Совершенствование автоматизации работы с клиентами в ООО Екатеринбург-2000

                                       операций             обслуживания                             фиксированной связи

 
 

Отдел                  Отдел по работе                Отдел офисного            Отдел региональных

платежей             с корпоративными           обслуживания               офисов обслуживания

                             клиентами и VIP-              г.Екатеринбурга

                             клиентами

 

Отдел              Претензионный       Отдел кредитования    Группа по          Отдел по взысканию

роуминга         отдел                        и авансового                  работе с             дебиторской

                                         контроля                       платежными      задолженности

                                                                          системами и

                       банками

       

Отдел                                       Отдел регламентации             Отдел информационной 

контроля                                  бизнес-процессов                    поддержки

качества

 

Отдел                    Справочно-                Отдел                      Отдел                   Отдел

коммерческой      информационный     обслуживания         технической        дистанционного

информации         отдел                          фиксированной      поддержки           обслуживания

                                                 связи

 

Отдел новых                      Отдел маркетинговой                   Отдел рекламы              

продуктов                          информации

Организационная структура компании ООО «Екатеринбург-2000»  Рис. 1.1.                                                                                               

      1.4. Экономическая сущность  задачи автоматизации  совершенствования  учета, ведения  и анализа реестра договоров

 

      Под информационными технологиями в  учете понимают человеко-машинные системы, созданные на базе современных средств вычислительной техники, обеспечивающих автоматизированное выполнение функций  учета. Информационные технологии определяют способы, методы и средства сбора, регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации в информационные системы. Технологический процесс обработки информации информационных систем состоит из отдельных операций, реализуемых с использованием комплекса технических и программных средств. Комплекс технических и программных средств постоянно расширяется, в сторону применения различных информационных сред, включая мультимедиа.

      К организации информационной технологии учета реестра договоров предъявляется ряд требований: повышение качества обслуживания аппарата управления информацией о состоянии компании; повышение качества учета за счет достоверности и оперативности исходных данных; улучшение организации учета и снижение его трудоемкости за счет автоматизации учетно-вычислительных функций, и повышение производительности труда работников.

      В условиях современного рынка, в условиях постоянно усиливающейся конкуренции на рынках телекоммуникаций, без элементарной автоматизации эффективно развиваться практически невозможно. Основная задача автоматизации – получить конкурентные преимущества за счет использования передовых технологий, которые предназначены существенно повысить эффективность деятельности.

      Основными показателями, которыми руководствуется  потребитель при выборе оператора  связи, являются зона покрытия и тарифы за услуги связи. Причём, второй показатель, как показывает практика, напрямую зависит от первого.

      Ручная  обработка большого объема информации не исключает ошибки, упущения в  работе и неполное отображение необходимой  информации. Все это в совокупности непосредственно влияет на качество работы, на выполнение поставленных целей, а также может стать причиной серьезных  экономических просчетов.

      Учет  – одна из наиболее трудоемких функций  управления, включает в себя совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического  учета. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей.  Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.

      Особенности учетной информации:

• отражает информационные процессы, свойственные сложному объекту регулирования, где имеет место большое число взаимосвязей внутреннего и внешнего характера;
• отличается массовостью выполняемых однородных арифметических операций, производимых над группами данных и сложностью выполняемых расчетов, что является предпосылками использования вычислительной техники;
• характеризуется цикличностью обработки, связанной с особенностями ведения учета, подвергается одинаковой обработке за одни и те же временные периоды при изменении содержания и числового наполнения;
• отличается сложностью расчетов.

      Учет  договоров – задача, от эффективности решения которой зависит эффективность работы компании в целом. Совершенствование информационных процессов ведет к большим экономическим выгодам: экономии рабочего времени на поиск, оформление и анализа информации, оформления документов, сбора и передачи исходных и результативных данных, четкая и быстрая работа с договорами облегчит учет и контроль, без которого серьезный бизнес невозможен.  

