Документирование управленческой деятельности

- Руководитель  АГИО -- 1 АРМ; 

- Заместители  Губернатора ИО -- 9 АРМ; 

- Заместители  руководителя АГИО -- 4 АРМ; 

- Полномочный  представитель Губернатора в Законодательном собрании ИО -- 1 АРМ; 

- Секретариат  руководителя АГИО -- 3 АРМ; 

- Отдел по  вопросам обеспечения конституционных  прав граждан при Губернаторе  ИО -- 5 АРМ; 

- Комиссия по  правам человека при Губернаторе  ИО -- 6 АРМ; 

- Протокольно-организационный отдел при Губернаторе ИО -- 

3 АРМ; 

- Главное правовое  управление Губернатора ИО -- 5 АРМ; 

- Контрольное  управление Губернатора ИО -- 4 АРМ; 

- Управление  Губернатора ИО по взаимодействию  с Федеральными округами -- 2 АРМ; 

- Управление Губернатора ИО по региональной политике -- 3 АРМ; 

- Управление  Губернатора ИО по государственной  гражданской службе, кадрам и  государственным наградам -- 4 АРМ; 

- Управление  Губернатора ИО по правоохранительной  и оборонной работе -- 5 АРМ; 

- Управление Губернатора ИО по связям с общественностью и национальным отношениям -- 2 АРМ; 

- Управление  документационного обеспечения  Губернатора ИО -- 

6 АРМ; 

- Управление  пресс-службы и информации Губернатора  ИО -- 

2 АРМ; 

- Экспертное  управление Губернатора ИО -- 4 АРМ. 

Итого: для эффективного ведения документооборота и, как  следствия, документирования управленческой деятельности АГИО требуется установка  СЭД «Дело-Предприятие» на 69 рабочих  местах. 

3.1.3 Расчёт стоимости  внедрения СЭД «Дело-Предприятие» 

В материальные расходы на внедрение СЭД «Дело-Предприятие» входит: 

1. Приобретение  лицензии на каждое АРМ; 

2. Обучение пользователей  системы: 

- Обучение специалиста  отдела информационного обеспечения; 

- Обучение должностных  лиц АГИО, в чьи обязанности  входит создание, оформление и работа с документами. 

3. Приобретение  ПК, кабеля, разъёмов в отдел приёма  и отправки корреспонденции. 

Для расчёта  стоимости внедрения системы  по пунктам 1 и 2 мы воспользовались  прейскурантом компании ЭОС, действительным по состоянию на 1 марта 2008 года (Приложения № 4, 5) [50]. Так как ЭОС имеет официальных дистрибьюторов (ООО «Офис-Док», ООО Информационное агентство «Референт») и дилера (ООО «Решение») в г. Иркутске, приобретение ПО и обучение не повлечёт дополнительных расходов на доставку комплекта «Дело-Предприятие» и выезд специалистов. Примерный расчёт пункта 3 произведён в соответствии с прейскурантом одной из фирм г. Иркутска [51] (Приложение № 6), занимающихся поставкой и продажей компьютерной техники и комплектующих (дальнейший выбор поставщика в соответствии с результатами тендера). 

1. Приобретение  лицензии на каждое АРМ (была  выбрана установка под СУБД Microsoft SQL: причинами тому послужили меньшая  стоимость, почти на 33%, по сравнению  с установкой под СУБД Oracle, профессиональные знания и предпочтения специалиста отдела информационного обеспечения АГИО): 

(руб.) 

2. Расходы на  обучение пользователей системы: 

- Обучение специалиста  отдела информационного обеспечения  (курс по установке -- «Администратор  БД», базовый курс по системам «Дело» -- «Системный технолог»): 

4800 + 19200 = 24000 (руб.) 

- Обучение должностных  лиц АГИО, в чьи обязанности  входит создание, оформление и  работа с документами (базовый  курс электронного документооборота, группа до 12 человек): 

(групп) 

(руб.) 

3. Приобретение  ПК, кабеля, разъёмов в отдел приёма  и отправки корреспонденции: 

4.  

Системный блок 

(руб.)  

Монитор 

(руб.)  

Клавиатура 

(руб.)  

Мышь 

(руб.)  

Сетевая карта 

(руб.)  

Разъём 

(руб.)  

Фильтр сетевого напряжения 

(руб.)  

Кабель соединительный 

11 + 2,5 = 13,5 (м) 

(руб.)  
 
 

Итого: 710270 (руб.). 

Реализация проекта  пройдёт в течение 2 месяцев (Приложение № 7). 
 

3.2 ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ  ПРЕДЛОЖЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ПО  СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ  УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 
 

В целях совершенствования  документирования управленческой деятельности АГИО был предложен проект по автоматизации  рабочих мест персонала, в обязанности  которого входит создание, оформление документов и работа с ними. В рамках этого проекта необходимо произвести закупку ПК и комплектующих, программного продукта, что относится к основному производственному фонду и нематериальным активам организации соответственно. 

