Документирование управленческой деятельности

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 4

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 8

1.1 ТОЛКОВАНИЕ  КЛЮЧЕВЫХ ПОНЯТИЙ 8

1.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ  УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В  ИСТОРИЧЕСКОМ АСПЕКТЕ 10

1.2.1 Становление  документирования в России 10

1.2.2 Становление документирования зарубежом 14

1.3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  СОДЕРЖАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

ДОКУМЕНТОВ 16

1.3.1 Унификация  текстов документов 16

1.3.2 Стандартизация  оформления документов 20

1.4 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 22

1.4.1 Переход к  безбумажной технологии управления 22

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ  НА ПРИМЕРЕ

АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 28

2.1 ХАРАКТЕРИСТИКА  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ

ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ  ОБЛАСТИ 28

2.1.1 Цели администрации Губернатора Иркутской области 28

2.1.2 Функции администрации  Губернатора Иркутской области  29

2.1.3 Структура  администрации Губернатора Иркутской  области 31

2.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ  УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ  ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 33

2.2.1 Основные  задачи и функции управления  документационного обеспечения  аппарата Губернатора Иркутской  области 33

2.2.2 Структура  управления документационного обеспечения  аппарата Губернатора Иркутской  области 35

2.2.3 Документирование  управленческой деятельности 36

2.3 КРИТИЧЕСКИЙ  АНАЛИЗ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА  ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 37

2.3.1 Анализ унифицированности  текстов и стандартизованности  оформления документов 37

2.3.2 Анализ использования  НИТ в документировании 39

2.3.3 Вывод 41

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ 42

3.1 МЕРОПРИЯТИЯ  ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ  УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ  ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ  42

3.1.1 Описание СЭД «Дело-Предприятие» 44

3.1.2 Внедрение  СЭД «Дело-Предприятие» 46

3.1.3 Расчёт стоимости  внедрения СЭД «Дело-Предприятие» 47

3.2 ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ  ПРЕДЛОЖЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ПО  СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ  УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 49

3.2.1 Расчёт возврата  от инвестиций 50

3.2.2 Расчёт периода  возврата инвестиционных вложений 51

3.2.3 Расчёт роста  производительности труда 52

3.2.4 Вывод 54

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 54

СПИСОК НОРМАТИВНЫХ  ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 59

ВВЕДЕНИЕ

В современных  условиях ускорения социально-экономического развития на основе НТП возрастают требования к качественным показателям  протекания деловых процессов. В  рамках ДОУ любой организации  особые требования предъявляют к  документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Актуальность  выбранной темы определена недостаточной  проработкой проблемы совершенствования  документирования управленческой деятельности организациями, в данном случае, администрацией Губернатора Иркутской области, что ведёт к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.

Научное значение. В дипломной работе проведён анализ документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области, основанный на изучении структуры данной организации, функций и задач её подразделений и должностных лиц, стадий подготовки документов, степени унифицированности их содержания и оформления, следования стандартам в области ДОУ, характера применения НИТ. В исследовании представлены показатели материальных затрат, экономической и производительной эффективности от внедрения данного проекта.

С точки зрения практического значения исследования, проведённого в рамках настоящей дипломной работы, его результаты могут быть использованы специалистами управления документационного обеспечения администрации Губернатора Иркутской области в целях эффективного формирования документационных ресурсов организации, регламентирования способов и процессов их создания, рационализации работы с ними с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В качестве гипотезы исследования выдвинуто утверждение  о том, что совершенствование  документирования управленческой деятельности способствует рационализации работы персонала, в чьи обязанности входит создание и оформление документов, и даёт экономический эффект, выраженный, главным образом, снижением затрат на оплату труда посредством сокращения штата работников ввиду снижения трудоёмкости процесса.

Целью написания  дипломной работы является разработка и внесение рациональных предложений  по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации  на примере администрации Губернатора  Иркутской области с учётом проведённого анализа методических основ и современного состояния технологии ДОУ. Достижение цели предполагает решение следующих задач:

- определение  понятий «совершенствование», «документирование», «управленческая деятельность»,  «организация»;

- анализ мирового опыта в области оптимизации работы с документами;

- рассмотрение  аспектов совершенствования содержания, оформления и работы с документами,  их способов, принципов, этапов, результатов;

- изучение нормативно-правовых  источников, регламентирующих документирование управленческой деятельности организаций, в том числе нормативных актов администрации Губернатора Иркутской области;

- исследование  специфики документирования управленческой  деятельности организаций в целом  и с учётом особенностей ДОУ  администрации Губернатора Иркутской области;

- внесение предложений  по совершенствованию документирования  управленческой деятельности в  администрации Губернатора Иркутской  области с учетом рекомендаций  нормативно-методических источников  и специализированной литературы;

- проведение оценки эффективности предлагаемых мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности.

