Саратовский Государственный  Технический Университет

Институт  Бизнеса и Делового Администрирования 
 
 
 
 
 
 
 
 

Курсовая  работа

Предмет: Делопроизводство 

Тема: Документирование управленческой деятельностью

ООО «Арабелла». 
 
 
 
 

Выполнила:

Студентка  4-го курса группы МНЖ-45

Скворцова А.С.

Проверила:

Преподаватель кафедры ММЛ

Волкова О.Г. 
 
 
 
 
 
 

Саратов 2008. 
 
 
 
 

Содержание 
 
 
 
 
 
 

Введение

 
В современном динамичном мире менеджеры  тратят от 50 до 90% своего рабочего времени на коммуникации, связующие процессы, сопряженные с обработкой информации. Управление имеет информационную природу, по крайней мере, в той его части, которая касается отношений между людьми. Трудно представить какой-либо вид деятельности менеджера, не связанный с получением, хранением или генерацией информации.

    Термин  «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

   «Делопроизводство, документационное обеспечение управления — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами».

   Таким образом, делопроизводство нормативно закрепляется как самостоятельная отрасль деятельности. Отсюда и появилась необходимость создания служб ДОУ в организациях как самостоятельных структурных подразделений. Это вполне объяснимо. Во-первых, для того, чтобы управлять в организации персоналом, финансами, ресурсами, снабжением, необходимы специализированные структурные подразделения. Аналогично и сфера по созданию, обработке, систематизации и использованию документов требует также грамотного профессионального управления. Во-вторых, работа с документами зависит не только и не столько от количества и профессионального мастерства работников службы ДОУ, но в большей степени от научной организации и управления работой в службе делопроизводства.

   В настоящее время существует достаточно развитая законодательная и 

   3

   нормативная база по вопросам развития ДОУ, которая продолжает совершенствоваться:

1. Государственный стандарт Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» введен 1 июля 2003 г.
2. «Основные правила работы архивов организаций», утвержденные Росархивом в 2002 г.
3. В 2000 г. Федеральной архивной службой РФ была утверждена «Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти».

      Служба  ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4

                            1.Досье предприятия

 

     Объектом    данной курсовой работы   было    выбрано   предприятие   ООО  «Арабелла».

     Правовое  положение  Общества  определяется  Гражданским  Кодексом РФ,  Законом,  другими законодательными  актами, а также настоящим Уставом и Учредительным договором.

     Целью  деятельности   Общества  является  развитие  потенциала   предпринимателя и получение максимальной прибыли на основе удовлетворения   спроса   на   внутреннем   рынке   в   детском питании.   Предприятие   может   создавать   филиалы   на   территории    области,  на  данный  момент  предприятие филиалов не имеет.

     ООО «Арабелла» относится к малым предприятиям,  численность  работающих  составляет  около  50  человек: служба персонала - 10  человек, коммерческий  директор, менеджер по рекламе, менеджер  по  продаже,  бухгалтерия 5  человек.

   В   соответствии   с  миссией   и  целями  ООО  «Арабелла» можно  выделить   следующие    функции:

   ---   закупка  продуктов на   основе  заключения   договоров;

   ---   распределение   должностей   по   рабочим   отделам;   

   ---   подбор персонала на различные  вакансии;

   ---   обеспечение   соблюдения   всех   требований   санитарии;

 ---   осуществление контроля за  правильным  хранением   продуктов;   

 ---   контроль за персоналом;

 ---   благоприятные условия для посетителей кафе;

 ---   определение   потребности   населения  в  продуктах,;

 ---   проведение различных мероприятий;

 ---   еженедельная реклама в средствах массовой информации.

      

                                                                                                                                    

                                                            

2.Схема-макет  документооборота

1) Входящие документы  

2) Исходящие  документы  

3) Внутренние  документы 
 

Характеристика состава и содержания документов, обеспечивающих деятельность предприятия

 

    Деятельность  всех учреждений фиксируется в разного  вида документах. В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству, органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территориях краев и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.

                                                                                                                                                    
 
 
 

    8

    3.1 Организационные документы

    Устав.                                                                                                                    Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава. Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д.

    Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных — соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

    В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, регистрационный номер, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставной капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя. 

    9

    Положение

  Положение — это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.).

  Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения  необходимо включить  такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.

    В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.

    Уставы  и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками. 

    Должностная инструкция

    Инструкция  — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб),

должностных лиц  и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

    Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Новосибирской области», «Должностная инструкция инспектора по контролю...).

    Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).

    Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме.

    Штатное расписание

    Штатное расписание — документ, устанавливающий структуру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме и содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом

(распоряжением)  руководителя организации или  уполномоченным лицом.