Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский  государственный

инженерно-экономический  университет» 
 

Кафедра исследования операций в экономике

имени профессора Ю. А. Львова

Контрольная работа по дисциплине

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ  УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

      Выполнил: ___Попова Ольга Владимировна_____________________

^{(Фамилия  И.О.)}

студентка___3____ курса спец. ____080502(7) ____

                                                    ^{(срок обучения) 5 лет 10 мес.}

    группа__7/281_____________№ зачет. книжки __12008____________

      Подпись: ___________________________________________  

     Преподаватель: ________________________________

^{(Фамилия  И.О.)}

     Должность:  ________________________________________________

^{уч. степень, уч. звание}

     Оценка: _____________Дата: __________________________

Подпись: ___________________________________________                                                                

                                                                Санкт-Петербург

2011 г

Номера  вопросов: 2; 11; 23; 38.

2. Понятия «документ» и «документированная информация». История документа.

11. Правила оформления реквизитов, определяющих юридическую силу документа.

23. Требования к составлению и оформлению докладной и объяснительной записок. Внутренние и внешние докладные объяснительные записки. Приведите примеры оформления докладной и объяснительной записок. 

38. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан. Сроки рассмотрения обращений граждан и контроль рассмотрения. 

2. Понятия «документ» и «документированная информация». История документа.

     Одним из важнейших проявлений человеческого  поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством  определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью  жестов, мимики, крика, прикосновений  и т.п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало, по мнению ряда учёных, появление первой информационной технологии в истории человеческого  общества. Между тем по мере развития человека возрастала потребность в  передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Та же человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент её произнесения. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах  ещё не были отделены от субъекта, который  обладал ими. Не случайно в тот  период роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи играли старики, т.е. самые опытные члены общества. Отделение информации от субъекта и первые попытки её закрепления были связаны с применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнём костров, звуками труб, барабанным боем, определённым образом положенными ветвью или стрелой и т.п. Использовались также предметы, которым придавалось символическое значение. Хрестоматийным стал приведённый древнегреческим историком Геродотом пример символического послания древних скифов персам. Это послание состояло из птицы, лягушки, мыши и пучка стрел и означало: “Если вы, персы, не научитесь летать, как птицы, прыгать по болотам, как лягушки, прятаться в норы, подобно мышам, то будете осыпаны нашими стрелами, как только вступите на скифскую землю”.

     Появление письменности ознаменовало переход  человечества к новой информационной технологии. С помощью графических  знаковых систем стало возможным  отделить информацию от субъекта и  зафиксировать её на каком-либо материале  с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

     История документа и документации как  совокупности документов, связанных  между собой формально-логическими  связями, является одной из интереснейших  тем документоведения и до настоящего времени все еще недостаточно изучена. История позволяет проследить эволюцию документа и ее взаимосвязь  с социально-политическими и экономическими изменениями в обществе. Среди  главных характеристик процесса эволюции документа можно назвать  возникновение, изменение, сохранение и трансформацию форм документов, изменение удельного веса в социальных и управленческих процессах разных видов документов, влияние новых  технологий на документ, а также  устойчивость основных функций документа: запоминания (фиксации) информации и  последующей передачи ее во времени  и пространстве. Можно сделать  вывод, что документы и документация возникают в связи с общественными  потребностями человека и государственными задачами. Любой документ обладает соответствующей функцией или их совокупностью, обусловленной целью  создания документа.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном  обществе информация стала полноценным  ресурсом производства, важным элементом  социальной и политической жизни  общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает  все органы управления, обеспечивая  их энергетическим потенциалом и  приводя в целенаправленное движение. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную  форму и перемещают ее во времени  и пространстве. Документы и документная  информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической  силой и тем самым способствуют их исполнению. Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и  управление. В настоящее время  данная проблема актуализируется стремительным  развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией  общества. Документ берет свое начало еще с древних времен, когда  вместо бумаги использовали камни, бересту  и кожу. Далее стали появляться глиняные доски, а в последствии и первые бумажные документы. Начало систематической подготовки документальных публикаций в России связано с именем Петра Великого. Именно при нем возникла практика опубликования официальных документов - императорских указов, распоряжений высших и местных правительственных учреждений. Тогда же появились и первые документальные публикации исторических источников - летописных записей, актовых и других материалов.

Во второй половине XVIII в. возникли и были частично реализованы проекты серийных документальных публикаций (летописей, актового материала, родословных книг и записей), появились  первые государственные организации  и общественные объединения, ставившие  перед собой задачу подготовки и  издания документальных публикаций исторических источников (Российская академия, кружок А.И. Мусина-Пушкина). Все чаще документальные публикации стали помещаться на страницах периодических изданий, а в конце XVIII в. возникло и первое периодическое издание, специализировавшееся на документальных публикациях - "Древняя российская вивлиофика" Н.И. Новикова. Накопленный опыт работы по подготовке документальных публикаций послужил основой для обобщений теоретико-методического характера. В обществе закрепилось понимание значимости документальных публикаций вообще и исторических источников в частности, пополнялся понятийный аппарат прикладной археографии. Например, появились такие термины, как "список" документа, "текст" документа, "разности" (варианты) текста документа, "подлинник" документа.

Обычно  по мере приближения документа к  своей четвертой стадии бытования  он неотвратимо приобретает свойства неустановленных пробелов. Утрата документом оперативного значения приводит к постепенному ослаблению его первичного информационного  потенциала. Другими словами, происходит своеобразное "угасание" не только текста документа, но и его информации.

Документация  и управление ею является в наше время очень важным фактором. «Управление  документацией», как универсальный  термин, имеет международное признание  и распространение. Он обозначает управление созданием, использованием и хранением  документов организации в течение  их жизненного цикла на принципах  экономичности и эффективности, с использованием новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации как полноценному ресурсу управления.

Эволюция  термина «документ»

Документы используются в различных областях человеческой деятельности и сферах жизни. В истории документа можно выявить истоки многих сегодняшних проблем управления документацией в организации. Документы сопровождают человека с момента возникновения письменности, формирование общественных потребностей, влияние особенностей языка отразились на становлении документа.  
Основные функции документа связаны с процессом фиксации информации с последующей передачей её во времени и пространстве: учет, подсчет, команды, запись информации в целях ее сохранения и распространения. Реализация данных функций привела к появлению графической документации (карты, чертежи), медицинской, бухгалтерской и других видов документации.  
Следовательно, документы и документация возникают в связи с общественными потребностями человека и задачами.

К сожалению, до настоящего времени не выработано четкого и однозначного термина «документ». По моему мнению, решение задачи поиска смыслового значения термина «документ» возможно только на основе сравнительного анализа разных подходов к определению документа.  
Рассмотрим толкование понятия «документ» разными дисциплинами.  
В документалистике дано самое широкое понятие документа – любой материальный носитель с закрепленной информацией на любом языке и любым способом. Документом считается любая фиксированная информация. 
В документоведении документ – средство закрепления информации различным способом на специальном материале о фактах, событиях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.  
В источниковедении документ – объект, специально предназначенный для передачи информации.  
Если документоведение ставит своей первоочередной задачей улучшение качества документа как инструмента управления и в связи с этим изучает его функции и роль в историческом развитии, то другие научные дисциплины рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.  
В архивоведении употребляется термин «архивный документ» - документ, хранящийся в архиве (ретроспективная архивная информация, устаревшие опубликованные документы).  
В правовой науке документы являются средством документирования и доказательства правовых отношений.  
Историческая наука определяет документ как важный исторический источник.  
В области управления документ рассматривается как средство фиксации и передачи управленческих решений.  
Понятия «документ», «документация» в своем развитии претерпели существенные изменения. Изначально латинское doceo означало «учу», «извещаю». Позднее производная форма documentum, означающая «доказательство», «свидетельство», надолго утвердилась во многих сферах научной и практической деятельности.  
В русском языке понятие «документ» появилось в XVIII в. Петр I перевел его как «письменное свидетельство», подчеркнув тем самым правовое значение документа. В XIX в. Выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления. Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX в. Однако в нормативных актах дореволюционной России термин «документ» почти не употреблялся. В практике учреждений это понятие отождествлялось с понятиями «деловая бумага», «акт», «дело». Эта тенденция «деловой бумаги» сохраняется до 20-х гг. XX в. Постепенно термин «деловая бумага» заменяется «служебным документом». В Постановлении ЦИК и СНК от 7 июля 1932 года говорится о правилах хранения «служебных документов». В «Толковом словаре русского языка» 1934 года документом называется «письменное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя».  
Из вышеприведенных определений можно выделить две составляющие документа:  
1.Информационную  
2.Правовую  
Информационный документ – документ, зафиксировавший информацию, передаваемую во времени и на расстоянии.  
Правовой документ – документ, служащий доказательством достоверности информации и предоставляющий одну из форм выражения права.  
 
В начале 70-х годов в архивоведении вводится понятие «документная информация», которое наиболее точно отражает все виды документной информации, в том числе и архивной: «под документной информацией следует понимать социальную (то есть на уровне человеческого мышления создаваемую) информацию, или переработанные на этом уровне (могущие быть переработанными) виды и формы биологической информации, информации неживой и искусственной природы – зафиксированные на материальных носителях с целью переработки и хранения».

Таким образом, в ходе анализа определения «документ», можно выделить три основных подхода  к данному термину:  

1. документ –  материальный объект  
2. документ – носитель информации  
3. документ – документированная информация.  

Основу понятия «документ» составляют три основных компонента:  
- информация  
- материальный носитель информации  
- фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты.  

11. Правила оформления реквизитов, определяющих юридическую силу документа.

Каждый  документ состоит из элементов, которые  называются реквизитами. Различные  документы имеют разный набор  реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных  в документе, составляет формуляр этого  документа. Формуляры, характерные  для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец». Юридический документ должен иметь, как минимум, две "привязки" к субъектам: к субъекту — автору документа и к субъектам — адресатам. Очевидно, нормативные документы "привязываются" к целой группе (виду) адресатов (ко всем гражданам государства, ко всем военнослужащим, работникам МВД и т. д. ), все прочие документы — к адресатам, конкретно названным. В документах, фиксирующих правовой режим объектов собственности, наблюдается тройная "привязка". Третья привязка — это "привязка" документа к объекту собственности. Например, на первой странице технического паспорта автомобиля указываются признаки, индивидуализирующие автомобиль (марка, модель, год выпуска, номер двигателя, кузова, государственный номер, юридические основания права собственности), на второй — данные, индивидуализирующие его собственника, и в конце страницы — указание на орган, выдавший документ, дата выдачи, подпись должностного лица и печать. Таким образом, документ "привязан" к двум субъектам и объекту. Основное его назначение — официально зафиксировать связь объекта права собственности с его субъектом, а также служить средством государственного контроля за использованием автотранспорта и дорожным движением.

       Тройная "привязка" может быть осуществлена и к трем разным субъектам, например, при нотариальном удостоверении  доверенности (доверитель, доверенный и нотариус). Итак, каждый юридический документ "привязывается" к субъектам, объектам, юридическим фактам (например, при выдаче справки), а также к месту и времени выдачи (составления) документа. Некоторые из этих привязок (название документа, органа, выдавшего документ, дата, место выдачи, подпись должностного лица, печать) называются реквизитами документа. Иначе можно сказать, что именно с помощью реквизитов осуществляют "привязки" юридических документов. Эти реквизиты придают документу юридическую силу, легитимируют документ. Исследование, проверка любого документа обычно начинается с проверки его реквизитов, их соответствия друг другу, затем переходят к проверке компетенции органа, выдавшего документ (имел ли он право на выдачу или составление такого документа) и, наконец, исследуют содержание документа, соответствие его действительности и т. д.