Основной производственный фонд -- средства труда, участвующие в производственном процессе и сохраняющие при этом свою натуральную форму. 

Нематериальные  активы -- активы, не имеющие физического  выражения, но представляющие существенную ценность для организации [32]. 

Первоначальную  стоимость материальных активов рассчитывают как сумму всех инвестиций в приобретение данных объектов. Для расчёта стоимости основных производственных фондов суммируют показатели фактических расходов на их создание, изготовление (израсходованные материальные ресурсы, услуги сторонних организаций; пошлины, связанные с получением патентов, свидетельств, и пр.). Эти вычисления были произведены в предыдущем параграфе, на их основе нам предстоит оценить эффективность предложенных мероприятий [29]. 
 

В оценке основных фондов и нематериальных активов рассматривают следующие показатели эффективности: 

- Возврат от  инвестиций; 

- Период возврата  инвестиционных вложений; 

- Рост производительности  труда [30]. 

3.2.1 Расчёт возврата  от инвестиций 

Для расчёта  возврата от инвестиций требуется вычислить оптимальную численность работников [30] УДО, так как работа именно этого структурного подразделения АГИО непосредственно сводится к ДОУ и документированию управленческой деятельности организации: 

, (1) 

где -- численность  работников; 

-- время на обработку одного документа до автоматизации процесса, равно 15 минутам; 

-- время на  обработку одного документа после  автоматизации процесса, равно 10 минутам. 

Нормы времени  и приведены в соответствии с  результатами исследований ВНИИДАД [52] с учётом Норм времени на работы по ДОУ управленческих структур и Федеральных органов исполнительной власти. 

(чел.) 

Оптимальное количество работников равно 7,33, что свидетельствует  об избыточности штата и позволяет  его сократить примерно на 3,5 единицы. Таким образом, в УДО должно остаться 8 человек, из которых 7 работают на полную ставку, а 1 -- на 0,5 ставки. В данном случае метод наблюдения и опроса показывает, что сокращению нужно подвергнуть двух курьеров отдела приёма и отправки корреспонденции, помощника архивиста архива; уменьшить рабочую ставку одному из инспекторов отдела учёта и контроля исполнения документов. 

Для расчёта  возврата от инвестиций суммируют годовой  фонд заработной платы единиц штата, подвергнутых сокращению [30]. Данные о  размере заработной платы работников и её годовом фонде, предоставленные бухгалтерией управления финансового обеспечения аппарата Губернатора, представлены в Таблице 3.2.1. 

Таблица 3.2.1 

Показатели заработной платы работников 

Наименование 

должности 

Размер 

заработной платы 

(руб.) 

Годовой фонд 

заработной платы 

(руб.)  

2008 год  

Курьер 

12000 

144000  

Помощник архивиста 

11000 

132000  

Инспектор (0,5 ставки) 

10500 

126000  
 
 

, (2) 

где -- годовой  фонд заработной платы. 

(руб.) 

Соответственно, возврат от инвестиций за 1 год составит 546000 рублей. 

3.2.2 Расчёт периода  возврата инвестиционных вложений 

В качестве периода  возврата инвестиционных вложений вычисляют  частное от деления общей суммы  инвестиций на возврат от инвестиций за год [30]: 

, (3) 

где -- общая сумма инвестиций. 

(лет) 

Таким образом, период возврата инвестиций равен 1 году 4 месяцам. 

3.2.3 Расчёт роста  производительности труда 

Для того чтобы  рассчитать рост производительности труда [31], необходимо вычислить производительность труда «до» и «после» проведения мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации: 

(4) 

Производительность  труда определяют через показатели оценки автоматизации [30] по формуле: 

, (5) 

где -- фондоотдача  автоматов (машины, аппараты, программы); 

-- автоматизированность  труда. 

, (6) 

где -- стоимость  работы 

-- стоимость  автоматизации. 

, (7) 

где -- объём документооборота; 

-- стоимость  обработки одного документа, равна  50 рублям. 

Стоимость обработки  одного документа приведена в соответствии с результатами исследований ВНИИДАД [36]. 

(8) 

Произведём расчёт первоначальной производительности труда , имеющейся до проведения мероприятий  по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации: 

(руб.) 

(ед.) 

(руб./чел.) 

(ед.) 

Таким образом, первоначальная производительность труда  составляет 308450,89 единиц, при фондоотдаче  автоматов в 4,777 единиц и автоматизированности труда в 64570 рублей на человека. 

Для расчёта  производительности труда , прогнозируемой после внедрения проекта также воспользуемся формулой (5): 

(руб./чел.) 

(ед.) 

Соответственно, прогнозируемая производительность труда  составит 452394,64 единиц. 

Расчёта роста  производительности труда произведём по формуле (4):