 2,14

      Следовательно, при машинной обработке специалист сможет обработать  214 документов в  день. Из этого следует, что время, затрачиваемое им на обслуживание одного договора при ручном оформлении – 4.2 минут (420/100), при машинном оформлении – 1,96 минуты (420/214).

      Заработная  плата специалиста в месяц  15000 руб./месяц, Следовательно, его заработная плата в день соответственно равна 750 руб. и, в минуту 1,8 руб.

    Умножив заработную плату специалиста в минуту на время обработки одного документа, получим его заработную плату за один документ. При ручном оформлении она составляет 7,56 руб./док., при машинном – 3,53 руб./док.

    Расчет  остальных показателей производится подобным образом. 

                                                               Таблица 3.3

Эксплуатационные  затраты

 

    Опишем  технологию расчета заработной платы  специалиста в расчете на обслуживание 1 договора при ручном и при машинном оформлении.

    После этого можно приступить к расчету основных показателей.

    1. Прирост прибыли в день рассчитывается  по формуле:

               Пдень= Qкл * ( С1 – С2),            (3.4)

где

П – прирост прибыли (руб.);

Q – количество документов в день при машинной обработке (шт.);

С1, С2 - затраты при ручном и машинном способе оформлении документов (руб.).

Пдень = 214 * ( 10,224 – 7,0155 ) = 686,6 (руб.)

Значит, прирост прибыли в год равен: