Документирование управленческой деятельности

(%) 

3.2.4 Вывод 

При проведении оценки предложенных мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности АГИО, были достигнуты положительные результаты (Таблица 3.2.2), обусловленные экономическим (Рис. 3.2.1) и производительным эффектом (Рис. 3.2.2). 

Таблица 3.2.2 

Сводные показатели проекта 

№ 

п/п 

Показатели 

Единица измерения 

Численное значение  

1 

Общая сумма  инвестиций, 

в том числе: 

1.1. Инвестиции  в основные фонды 

1.2. Инвестиции  в нематериальные активы 

руб. 

710270 

19070 

691200  

2 

Экономический эффект (шаг = 1 год) 

руб. 

546000  

3 

Период возврата инвестиционных вложений 

лет 

1,3  

4 

Рост производительности труда 

% 

46,7  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 3.2.1 Финансовый профиль проекта 

Реализация проекта  позволит устранить выявленные недостатки и оптимизировать их следствия, выражающиеся в нерациональном использовании ресурсов и повышенной трудоёмкости процесса. 

Рис. 3.2.2 Трудовой профиль проекта 

Полученные показатели позволяют сделать вывод о  целесообразности реализации проекта. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 
 

На сегодняшний  день следование тенденциям оптимизации  и рационализации деловых процессов, в том числе документирования управленческой деятельности, свидетельствует  о высокой организации системы, её нацеленности на становление, выживание, развитие и процветание. 

Проведенный анализ выявленного состояния дел в  практике свидетельствует о том, что в настоящий момент мир  и Российская Федерация, в частности, дошли до того этапа в развитии, на котором остро встаёт проблема повышения качества управления и  всех сопутствующих ему операций. 

Сочетание предложенных направлений совершенствования  документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской  области способствует достижению прямых целей организации, описанных в  основных положениях дипломной работы. Таким образом, благодаря обеспечению эффективной адаптации выработанного стиля управления процессом к меняющимся условиям внешней среды происходит движение вперед, то есть прогресс. 

Администрация Губернатора Иркутской области  является организацией, деятельность которой строго регламентирована и заключена в рамки стандартов, инструкций и унифицированных форм, поэтому совершенствование документирования её управления опирается, в основном, на автоматизацию деловых процессов с учётом прогрессивных методов современной науки и техники. Автоматизация работы с документами является важным условием повышения оперативности управленческой деятельности, сокращения трудозатрат на документирование, обработку и передачу документированной информации, усиления контроля исполнения, рационализации и сокращения количества документов. 

При разработке проекта по рационализации документирования управленческой деятельности рассматриваемой  организации мы прибегли к внедрению  системы автоматизации и электронного документооборота «Дело-Предприятие», разработанной специально для организаций ведомственного типа, крупных субъектов управления. Нами была предложена бумажно-электронная модель документооборота, при которой в ходе документирования любой документ организации проходит путь из кабинета должностного лица, инициировавшего его создание, до списания в дело по исполнении. При этом созданная модель документирования, в отличие от прежней, позволяет экономить временные, трудовые, материальные ресурсы; способствует пропорциональности, непрерывности, параллельности, прямоточности, ритмичности прохождения документов, что соответствует принципам рационализации процессов; в целом способствует успешному управлению организацией. 

В дальнейшем, при  переходе с бумажно-электронной  на электронную модель ведения документооборота и документирования возможно наращивание системы «Дело-Предприятие» функциональной подсистемой «Архивное дело» и дополнительными опциями «Сканирование», «Поточное сканирование» и «Fine Reader». При необходимости взаимодействия с внешними агентами посредством передачи и приёма данных в электронном виде возможно подключение опции «ЭЦП и шифрование». Для удалённых рабочих мест возможна установка опции «Дело-Web». Описанные возможные доработки обусловлены планомерным развитием системы и, соответственно, требуют дополнительных материальных затрат. 

Также в ходе исследования, проведённого в рамках настоящей дипломной работы, мы произвели  оценку предложенных мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области, выражающуюся в расчетах экономической и производительной эффективности, периода возврата инвестиционных вложений. Результаты этих расчётов явились основанием для подтверждения выдвинутой на начальном этапе гипотезы и соответствии полученных результатов заявленным требованиям, обусловленным темой исследования. 

Сделанные в  ходе проведения исследования выводы имеют несомненную практическую значимость. Следование выявленным способам решения поставленной проблемы предоставляет возможность дать оценку эффективности документирования управленческой деятельности в сравнении «до» и «после»; выявить функциональные звенья в цепи делового взаимодействия, наиболее нуждающиеся в модернизации; четко определить каналы обработки информационных ресурсов. 

С точки зрения теоретической значимости принятие во внимание полученных выводов даёт аппарату управления знание и понимание  механизма эффективного ведения  работы с документированной информацией  и, как следствие, пути снижения инертности организации и возрастания её мощи с учётом передовых технологий. 

При проведении дальнейшей научной работы по исследуемой  теме возможны перспективы углубления в суть разработки и генерации  средств, методов, приёмов совершенствования  документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области; выявления путей, условий и форм их реализации. 

