Документирование управленческой деятельности

Юридически  значимые реквизиты  документа.

Определим какие же реквизиты признаются юридически значимыми?

Очевидно, что необходимо указать наименование предприятия, издавшего документ. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах предприятия. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, в приказе оно пишется в скобках после полного.Другие обязательные и юридически значимые реквизиты рассмотрим более подробно.

Дата  и номер документа. Дата необходима для определения момента, с которого возникают, изменяются или прекращаются права или обязанности сотрудников предприятия, указанных в документе. Дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две для разграничительных точек. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится ноль, например 05.09.99. Словесно-цифровой способ оформления дат (10 ноября 1999 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права предприятий и граждан. Отсутствие даты на некоторых видах документов бесспорное основание для признания их недействительными. Так, ничтожной является такая доверенность, в которой не указана дата ее выдачи (ст. 186 Гражданского кодекса РФ).

Юридически  значимым является и реквизит «Регистрационный номер документа»; Такие номера должны присваиваться как исходящим, так и входящим документам. Порядок присвоения документам регистрационных номеров должен быть определен приказом руководителя предприятия. В этом приказе устанавливаются индексы структурных подразделений и должностных лиц, номера дел, в которые, например, подшиваются письма в зависимости от подразделения, где эти дела находятся, и т.п. Можно порекомендовать ввести на предприятии регистрационные журналы: один для регистрации входящих документов, другой для исходящих. В графах журнала, например для регистрации исходящих документов, должны быть указаны дата регистрации, номер документа, лицо, зарегистрировавшее этот документ, сроки его действия и прочие отметки. При наличии такого журнала достаточно легко доказать сотрудникам налоговой инспекции, что тот или иной документ не составлен «задним числом»; поскольку журнал ведется последовательно с начала года и подделать его так, чтобы это осталось незамеченным, весьма затруднительно.

Утверждение документов

Гриф  «Утверждено»; («Утверждаю») это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа, а также своеобразная санкция  на действие этого документа в  отношении определенного круга  работников, должностных лиц, подразделений  предприятия. Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или  должностные лица предприятия, в  компетенцию которых входит решение  тех или иных вопросов.

Обязательному утверждению подлежат:

- уставы;

- положения о  представительствах, филиалах и  структурных подразделениях предприятия;

- структура,  штатная численность и штатное  расписание;

- акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных  ценностей;

- должностные  инструкции;

- правила внутреннего  трудового распорядка;

- сметы;

- расценки на  проведение работ и оказание  услуг и др.

Исходя  из специфики своей деятельности, предприятие должно разработать  перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих  право утверждать эти документы.

Утверждаются  документы одним из следующих  способов:

- ставится гриф «Утверждено» («Утверждаю»);

- издается соответствующий распорядительный документ.

Оба этих способа  имеют равную юридическую силу.

Печать

На большинстве  документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно  должен быть на следующих документах:

- отражающих  информацию о фактах, имеющих  особое юридическое значение (о  создании, реорганизации или ликвидации  предприятия и т.д.);

- удостоверяющих  права предприятия или его  отдельных лиц (доверенности);

- фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких  документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они  имеют юридическую силу только при  наличии ее оттиска.

Руководителям предприятия рекомендуется разработать  и утвердить перечень документов, на которых обязательно должен быть оттиск печати.

Если  в документе отсутствует какой-либо юридически значимый реквизит, то он не имеет юридической силы и работники  предприятия вправе отказаться выполнять  предписания этого документа.

Юридическая сила копий документов

Достаточно  часто предприятиям приходится делать копии документов например, когда велика вероятность утраты подлинника или необходимо представить один документ в разные учреждения.

В каких  случаях копия имеет юридическую  силу оригинала?

Копия должна в точности повторять текст  и оформление оригинала.

Заверить  копию документа, изданного самим  предприятием, может руководитель этого  предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник  отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких  документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом.

Пока  нет однозначного ответа на вопрос о том, имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсу. Некоторые  отечественные и зарубежные предприятия  признают законность телефаксной копии  и принимают ее к исполнению. Однако, достоверность таких копий далеко не всегда можно считать очевидной и полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа, равноценная копии, изготовленной на ксероксе.