Объектом исследования выступает документирование управленческой деятельности.

Предметом исследования является совершенствование документирования управленческой деятельности организации на примере администрации Губернатора Иркутской области.

Теоретической основой для исследования послужили  труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области  теории и практики документоведения, справочные и нормативные материалы по исследуемой проблеме.

Методологическая  основа обусловлена задачами исследования и опирается на системный анализ, основанный на изучении объектов как  систем.

В качестве методов  для проведения работы были выбраны  сочетание абстрактно-теоретического и конкретно-исторического анализа, восхождение от анализа к синтезу, наблюдение, опрос, изучение документационных источников, проектирование, планирование, экономический расчёт.

Источниковой  базой дипломной работы являются нормативные акты Федерального и регионального уровней, публикации периодической печати, статьи справочных, информационных изданий и Интернет. Обширную группу источников составили делопроизводственные документы администрации Губернатора Иркутской области и её самостоятельных структурных подразделений.

Ретроспективному  анализу документирования посвящены  работы М. И. Басакова, Г. В. Гузиловой, М. В. Ларина, опубликованные в периодической  печати. Они детально описывают становление  отечественного документирования с Х века до настоящего времени и кратко касаются зарубежной практики создания документов и работы с ними.

Фундаментальными  научными исследованиями по совершенствованию  создания и оформления управленческих документов являются работы О. И. Бондыревой, С. Н. Дёмина, Ю.Н. Столярова, В. Э. Баласаняна, нашедшие отражение в учебных пособиях и периодике. Этими учёными подробно описаны принципы унификации и стандартизации в документоведении.

В рамках исследований И. Е. Ивановой по совершенствованию  работы с документами разносторонне рассмотрен подход безбумажной технологии управления. Также теме автоматизации, электронного документооборота и НИТ в сфере ДОУ посвящены труды В. Э. Баласаняна и Л.Р. Фионовой. Материал по данным вопросам взят из периодических источников.

При написании  работы особое внимание было обращено на публикации М. В. Ларина, В. М. Рубцова, О.И. Рыскова, в которых отражены основные направления государственной  политики и регулирования в области  ДОУ как РФ, так и зарубежных стран. Важное значение имело знакомство с законодательством РФ, нормативными документами в области ДОУ.

Анализ источников и литературы по данной теме позволил определить основные направления исследования и выводы, которые легли в основу настоящей дипломной работы.

Структура работы обусловлена логикой исследования, его целями и задачами. Данная дипломная работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка нормативных источников и литературы, семи приложений.

Апробация работы. Тезисы исследования изложены автором  в опубликованных материалах конференций, прошедших в рамках «Недели науки Иркутского государственного лингвистического университета» в феврале 2008 года, и доложены на научно-практической конференции «Документоведение и ДОУ».

Выводы настоящей  дипломной работы ориентированы на внедрение в практику документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1 ТОЛКОВАНИЕ  КЛЮЧЕВЫХ ПОНЯТИЙ

Совершенствование -- от глагола «совершенствовать» -- делать лучше, совершеннее [48]; процесс рационализации объектов, предметов, явлений, действий с учётом последних достижений науки и техники [42].

Документирование -- запись информации на различных носителях  по установленным правилам [5]. М.И.Басаков [25:59] описывает его как «процесс создания и оформления документов». Мы будем рассматривать это понятие как процесс создания и оформления документов на различных носителях по установленным правилам.

Управленческая  деятельность (управление) -- сознательное, заранее продуманное действие со стороны одних людей (управляющих) на других (управляемых) и экономические объекты с целью получения желаемого результата [46]; процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для формулирования и достижения целей организации [43]; деятельность по эффективному и прогрессивному использованию ресурсов, достижению целей организации, а также росту эффективности и производительности [27].

Организация -- предприятие, учреждение, фирма независимо от форм собственности и подчиненности [13], призванное выполнять заданные функции, решать определенный круг задач [49].

Таким образом, в данной работе мы будем рассматривать  совершенствование документирования управленческой деятельности организаций  как совокупность действий, направленных на повышение эффективности и рационализацию создания и оформления документов, возникающих в процессе управления.