Документирование управленческой деятельности

-наименование структурного подразделения - автора;

-название вида документа;

-дата;

-регистрационный номер (только в случае необходимости);

-заголовок к тексту;

-адресат;

-текст;

-подпись.

Наименование  структурного подразделения - автора (где  непосредственный составитель документа  занимает конкретную должность) оформляется  в верхнем левом углу листа  бумаги от границы левого поля, название вида документа (докладная или объяснительная записка) оформляется прописными буквами на следующей строке также границы левого поля.

Дата  является датой составления и  подписания документа и оформляется  цифровым способом (11.05.2000).

Регистрационный номер на внутренних докладных записках проставляется только в случае необходимости.

Адресат оформляется в правом верхнем  углу на уровне первой строки в наименовании структурного подразделения и формулируется  в дательном падеже. В адресате указывается конкретное наименование должности, фамилия и инициалы руководителя. 

Например: 

Начальнику транспортного

отдела

Трофимову О.Ф. 

При адресовании первому руководителю название предприятия, входящее в состав наименования его должности, указывается, как правило, сокращенно: 

Ректору ВАВТ

Шорину А.Б 

Заголовок к тексту располагается через 2 - 3 межстрочных интервала ниже даты и номера в верхнем левом углу. Если текст внутренней докладной или объяснительной записки не превышает 6 - 8 строк, то заголовок к нему допускается не формулировать.

Структуры текста внутренних докладной и объяснительной записок также похожи.

-внутренняя докладная записка также состоит, как правило, из двух логических смысловых частей.

-в зависимости от цели создания докладной записки ее текст может представлять собой только предложения автора.

-в первой части текста внутренней объяснительной записки содержится подтверждение событий, признание определенного поведения, совершенных действий, поступков и нарушений,

-во второй - объяснение их причин, перечисление доказательств, оправданий, иногда - ссылка на оправдательные документы.

Части текста подобной объяснительной записки  могут не подразделяться на абзацы и входить в состав одного предложения. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Отличие объяснительной записки от докладной записки заключается в отсутствии смысловой части, в которой излагаются выводы и предложения. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, адресат, подпись. 
 

38. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан. Сроки рассмотрения обращений граждан и контроль рассмотрения.

В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения  в государственные органы и должностным  лицам, которые в пределах своей  компетенции обязаны рассмотреть  эти обращения, принять по ним  решения и дать мотивированный ответ  в установленный срок.

Существуют  три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба.

Предложение — вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.

Заявление — вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.

Жалоба — вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.

Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т.е. в  самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного  вида. Так, например, заявление о  назначении пенсии является заявлением в чистом виде, жалоба на грубость работника отдела писем администрации области также является жалобой в чистом виде и т.п. Однако часто встречаются обращения, носящие смешанный характер. Так, в одном обращении может быть заявление об освобождении от налога и жалоба на неправильные действия работника финансового органа и т.д. Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже чем в пятидневный срок направить их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба. Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого устанавливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан.  
 

Сроки рассмотрения обращений  граждан. 

Сроки рассмотрения обращений граждан  и/или юридических лиц исчисляются  со дня поступления обращений  в общество, для разрешения поставленных вопросов по существу. Заявления и жалобы разрешаются: в срок до одного месяца со дня их поступления, а заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки, - безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня их поступления. В тех случаях, когда для рассмотрения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок их рассмотрения и разрешения может быть продлен на их рассмотрение, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом (письменно или устно) заявителю. Предложения рассматриваются в течение одного месяца, за исключением тех предложений, которые требуют дополнительного изучения. Срок рассмотрения предложения может быть продлен не более чем на один месяц. 

Контроль  рассмотрения обращений  граждан (РФ) включает в себя основные задачи, такие как:

обеспечение соблюдения требований административного регламента исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан;

выявление и  устранение причин и условий, порождающих  систематические обращения граждан;

последовательность  и своевременность исполнения процедур рассмотрения обращений граждан;

осуществление анализа выявленных отклонений от требований административного регламента, а  также причин и условий, приводящих к отклонениям от требований административного  регламента и лежащих в основе нарушений требований по рассмотрению обращений граждан;

оценка результатов и предвидение качества исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан.

Список  использованной литературы:

ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1984.

Болинброк. Письма об изучении и пользе истории. М., 1978.

Делопроизводство  и документооборот на предприятии. Изд-во Прогресс. М., 2011.

Тойнби А. Дж. Постижение истории. М., 1991.

Хан-Пира Э.И. О дефиниции термина "архивный документ" // Научно-техническая терминология 1984. № 8.

Документирование  управленческой деятельности. Курс лекций. Издательство: МПСИ, ФЛИНТА, 2011 г.