Документирование управленческой деятельности

Закончив  составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем  углу документа под основными  реквизитами. В одной строке заголовка  должно быть не более 28 знаков. Заголовок  печатается без кавычек, без кавычек  и не подчеркивается. Наличие заголовка  значительно облегчает обработку  документа, так как, не читая всего  текста, и получить представление  о содержании и направить документ на исполнение.

Текст документов рекомендуется печатать через 1,5 интервала. Документы мелкого  формата допускается печатать через  один интервал. Если документы предполагается издать типографским способом, они  печатаются через два интервала. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через один интервал. При этом составные части наименования адресата, грифа утверждения, отметки  о наличии приложения, грифа согласования следует отделять друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами. А сами реквизиты  отделяются друг от друга 2–4 межстрочными интервалами. Название вида документа  печатают прописными буквами. Расшифровка  подписи печатается на уровне последней  строки наименования должности. Если документ подписывается несколькими лицами и их подписи располагаются одна под другой, наименование должностей и расшифровку подписей разделяют 2–4 межстрочных интервала.

Дата  в служебных документах может  оформляться любым из следующих  способов: 20.05.95, или 20.05.95, или 20.05.1995. После  цифр, обозначающих год, точка не ставится. В зависимости от назначения документа  допускается приводить элементы даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. Допускается  также словесно – цифровой способ оформления дат в актах, служебных  письмах, приказах, протоколах, других документах, содержащих сведения финансового  характера. Например: 17 января 1995 г. или 17.01.95.

Если  в тексте используются цифры, то следует  знать, как их записывать. Например, число 159000 в тексте документа выглядит так; 159 тыс. Однозначное число пишется  словом, а не цифрой. Если однозначное  число сопровождается единицей измерения, оно пишется словом; на одно изделие  требуется три метра ткани. Многозначные числа записываются цифрами. Но если цифра стоит в начале предложения, ее следует писать словами.

 
 
 
 
 
Заключение 
 
В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть документационного обеспечения управления - документооборот, в ходе которого решается важнейшая задача обработки документов организации. И лишь только централизованная система учета документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства. 
В работе были рассмотрены также такие виды документов как служебные письма (внешние) и даны примеры их оформления в соответствии с требованиями ГОСТа.

Литература: 
 
1. Басаков М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах. Ростов-на-Дону, 1997 с. 52-58.

2. Басаков М. И. Справочник секретаря референта:Практическое пособие. 5-е изд., перераб. и доп. — Ростов н/Д: Феникс, 2008.

3. ГОСТ  Р 6.30.2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Глав архив СССР, 1991.

5. Кирсанова М.В., Аксенова М. Курс делопроизводства М.: Инфра-М, 1997 с.141-142. 
6. Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.: ИНФРА-М, 1998 - с.44-47. 
7 . Трудовой кодекс Российской Федерации. Принят Государственной Думой 21 декабря 2001 г. Одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г. (в ред. Федеральных законов по состоянию на 30.12.2008.

8. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. — М.: Глав архив СССР,1982. 
 
 
 
 
 

2. Функциональное  определение документов по личному составу. Виды документов по личному составу. Перечень реквизитов приказа по личному  составу.

Функциональное  определение документов по личному  составу - оформление и закрепление трудовых отношений.

Документы по личному составу  - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться  статьями Кодекса законов о труде  Российской Федерации (КЗоТ РФ) в редакции от 25 сентября 1992 г. с последующими изменениями  и дополнениями. Важно подчеркнуть, что КЗоТ РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой контракт заключается  в письменной форме (ст. 18); прием  на работу оформляется приказом администрации  предприятия и объявляется работнику  под расписку (ст. 18) и т.д.

Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия  является документирование трудовых правоотношений.

К документам по личному  составу относятся:

1. документы по аттестации сотрудников;
2. личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты и их копии);
3. документы по социальному обеспечению, т. е. назначению пенсий.

В то же время в офисах с небольшой  текучкой сотрудников обходятся  без компьютерной базы данных и вполне успешно применяют традиционные формы документов «докомпьютерной» эпохи.

