Совершенствование автоматизации работы с клиентами в ООО Екатеринбург-2000

      Выходными документами разрабатываемой программы  являются отчеты, карточка клиента.

      Предполагаются  следующие информационные решения, касающиеся

разрабатываемого программного средства:

• ввод информации в базу данных осуществляется вручную с бумажных носителей. Информация записывается в базу автоматически;
• обработка данных осуществляется в диалоговом режиме;
• пользователь получает информацию из базы данных на экран ПЭВМ, кроме того, информация может выдаваться на принтер в случае распечатки различных стандартных форм. Информация выдается распределенно, т.к. каждый пользователь может получить различные виды информации, работая с одной и той же базой данных;
• база данных состоит из одного файла, имеющего расширение «.mdb» (формат Microsoft Access 2000).

      Информационное  обеспечение (ИО) – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных. Данная подсистема предназначена для своевременного представления информации, принятия управленческих решений.

      Задачи  информационного обеспечения:

• представление полной, достоверной и своевременной информации для принятия управленческих решений;
• полное отображение объекта управления в системе показателей;
• обеспечение взаимной увязки задач, решаемых в различных функциональных подсистемах;
• минимизация затрат на организацию информационных процессов;
• организация эффективного хранения и поиска данных;
• обеспечение своевременности получения, обработки и выдачи информации конкретным пользователям;
• разработка методических материалов, обеспечивающих функционирование перечисленных компонентов.

      К операционной системе можно выдвинуть  следующие требования:

• требование надежности (критически важные структуры ядра системы, коды драйверов устройств должны быть доступны только для чтения, операционная система должна позволять пользователям и системным администраторам восстанавливать предыдущее состояние компьютерной системы без потери данных);
• требование понятности пользователю (интерфейс операционной системы должен быть «дружественным», изменение настроек системы может производиться в диалоговом режиме);
• требование защиты информации (операционная система должна иметь средства аутентификации и идентификации, иметь встроенные средства аудита доступа к информации);
• требование минимизации затрат на сопровождение и поддержку;
• требование эргономичности.

      К системе управления базами данных, используемой для разработки и использования базы данных, можно выдвинуть следующие требования:

• требование надежности (СУБД должна позволять пользователям и системным администраторам восстанавливать предыдущее состояние СУБД без потери данных);
• требование защиты информации (СУБД должна иметь средства аутентификации и идентификации, иметь возможность разграничения доступа к объектам базы данных – различные группы пользователей должны иметь различные права на доступ к объектам базы данных);
• требование модифицируемости (база данных должна быть легко расширена при помощи добавления новых объектов);
• требование минимизации затрат на сопровождение и поддержку;
• требование эргономичности.

      Программное обеспечение – совокупность программ системы обработки данных и программных  документов, необходимых для эксплуатации этих программ. ПО делится на два комплекса: общее (операционные системы, операционные оболочки, компиляторы, интерпретаторы, программные среды для разработки прикладных программ, СУБД, сетевые программы и т.д.) и прикладное (совокупность прикладных программ, разработанных для конкретных задач в рамках функциональных подсистем, и контрольные примеры).

      К общесистемному программному обеспечению относятся программы, рассчитанные на широкий круг пользователей и предназначенные для организации вычислительного процесса и решений часто встречающихся задач обработки информации. Они позволяют расширить функциональные возможности ЭВМ, автоматизировать планирование очередности вычислительных работ, осуществлять контроль и управление процессом обработки данных, а также автоматизировать работу программистов. К данному классу ПО можно отнести операционные системы, интегрированные  средства управления задачами. В рамках создания данной АИС планируется использование операционной системы Windows ХР.

      Для эффективной работы с большим  информационным потоком, база данных в составе ЭИС должна отвечать следующим требованиям:

• хранение больших объёмов актуальной и достоверной информации;
• простота обращений пользователей к БД;
• возможность внесения, изменения, удаления, сортировки и других манипуляций с данными БД;
• поиск информации по различным группам признаков;
• возможность расширения и реорганизации данных в БД при изменениях предметной области.

      Для создания базы данных, а также самого разрабатываемого программного средства, осуществляющего доступ к данным базы, было принято решение использовать Microsoft Access 2003.

      Access — это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

      Система Access — это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access. По сути дела, многие инструментальные средства Access (например, мастера и конструкторы) написаны именно на VBA.

      В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

      Реляционная обработка данных в Access за счет гибкой архитектуры системы способна удовлетворить любые потребности. При этом Access может использоваться как автономная СУБД в режиме файл-сервера или клиентского компонента таких продуктов, как SQL Server.