Факс  целесообразно использовать для  отправки и получения документов, не связанных с возникновением для  предприятия правовых последствий (информационных, рекламных и т.п.). 
 

23. Требования к составлению и оформлению докладной и объяснительной записок. Внутренние и внешние докладные объяснительные записки. Приведите примеры оформления докладной и объяснительной записок.

Общая характеристика докладной  и объяснительной записки.

Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, и в случае необходимости - вы воды и предложения составителя по его решению.

Объяснительная  записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта или поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта постановления, приказа и др.). В последнем случае он может называться пояснительной запиской.

Докладные и объяснительные записки являются справочно-информационными документами  и играют важную роль в документировании управленческой деятельности. Они служат не просто для передачи информации с одного уровня управления организацией, предприятием, фирмой на другой, но являются непосредственными основаниями  для издания распорядительных документов, в тексте которых иногда предусматривается  оформление соответствующей ссылки.

Докладная и объяснительная записки имеют  одинаковый состав реквизитов типового формуляра, но разные цели создания, составляются в различных управленческих ситуациях. В системе организационно-распорядительной документации они имеют устойчивую сферу применения и даже получившие в последнее время широкое  распространение служебные записки  не смогли вытеснить их из так называемой внутренней переписки организации.

Докладная или объяснительная записка могут  составляться как по указанию руководителя предприятия, организации и структурного подразделения или вышестоящего учреждения, так и по инициативе структурного подразделения, конкретного  работника или предприятия. Они  являются основой для принятия управленческого  решения или издания распорядительного  документа и могут адресоваться руководителю данного предприятия, организации и структурного подразделения  или в вышестоящее министерство, ведомство и организацию.

Оформление  докладных и объяснительных записок  должно соответствовать установленным  требованиям. Однако в зависимости  от того, является ли документ внутренним или направляется в вышестоящую  организацию, в оформлении этих документов появляются свои особенности. 

Внешние докладные и объяснительные записки. Докладные и объяснительные записки, направляемые за пределы данного предприятия или организации, называются внешними. Составляются они достаточно редко, но, как правило, по вопросам, имеющим существенное значение для деятельности предприятия. Поэтому оформляются они на общем бланке.

В состав типового формуляра внешней докладной  или объяснительной записки входят следующие реквизиты:

-наименование автора документа (организации, фирмы, может быть указано наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит);

-название вида документа (докладная записка, объяснительная);

-дата:

-регистрационный номер,

-адресат;

-место составления:

-заголовок к тексту;

-текст;

-подпись.

При оформлении внешних докладных и объяснительных записок угловое расположение реквизитов является предпочтительным.

Например:

Северный административный

округ г. Москвы

Муниципальный

книжный магазин  Лира 

Название  вида документа (докладная записка, объяснительная записка) оформляется  ниже наименования предприятия или  организации прописными буквами.

Дата  оформляется цифровым способом (23.06.97) от границы левого поля ниже названия вида документа или над ограничительной  линией в общем бланке. Дата докладной  или объяснительной записки является датой ее подписания и отправки. Дата проставляется лицом, подписывающим  документ.

Регистрационный номер помещается справа от даты на одной строке с ней и представляет собой простой порядковый номер (No 25). Иногда он может включать в себя индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре дел и порядковый номер докладной записки (No09-14/25).

Адресат оформляется в правом верхнем  углу на уровне первой строки в наименовании автора и формулируется в соответствии с установленными требованиями.

Внутренние  докладные и объяснительные записки. Внутренние докладные и объяснительные записки, адресуемые руководителю предприятия, организации или структурного подразделения, составляются значительно чаще и, как правило, являются непосредственными основаниями для издания приказов по основной деятельности, по личному составу и распоряжений.

Внутренняя  докладная или объяснительная записка  оформляется на чистом листе бумаги с угловым расположением реквизитов по образцу общего бланка. Формуляры  этих документов совпадают и состоят  из следующих реквизитов: