Документирование управленческой деятельности

Министерство  сельского хозяйства  Российской Федерации

Департамент научно-технологической политики и  образования

Федеральное государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального образования

«Красноярский государственный аграрный университет»

Институт  экономики и финансов АПК 
 
 
 
 
 

Контрольная работа 
 

По  дисциплине: Документирование управленческой деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 

                                                      Красноярск 2011 г.

                                                         

                                                           Содержание:

1. Функции служебного письма.  Основные требования к тексту письма.  «Сопроводительное письмо» как разновидность служебного письма.

 
 

2. Функциональное определение документов по личному составу. Виды документов по личному составу. Перечень реквизитов приказа по личному составу.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Функции служебного письма.  Основные требования к тексту письма.  «Сопроводительное  письмо» как разновидность  служебного письма.

 

     Функции служебного письма.

Каждый  вид письма осуществляет ту или иную функцию –запрашивает какую-либо информацию, выражает недоверие или благодарность, приглашает нас к сотрудничеству, представляет тот или иной товар и т.д. Но общими чертами являются: информирование адресата о каких-либо намерениях, действиях, об отношении к сложившейся ситуации, о предстоящих мероприятиях отправителя для налаживания партнерских взаимоотношений, с целью налаживания внешних связей и достижения положительных результатов в сфере сотрудничества. Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления. 

Так как  служебные письма выступают связующим  звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего, следует  обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в  тех случаях, когда невозможно решение  вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

Текст и основные виды служебного письма.

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, т.к. при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагается в одном письме только в том случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием для составления документа. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составляется: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации информации восприятия письма можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.

Письма  по несложным, обговоренным заранее  вопросам могут состоять из одной  основной части, без пояснений.

Например:

"Просим  выделить 15 компьютеров для конкурса  операторов ЭВМ".

Текст служебного письма составляется по определенным правилам. Служебные письма должны побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа. Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтрален.

В ГОСТе  Р 6.30-2003 указано: "В письмах используют следующие формы изложения:

• от 1 лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"),
• от 1 лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"),
• от 3 лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами  и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение  к адресату помогает выразить деепричастные  обороты типа: "внимательно рассмотрев Ваши предложения…", "тщательно  изучив ваши замечания Ваши замечания…".

Несмотря  на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных  и заключительных словосочетаний и  выражений: "В порядке обмена…", "В порядке исключения…", "В  связи…", "В соответствии…" и т.п.

Причины принятия решений также формулируются  с помощью деепричастных оборотов: "учитывая", "считая", "принимая во внимание", "рассматривая", "руководствуясь" и т.д.

Важнейшими  являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, Порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Краткость достигается, прежде всего, отбором необходимой и достоверной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слое.

Если  поводом для создания, какого либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются  вид документа, наименование организации  – автора, дата документа, регистрационный  номер документа и заголовок  к тексту.

Так как  служебные письма оформляются на бланках, текст не следует начинать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеется в самом бланке. Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос "О чем", указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (отметка об исполнителе), проверить наличие приложений (если они есть).

Виды  служебных писем.

 
Служебное письмо (внешнее) 
Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе деловая корреспонденция) - общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения, главным образом, текущих задач в управлении.

Основным  признаком, по которому письма выделяются в группу документов является пересылка их по почте. 
Различают различные виды писем:

Циркулярные письма: обычно выделяет вышестоящая организация и они касаются деловых вопросов и носят распорядительный характер. 
Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. 
Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. 
Коммерческие письма составляют от имени юридического лица при выполнении коммерческой сделки. 
Существуют также: договорные письма, письма-просьбы, письма-приглашения и т.д. 
Разработчик делового письма должен построить грамотную стилистическую конструкцию. 
 
Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть, проводящую доводу, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр. 

Служебные письма, отправляемые из учреждения, делятся  на две группы инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает (реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату документа").

«Сопроводительное письмо» - часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д. Начинаются письма этой разновидности словами: "Посылаем", "Направляем", "Возвращаем", "Прилагаем" и т.п., далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет заголовка к тексту. 

Для стиля  служебных документов характерно также  употребление устойчивых словосочетаний, т. к. в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов.

Широкое распространение в служебных  документах получило применение сокращенных  слов и словосочетаний, что уменьшает  объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Для лучшего  восприятия документа его текст  делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одной  или нескольких фраз (предложений).

Тексты  документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются  на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими  цифрами.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляется должностная  инструкция, положение о структурном  подразделении.

Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного  круга задач, нередко порождаемых  однотипными ситуациями, которые  вызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификации текстов документов. Унифицированный  текст управленческого документа  может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст  с унифицированной постоянной информацией  и пропусками для заполнения перечной информацией, которая характеризует  конфетную ситуацию, отражаемую данным документом.