Обязательное  ведение большинства кадровых документов предусмотрено Трудовым кодексом РФ, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами.

Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах  всей страны бланков, например:

1. трудовая книжка,
2. листок по учету кадров,
3. график отпусков и др.

Для других предлагаются варианты бланков с  разной степенью детализации, например:

1. для некоторых кадровых приказов,
2. справок с места работы или учебы.

Третьим даны только названия и перечислен состав информации, которой должен быть наполнен подобный документ, к  этой группе документов относятся, например:

1. заявления,
2. докладные и объяснительные записки.

Наиболее  многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

прием, перевод  и увольнение работников;

предоставление  отпусков;

командирование.

При приеме на работу фиксируются основные анкетно-биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно-биографических данных, условий и оплаты труда.

Основанием  приема на работу является заключенный  письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

Приказ по личному составу. Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по личному составу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» или «к». Приказы по личному составу относятся не только к распорядительной документации, но одновременно являются первичными учетными документами. Поэтому приказ по личному составу оформляется на общем бланке и одновременно информация фиксируется в унифицированной форме первичной учетной документации.

Реквизиты приказа: наименование организации, вид  документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по личному составу с глагола: принять, перевести, уволить, командировать, зачислить, назначить, который печатается прописными буквами. Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (полностью), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом принять работника (например, приказ о назначении).

Приказ  о приеме на работу оформляется также  на бланке типовой межотраслевой  формы №Т–1. Бланк размером А5 имеет  лицевую и оборотную стороны. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем  предприятия.

Приказ  о прекращении трудового договора составляется на бланке формы №Т–8.

В графе  «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья Трудового кодекса  Республики Беларусь, соответствующая  причине увольнения.

Все приказы  визируются юристом и другим должностным  лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия.

Все приказы  по личному составу объявляются  работнику под расписку. Отметка  об ознакомлении с приказом проставляется  самими работником и содержит подпись  работника и дату ознакомления.

Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

Таким образом, приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

1) прием  на работу;

2) перемещение  по работе;

3) увольнение  с работы;

4) установление  должностных окладов;

5) отпуска;

6) командировки;

7) изменение  фамилии;

8) поощрения;

9) взыскания  и т.д.

Особенности приказа по личному  составу. Допустимы разные варианты его оформления (оговоренные в инструкции).

Номер (индекс) пишется с буквой «к», что значит приказ по кадрам.

Заглавие - «По личному составу».

Констатирующей  части в приказе может не быть.

Распорядительные  пункты оформляются в последовательности - прием на работу, перевод и перемещения, установление разрядов, предоставление отпусков и т.д.

Каждому пункту приказа дается основание (заявление  сотрудника, докладная записка и  т.д.).

Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым  поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров. Приказы вступают в силу с момента их подписания.

Приказы оформляются  на бланках формата А4.

Состав реквизитов приказа по личному составу:

1) наименование  министерства или ведомства;

2) название  организации;

3) наименование  вида документа;

4) место  составления;

5) дата, номер;

6) заголовок;

7) текст;

8) подпись;

9) визы;

10) подписи  сотрудников, ознакомленных с  приказом;

11) отметка  о направлении в дело.

Выписка из приказа по личному  составу - это копия части подлинного документа.

Реквизиты выписки из приказа:

1) наименование  министерства или ведомства;

2) наименование  организации;

3) ВЫПИСКА  ИЗ ПРИКАЗА;

4) дата и  номер подлинного документа;

5) место  составления;

6) заголовок;

7) констатирующая  часть текста;

8) распорядительная  часть (необходимый пункт);

9) подпись;

10) заверительная надпись.

Элементы  заверительной надписи:

1) слово  «Верно»;

2) наименование  должности сотрудника, заверившего  выписку;

3) дата заверительной надписи.

Следующим видом документа по личному составу  является заявление.

Резюме. В настоящее время распространенным документом при приеме на работу является резюме. Его особенностью является изложение сведений об образовании  и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.