Изменения в штатное расписание вносятся в  соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным на то лицом.

                                                                                                                                          

                                                                                                                                                                  
 

  3.2 Распорядительные документы

    Приказ

 Приказ— правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств,    отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий,     действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом, содержащим нормы, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

  Приказ  является самым распространенным видом  распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.

  Разработка  проекта приказа осуществляется по указанию руководителя организации или его заместителя по направлению деятельности. Подготовка проекта поручается соответствующему структурному подразделению (в лице его начальника) или компетентному специалисту.

  Составление проекта предполагает сбор и тщательное изучение необходимых по существу вопросов информационно-справочных материалов (отчетов, решений коллегиальных органов, докладных записок, служебной переписки, нормативно-правовых актов, постановлений правительства, издававшихся ранее распорядительных документов организации и т. п.). Полезным является выявление на этом этапе мнения заинтересованных структурных

  12

  под разделений, проведение консультаций с ведущими специалистами, юридической службой.

  К составлению текста приказа следует  приступать только после получения полной ясности по существу вопроса.

  Распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа-управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, руководителями структурных подразделений, заместителем директора.Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц. Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы, однако в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части. Может использоваться слово ОБЯЗЫВАЮ

  Протокол- организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов». Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

   Протокол, как правило, ведется во время  заседания. Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

   На  протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания, например 12—14.03.99. Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении

   13

   — учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

   Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Далее перечисляются присутствующие.

1. Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «о» («об»). Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

   Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня — запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

     Решение

  Решение представляет собой правовой акт  коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также Советов директоров предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Оформляются решения аналогично другим распорядительным документам, с использованием слов РЕШИЛ, РЕШИЛИ. 

  3.3 Информационно-справочные документы

      Письмо

    Деловое (или служебное) письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

    В письмах название вида документа  не указывается.

    На  бланке указывается:

• эмблема,
• наименование предприятия,
• почтовый адрес,
• банковские реквизиты, 
• № телефона, № факса, № и дата документа.

    Бланки  могут изготавливаться с угловым  и продольным расположением реквизита.

    В соответствии с признаком места и назначения в информационном обмене письма делятся:

• на инициативные, т. е. направляемые адресату с какой-либо целью (инициативой);
• ответные - письма, которые являются ответами на инициативные письма.

  Таким образом, эти виды писем отражают форму общения между организациями.

  Инициативные  письма не всегда требуют ответа. Так, в группу этих писем входят следующие их разновидности:

• различные информационные письма (например, рекламное письмо, письмо-извещение, письмо-уведомление, сопроводительное письмо и др.);
• письмо-подтверждение;
• письмо-напоминание;
• письмо-предупреждение;

  -письмо-декларация (заявление);

• письмо-распоряжение;
• письмо-отказ;
• гарантийное письмо.

  Обязательного ответа требуют следующие  инициативные письма:

• письмо-просьба;
• письмо-запрос;
• письмо-предложение;
• письмо-рекламация;
• письмо-приглашение.

         Докладная записка

   Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

   Тексту  докладной записки обязательно  предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Воспроизводятся следующие реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

   Объяснительная  записка – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, составляемый работником организации и

представляемый вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

  Текст  объяснительной записки состоит  из двух частей: первая часть  содержит факты, послужившие поводом  к написанию, вторая - причины,  объясняющие сложившуюся ситуацию.

  Объяснительную  записку подписывает её составитель.  Датой объяснительной записки является дата её составления и подписания.

3.4 Документы по личному составу

 

Приказ  по личному составу - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц. Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников. Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

       Заявление- это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др. Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись. Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса ("прошу перевести...", "прошу предоставить отпуск..." и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса. Заявление подписывается составителем.