ify">      Сбор  заключается в определении и  регистрации на носителе данных количественных и качественных значений показателей, отражающих состояние объекта. Сбор данных отличается большой трудоемкостью, требует участия многих специалистов. Операции могут выполняться как вручную, так и с использованием техники.

      Передача  информации в системе производится в форме документов и посредством локальной вычислительной сети (в интерактивном режиме в ПК). Последнее обеспечивает повышение оперативности.

      Обработка информации – выполнение арифметических операций. При обработке экономической информации наибольший удельный вес имеет получение итогов.

      Этап  обработки информации на ЭВМ является наиболее автоматизированным. Здесь основную нагрузку несут программные средства. Их взаимосвязанная автоматическая работа обеспечивает математическую и логическую обработку информации, вывод по заданным формам результатных данных.

      Обработка данных. Сортировка, корректировка, накопление и обработка являются основными в процессе функционирования системы. Существуют виды сортировки: упорядочение, распределение, объединение. Сортировки подразделяются также на внутренние и внешние.

      Корректировка – процесс, позволяющий поддерживать файлы данных в актуальном состоянии. При корректировке могут выполняться следующие действия: добавление, исключение, изменение. Объектами корректировки могут быть записи файлов или отдельные поля записи. Корректировка автономных файлов существенно отличается от корректировки базы данных; во втором случае корректировка осуществляется по соответствующим связям файлов.

      Обеспечение выдачи информации производится в виде установленных форм документов на основании  критериев, определяемых пользователем и информационной базы.

      Вывод информации. По способу отображения  информации различают.

• вывод данных на бумагу, машинные носители;
• вывод на видеотерминалы.

2. Проектная часть

      2.1. Содержательная постановка  задачи совершенствования учета, ведения и анализа реестра договоров в компании

 

     Главной целью данного дипломного проекта  является разработка автоматизированной системы учета реестра договоров в компании ООО «Екатеринбург-2000».

     Основные  задачи системы:

• автоматизация учета договоров;
• оформление необходимых документов;
• оперативное формирование журналов и отчетов;
• повышение скорости получения информации.

      Можно выделить следующие цели автоматизированного  варианта решения задачи:

• сокращение времени обработки и получения данных о договорах компании;
• автоматизированный учет договоров;
• автоматизированная подготовка документов;
• повышение степени достоверности информации о договорах компании;
• повышение степени защищенности информации;
• повышение степени достоверности информации, необходимой для принятия управленческих решений.

      Целесообразность  решения задачи заключается в  том, что она уменьшает ручной труд, сокращает затраты, количество ошибок, повышает оперативность получения  информации.

      Методом решения задачи являются программные  средства, которые  реализуются посредством Microsoft Access  для Windows. База данных состоит из одного файла, имеющего расширение «.mdb» (формат Microsoft Access 2000). Обновление файла базы данных происходит по мере необходимости при корректировке данных хранящихся в базе. Для поддержания целостности данных целесообразно использовать типовые процедуры обновления данных.

      Процесс обработки данных предполагается осуществлять в диалоговом режиме. Данный режим  обработки наиболее понятен пользователю, а значит повышает эффективность работы с программой.

      Следует отметить, что для повышения эффективности  процесса управления учета договоров работу с проектируемой программой необходимо осуществлять постоянно.

    Требования  к программному обеспечению. Система, работающая в операционной среде MS Windows 98 и выше, использующая высоконадежную и профессиональную СУБД.

     Основные  преимущества:

• устойчивость при работе с программой, гарантированную полноту сохранности информации;
• режим реального времени, возможность в любой момент получить отчет, соответствующий текущему состоянию;
• простота освоения, встроенная система гипертекстовой справкой позволяет начинать работу с программой  любому пользователю, знакомому с основными работами в операционной среде MS Windows;
• минимальные требования к аппаратному и системному обеспечению.

      Технологический метод решения задачи. Применяется  счетно-аналитический метод решения  задачи с использованием типовых  проектных решений:

• сбор и регистрация данных;
• ввод данных;
• обработка данных;
• корректировка;
• накопление данных;
• вывод информации на экран или печать.

      Требования  к организации сбора входной  информации. К основным требованиям организации сбора входной информации относятся:

• своевременность;
• точность;
• постоянство обновления;
• контроль информации;
• достоверность.

2.2. Алгоритм решения  задачи

 
 

     Алгоритм  решения задачи учета договоров  состоит из следующих этапов:

1. сбор информации об адресах офисов, тарифных планах, стандартах связи, Правилах предоставления услуг сотовой связи, абонентских номерах;
2. создание и заполнение справочников на основе собранных данных (создание справочников Место заключения договоров, Тарифные планы, Стандарты связи, Типы абонентов, Данные о номерах телефонов);
3. создание форм – Главная форма, Договора, Абоненты (физические лица), Абоненты(юридические лица), Место заключения договоров, Тарифные планы, Стандарты связи, Типы абонентов, Данные о номерах телефонов.
4. формирование выходных документов – Карточка договора.
5. формирование отчетов – Реестр договоров,  Договор.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      

      

        

        

      

        

         

      

      

      

        

      

                                  да 

      

        нет

                  

        

         

      

         

      

      

Рис. 2.1 Блок-схема алгоритма  решения задачи

2.3. Информационное обеспечение  задачи

 

2.3.1. Характеристика входной  информации 

     Для формирования базы данных необходимо заполнить справочники нормативно-справочной информации (НСИ). НСИ выполняет роль механизма, передающего информацию от задачи к задаче или внутри задачи. Информация, поступает от пользователя в систему во время диалога, по содержанию является либо командами, выполняя те или иные операции, либо данными.

     Данные  – это информация числового или текстового характера, помещаемая в базу данных. Занесение данных ведется с использованием экранных форм в соответствующие справочники.

     В данной задаче создаются файлы базы данных реляционного типа, которые связаны с файлами баз данных входной оперативной информации.

      При ведении системы нормативно-справочной информации (НСИ) соблюдаются следующие  принципы организации:

• уникальность и единство обозначения одного и того же объекта для любой задачи в рамках системы, что обеспечивает информационную связь между задачами;
• возможность подключения новых классификаторов и справочников и сопряжения их с существующими;
• взаимоувязка элементов НСИ;
• оперативность внесения изменений в элементы НСИ.

      Входная информация может располагаться  на различных носителях: первичные  документы, машинные носители. Справочники разработанной базы данных: Место заключения договоров, Тарифные планы, Стандарты связи, Типы абонентов, Данные о номерах телефонов. 

      Справочник  Место заключения договоров хранит информацию  о населенных пунктах, в которых заключаются договора.

Таблица 2.1

Структура таблицы Место заключения договоров

 

      Справочник  Тарифные планы хранит информацию  о тарифных планах.

Таблица 2.2

Структура таблицы Тарифные планы

 

      Справочник  Стандарты связи хранит информацию о стандартах связи.

Таблица 2.3

Структура таблицы Стандарты связи

 
 
 

     Справочник  Типы абонентов  предназначен для  хранения данных о юридических типах  абонентов.