      Система Access поддерживает обработку транзакций с гарантией их целостности. Кроме того, предусмотрена защита на уровне пользователя, что позволяет контролировать доступ к данным отдельных пользователей и целых групп.

      Мастер (Wizard) — специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательного диалога. Мастера задают наводящие вопросы относительно содержания, стиля и формата создаваемого объекта; затем они автоматически строят нужный объект. В составе Access около ста мастеров, помогающих конструировать базы данных, приложения, таблицы, формы, отчеты, диаграммы, почтовые наклейки, элементы управления и свойства. Допускается даже настройка мастеров для решения разных задач.

      Access позволяет импортировать и экспортировать файлы многих известных форматов, включая dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, многие текстовые форматы ASCII (в том числе с фиксированной длиной строки или заданным ограничителем), а также данные в формате HTML.

      Связывание (присоединение) означает, что можно использовать внешние данные без создания таблицы Access. Можно устанавливать подобную связь с данными dBASE, FoxPro, Excel, ASCII и SQL. Очень мощная возможность — связывание таблиц Access с их внешними таблицами с последующим совместным использованием; это относится к таблицам Access, dBASE, FoxPro и SQL Server.

      Окна  конструкторов форм и отчетов  имеют одинаковый интерфейс и  предоставляют пользователю много возможностей. Форма или отчет конструируется по принципу WYSIWYG (What You See Is What You Get — что видишь, то и получишь). Добавляя очередной элемент управления, пользователь видит, как при этом изменяется создаваемая форма.

      В формы и отчеты можно включать надписи, поля текстовых данных, переключатели, флажки, линии и прямоугольники, а также оформлять их, выделяя элементы цветом и тенью. Более того, можно включать целые рисунки, диаграммы, подформы и подотчеты. При этом все параметры представления данных остаются полностью подконтрольными пользователю. Формы могут занимать много страниц, а в отчетах может быть предусмотрено много уровней группировки данных и подведения итогов. Формы и отчеты можно просматривать в режиме предварительного просмотра.

      Конструктор отчетов — очень мощное средство, допускающее использование до десяти уровней группировки и сортировки. Благодаря ему существует возможность создания отчетов, демонстрирующих процентные и итоговые показатели, получить которые можно лишь за два прохода. Допускается создание многих типов отчетов, которые включают почтовые наклейки и списки рассылки почты.

      Одна  из самых мощных возможностей Access одновременно является и наиболее важной. Отношения позволяют связать таблицы графически. После подобного связывания таблицы выступают уже как одно целое, и теперь можно строить запросы применительно к любым данным в них. Можно выбирать конкретные поля, определять порядок сортировки, создавать вычисляемые выражения и вводить критерии отбора нужных записей. Можно отображать результаты выполнения запроса в виде таблицы, формы или отчета.

      Можно создавать запросы, которые обеспечивают вычисление итогов, отображение сгруппированных и построение новых таблиц. Запрос можно использовать даже для обновления данных в таблицах, удаления записей и добавления одной таблицы к другой.

      В Access используется то же самое графическое приложение, что и в Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Project. Оно позволяет создавать сотни типов графиков и диаграмм, настраивая их, исходя из конкретных потребностей. Можно создавать гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие диаграммы, причем как двух-, так и трехмерные. Их можно произвольно сопровождать текстом, оформлять разными цветами и узорами. Значения могут отображаться в столбцах или секторах круговых диаграмм. Можно разворачивать изображения диаграмм так, чтобы они воспроизводились под любым удобным углом зрения. Все это обеспечивает программа Access Graph. 

      1.7. Обоснование проектных решений по технологии сбора,  передачи,

                                               обработки и выдачи  информации 

      Ежедневно в компанию поступает большое  количество договоров,   заключенных с абонентами компании. Далее, необходимо по наличию документов оформить карточку клиента в системе и присвоить  учётный номер договору. Для уменьшения рисков, связанных с возникновением ошибок и предлагается в наибольшей степени автоматизировать процесс сбора, передачи, обработки и выдачи информации.

          Технология переработки информации начинается с формирования информационного ресурса, которые в последующем  должен перерасти в информационный продукт.

        Для реализации совершенствования  автоматизации анализа и учёта  реестра договоров было проанализировано состояние договоров компании ООО «Екатеринбург-2000»: все ли документы имеются для заведения карточки клиента в системе (для физических и юридических лиц), срок действия договора, тарифный план, необходимые подписи. Была рассмотрена структура и функциональность отделов компании. Немаловажными являются требования к организации сбора информации: достоверность, полнота, своевременность, точность.

      Технологический процесс сбора информации будет  представлять собой ввод информации с пакета  документов в базы данных, контроль за допустимостью значений, обеспечение ввода данных путем выбора из списка.