      1.5. Обоснование необходимости  использования вычислительной техники для решения задачи учета реестра договоров

 

      Важнейшим фактором повышения эффективности  производства в любой отрасли  является улучшение управления. Совершенствование  форм и методов управления происходит на основе достижений  научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, методов и способов накапливания, обработки и передачи информации с помощью электронных вычислительных машин и других технических средств.

       В настоящее время все предприятия испытывают потребность в расширении аналитических работ, связанных с разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений.

      Автоматизированная  обработка экономической информации с применением средств связи  и оргтехники вооружает непосредственных исполнителей точными сведениями об объеме работы, проделанной за любой  отрезок времени, об использовании  трудовых и материальных ресурсов, о себестоимости и трудоемкости отдельных видов продукции и др. На основе этих  данных осуществляются расчеты экономической эффективности производства.

      Дальнейшая  автоматизация управленческого  труда служит средством сокращения и удешевления аппарата управления.

      Использование современных информационных технологий в сфере управления обеспечивает повышение качества экономической  информации, ее точности, объективности, оперативности и как следствие  этого, возможности принятия своевременных  управленческих решений.

      Автоматизация учета реестра договоров позволяет значительно сократить издержки, уменьшает время на поиск договоров, повышает качество обслуживания клиентов, устраняет ошибки, содействует эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

      Целью ИС является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию по учету абонентов и  реализации услуг.

     Сотрудники  компании более половины рабочего времени  затрачивают на поиск договоров, поскольку они хранятся в разных отделах и единой базы договоров нет. Трудоемкость учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления договоров. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает.  Массовые повторяющиеся операции по оформлению договоров, ведению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации.

       Неотъемлемую  часть процесса разработки сложной  информационной системы составляет решение таких ключевых вопросов, как выбор состава вычислительной техники, определение их характеристик.

       Важными характеристиками технических средств  являются:

• надежность функционирования системы;
• функциональная полнота системы;
• быстродействие;
• минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

     Цель использования вычислительной техники – избежать потерь, неизбежных при традиционных методах ввода данных и их обработки.

      А результатом использования вычислительной техники и новейшего программного обеспечения является  автоматический, защищенный и контролируемый обмен информацией, а также:

• экономия времени и денег: устраняется повторный ввод одного и того же документа;
• уменьшение ошибок и повышение точности взаимодействия: осуществляется автоматическая проверка данных перед их введением в систему.

 

1.6. Обоснование проектных решений по информационному и

      программному обеспечению

      Информационное  обеспечение - совокупность форм документов нормативной базы (внемашинное информационное обеспечение) и реализованных решений по объемам, размещению и формам существования информации (внутримашинное информационное обеспечение), которая используется в информационный системе при ее функционировании. При проектировании информационного обеспечения руководствуются следующими принципами:

• целостность и единство информации;
• контроль и защита от несанкционированного доступа;
• стандартизация и унификация данных;
• адаптивность;
• минимизация усилий по вводу и выводу информации.

      Требования, предъявляемые к информационному  обеспечению:

1. полнота – достаточность информации для выполнения всех функций, предусмотренных к автоматизации;
2. использование всего набора классификаторов, существующих на предприятии для кодирования информации;
3. информационное обеспечение данной системы должно быть совмещено с информационным обеспечением других систем, взаимодействующих с данной;
4. формы документов должны отвечать требованиям стандартов унифицированной системы документации, или нормативным документам заказчика;
5. в информационной системе должны быть предусмотрены необходимые средства по контролю и обновлению данных в информационных массивах, контролю идентичности информации в базе данных.

      В данном дипломном проекте целесообразнее использовать локальную базу данных, хранящуюся на сервере, применение которой  позволит уменьшить время работы с базой данных и уменьшить  сложность настройки прикладного  программного обеспечения.

      Входными  документами для разрабатываемой  программы являются договора заключённые с абонентами компании.