Автоматизация работы в среде MS Office

     Доклад 

     Уважаемый председатель, уважаемые члены государственной экзаменационной комиссии. Меня зовут ##### ###### ########## я студент 5 курса заочного отделения.

       Вашему вниманию предоставляется доклад по выпускной квалификационной работе на тему: “Автоматизация работы в среде MS Office” _ руководитель работы ############################ 

    Нарастание  потока информации, приводящее к ее удвоению каждые несколько лет, делает в ряде случаев невозможным решение различных задач без широкого использования вычислительной техники. Поэтому следует признать глубоко обоснованной одну из задач совершенствования образования, состоящую в том, чтобы дать всем учащимся к окончанию школы не просто утилитарные знания об использовании современной вычислительной техники, а умение грамотного ее применения для эффективного решения самых разнообразных задач

    Цель  данной работы состоит в исследовании проблемы не полного соответствия содержания школьной программы в области информационных технологий _ требованиям современного общества.

    Для достижения цели работы были поставлены следующие задачи:

     1) Исследовать существующие подходы в обучении школьников использованию программ среды MS Office;

     2) Разработать практические задания для более глубокого изучения  возможностей некоторых программ среды MS Office. 

  Работа  состоит  из введения, двух глав, заключения, списка литературы. 

    В первой главе «Теоретические аспекты  применения в образовании компьютерных технологий на базе пакета MS Office» рассмотрена история возникновения _ и _ современное состояние процесса компьютеризации обучения.

      Первыми прикладными офисными программами, получившими большое распространение в школе были текстовые редакторы Лексикон, Фотон, электронные таблицы SuperCalc, базы данных dBase IV plus.

      На современном этапе изучение офисных программ производится на базе пакета MS Office. Этот пакет получил наибольшее распространение и ученики школы в дальнейшем образовании и практической деятельности, чаще всего будут сталкиваться с ним. _ Изучение этой темы в общеобразовательной школе вынесено в  профильный курс «Информатика и информационные технологии» для 10 - 11 классов.

   Во  второй части первой главы приведено краткое содержание и проведен сравнительный анализ подходов в преподавании программ пакета MS Office

   Шафрин  Ю.А.

   Кузнецова Г.И., Мачульского В.В., Жильцовой  В.И.

   Гейна А.Г. и Юнермана Н.А.

   Анализ показал, что автор Шафрин Ю.А. акцентирует внимание на возможностях операционной системы Windows и привязывает изучение программ среды MS Office именно к интеграции с операционной системой. Программы других авторов хотя и содержательно построены на изучении  конкретных программ среды MS Office, но нацелены на овладение учащимися процессами получения, хранения и преобразования информации, что позволит учащимся легко освоить альтернативные  пакеты офисных программ (например OpenOffice).

     Общим для всех программ является возможность дифференцирования содержательных компонентов  по объему в зависимости от интересов и направленности  предпрофессиональной подготовки школьников. 

     Проведенное исследование показало, что в рассмотренных  программах профильного курса информатики для образовательных учреждений тема автоматизации работы приложений среды MS Office с помощью макросов не включена.

       Тем не менее, среда MS Office предоставляет значительно больше возможностей по обработке различных видов информации, если  для этих целей использовать макросы  на языке Visual Basic. Макрос — это набор команд и инструкций, выполняемых как одна команда. Они позволяют ускорить часто выполняемые операции редактирования или форматирования, упростить доступ к параметрам в диалоговых окнах, автоматизировать обработку сложных последовательных действий в задачах. Создание макроса не составит большой сложности для ученика знакомого с основами языков программирования изучаемых в общеобразовательной школе. 

  Во  второй главе «Разработка практических заданий для изучения темы MS Office» приведены практические результаты данной работы стали разработанные задания для более глубокого изучения возможностей программ MS Word, MS Excel, MS Access и MS PowerPoint.

    Задания разработаны как дополнение к существующим методикам обучения и  призваны пополнить базу данных для учителей информатики.  
 
 

   При работе в Word часто возникает необходимость заполнять стандартные многостраничные документы, имеющие большое количество полей ввода (контракты найма на работу, договоры оказания услуг и т.п.). Для их заполнения необходимо просмотреть все страницы и ввести необходимые данные. Следующее задание продемонстрирует возможность автоматизации работы по заполнению подобных документов.

  Рекомендация: перед записью макроса можно провести тренировку, т.е. выполнить все действия, не включая режима записи. 
 

  Задание 2. Автоматизировать  работу по заполнению данных в                   представленном контракте о найме на работу. 
 

   КОНТРАКТ  №_____

   г. Екатеринбург                                                                       (дата подписания)

   Предприятие – ООО «Информационные системы» в лице директора __________, действующего на основании Устава и именуемое  в дальнейшем «Предприятие», с одной  стороны и гражданин:

   ________________________________________________________________ именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящий контракт о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ КОНТРАКТА

   1.1. Работник работает в должности:

   1.2. Работнику установлен оклад:

           …

   5.3. Срок действия договора: 

  Необходимо  создать макрос, выполнение которого позволит автоматизировать работу по заполнению необходимых полей ввода  (№ контракта, дата подписания, Ф.И.О. директора, Ф.И.О. работника, должность, размер оклада, срок действия договора).

  Выполнение  задания начинается с установки закладок в местах ввода данных. Установите курсор на позицию, с которой будет вводиться текст (первая позиция после слов КОНТРАКТ №). В меню Вставка выберите пункт Закладка. Появится диалоговое окно Закладка.

  В поле Имя закладки наберите НомерКонтракта (название пишется без пробела) и нажмите кнопку Добавить. По такому же сценарию установите закладки в других полях ввода (назовите их Дата, ФИОДиректора, ФИОРаботника, Должность, Оклад, СрокДоговора).

  Теперь  необходимо записать макрос. В меню Сервис выберите пункт Макрос –> Начать запись. Макрос назовите КонтрактНаРаботу, установите способ его запуска.

  В меню Правка выберите пункт Перейти… В появившемся окне Найти и заменить выберите вкладку Перейти и в качестве Объект перехода выбрать Закладка.

  Переход к установленной в тексте закладке происходит после выбора её имени в выпадающем списке Введите имя закладки и нажатия кнопки Перейти. Не закрывая диалогового окна, пройдите по всем установленным вами закладкам. Закройте окно кнопкой Закрыть и остановите запись макроса.

  Теперь  необходимо вызвать на экран инструкции записанного макроса и дополнить их вызовом диалогового окна, при помощи которого будет производиться ввод данных. В меню Сервис укажите на команду Макрос, а затем щёлкните на пункте Макросы. В списке Имя макроса выделите макрос КонтрактНаРаботу, а затем щёлкните по кнопке Изменить. Откроется окно редактора Visual Basic, в котором будет текст макроса.

                               Sub КонтрактНаРаботу ()

  '

  ' КонтрактНаРаботу Макрос

  ' Макрос записан 10.04.2006 Пользователь7

  '

      Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="НомерКонтракта"

      Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="Дата"

       …

    Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="СрокДоговора"

                                             End Sub 

  Инструкции  макроса необходимо дополнить вызовом окна InputBox, необходимым для введения информации. Значение, введённое в поле окна вызова после нажатия кнопки ОК автоматически добавится на место установленной закладки. Функция вызова окна InputBox имеет следующий синтаксис:

                      Возвращаемое_значение:=InputBox("Вопрос", "Заголовок окна", "Заданное значение") 
 

  Параметры функции позволяют задать имя  заголовка окна вызова, опрос, отображаемый в окне и значение по умолчанию  в строке ввода.

  После каждой инструкции макроса выполняющей переход к закладке с определённым именем вставим инструкцию вызова окна InputBox. Заголовком окна укажем Форма контракта, текст вопроса по теме закладки, а значение по умолчанию можно не указывать. Текст макроса примет следующий вид:

  Sub КонтрактНаРаботу ()

  '

  ' КонтрактНаРаботу Макрос

  ' Макрос записан 10.04.2006 Пользователь7

  '

      Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="НомерКонтракта"

      Selection.TypeText Text:=InputBox("Номер контракта", "Форма контракта", "")

      Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="Дата"

      Selection.TypeText Text:=InputBox("Дата контракта", "Форма контракта", "")

      Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="ФИОДиректора"

      Selection.TypeText Text:=InputBox("Директор", "Форма контракта", "Сумина П.И.")

      Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="ФИОРаботника"

      Selection.TypeText Text:=InputBox("ФИО работника", "Форма контракта", "")

      Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="Должность"

      Selection.TypeText Text:=InputBox("Должность", "Форма контракта", "")

     Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="Оклад"

      Selection.TypeText Text:=InputBox("Оклад", "Форма контракта", "")

      Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="СрокДоговора"

      Selection.TypeText Text:=InputBox("Срок договора", "Форма контракта", "")