СПИСОК НОРМАТИВНЫХ  ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 

Нормативные источники 
 

1. Гражданский  кодекс Российской Федерации  (части I, II, III) [Текст]: [принят Государственной Думой 5 марта 2003 г.: одобрен Советом Федерации 18 марта 2003 г.]: офиц. текст: по сост. на 1 янв. 2003 / М-во юстиции Рос. Федерации. -- М.: Юрайт-Издат, 2003. 

2. Трудовой кодекс  Российской Федерации [Текст]: [принят Государственной Думой 21 декабря 2001 г.: одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г.]: офиц. текст: по сост. на 1 янв. 2007 / М-во юстиции Рос. Федерации. - М.: Юрайт-Издат, 2007. 

3. ИСО 15489:2001 Информация  и документация. Управление документами  [Текст]: межгосуд. ст.-т. -- Введ. 2001-01-25. -- М.: Изд-во стандартов, 2002. 

4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов [Текст]. -- Введ. 2003-03-03. -- М.: Изд-во стандартов, 2003. 

5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное  дело. Термины и определения [Текст]. -- Введ. 1998-02-27. -- М.: Изд-во стандартов, 2001. 

6. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации [Текст]: государственный стандарт. -- [принят и введён в действие Постановлением Госстандарта РФ 31 июля 1997 г.]. -- М.: ВНИИДАД, 2004. 

7. Электронная  Россия (2002-2010 годы) [Текст]: Федеральная  целевая программа: [принята Постановлением  Правительства Российской Федерации 28 января 2002 г. № 65]. -- М: Приор, 2003. 

8. О порядке  присвоения и сохранения классных  чинов государственной гражданской  службы Иркутской области [Электронный  ресурс]: закон Ирк. обл.: [принят  Постановлением Законодательного  собрания Иркутской области 9 апреля 2007 г. № 10-ЗС]. -- М.: ООО НПП «Гарант-Сервис», 2007. -- 1 электрон. опт. диск (CD-ROM).-- Загл. с экрана. 

9. Об информации, информационных технологиях и  защите информации [Текст]: федер.  закон: [принят Государственной Думой 27 июля 2006 г.]. -- М.: Фемида-Плюс, 2007. 

10. О техническом  регулировании [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой  15 декабря 2002 г.: одобрен Советом  Федерации 18 декабря 2002 г.]. -- М.: Приор, 2003. 

11. Об электронно-цифровой  подписи [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 13 декабря 2001 г.: одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г.]. -- М.: Приор, 2003. 

12. Об организации  и деятельности администрации  Иркутской области [Электронный  ресурс]: закон Ирк. обл.: [принят Постановлением Законодательного собрания Иркутской области 16 апреля 1996 г. № 20/8-ЗС]. -- [5-е изд.]. -- М.: ООО НПП «Гарант-Сервис», 2007. -- 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). -- Загл. с экрана. 

13. О профессиональных  союзах, их правах и гарантиях  деятельности [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 8 декабря 1995 г.]. -- М.: Приор, 2003. 

14. О стандартизации [Текст]: федер. закон: [принят Государственной  Думой 10 июня 1993 г.]. -- М.: Приор, 2003. 

15. Унификация  текстов управленческих документов [Текст]: методические рекомендации. -- [приняты и введён в действие Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела 28 февраля 1998 г.]. -- М.: ВНИИДАД, 1998. 

16. Устав Иркутской  области [Электронный ресурс]. -- [принят Постановлением Законодательного собрания Иркутской области 10 февраля 1995 г. № 55/9-ЗС]. -- М.: ООО НПП «Гарант-Сервис», 2007. -- 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). -- Загл. с экрана. 

17. Положение  об администрации Губернатора  Иркутской области [Текст]. -- [утверждено постановлением администрации Иркутской области 31 октября 2007 № 239-па]. -- Иркутск: администрация Иркутской области, 2007. 

18. Положение  об управлении документационного  обеспечения аппарата Губернатора  Иркутской области [Текст]. -- [введено руководителем администрации Губернатора Иркутской области]. -- Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области. 

19. Инструкция  по делопроизводству в администрации  Губернатора Иркутской области  [Текст]. -- [введёна начальником управления  документационного обеспечения]. -- Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области. 

20. Должностная  инструкция копировальщика копировального  бюро управления документационного  обеспечения аппарата Губернатора  Иркутской области [Текст]. -- [введёна  начальником управления документационного обеспечения]. -- Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области. 

21. Должностная  инструкция архивиста архива  управления документационного обеспечения  аппарата Губернатора Иркутской  области [Текст]. -- [введёна начальником управления документационного обеспечения].-- Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области. 
 

22. Должностная  инструкция инспектора отдела  учёта и контроля исполнения  документов управления документационного  обеспечения аппарата Губернатора  Иркутской области [Текст]. -- [введёна начальником управления документационного обеспечения]. -- Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области. 

23. Должностная  инструкция инспектора отдела  приёма и отправки корреспонденции  управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области [Текст]. -- [введёна начальником управления документационного обеспечения]. -- Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области. 

24. Памятка по  подготовке и оформлению служебных  документов в администрации Губернатора Иркутской области [Текст]. -- [введёна начальником управления документационного обеспечения]. -- Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области. 
 

Литература 
 

25. Басаков, М.  И. Современное делопроизводство [Текст]: учебное пособие для вузов / М. И. Басаков. -- Ростов н/Д : Феникс, 2007. -- 480, [3] с.