Документирование управленческой деятельности

Саратовский Государственный  Технический Университет

Институт  Бизнеса и Делового Администрирования

Кафедра ММЛ 
 
 
 
 
 
 

Контрольная работа по дисциплине:

«Делопроизводство»

По  теме: «Документирование  управленческой деятельности». 
 
 

Выполнила: студентка 4-го курса

заочного  отделения

 группы МНЖ 41 «а»

М.И. Герасимова  

Проверила:                   

О.Г. Волкова  
 
 
 

Саратов 2008 

Содержание. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение. 

   В соответствии с ГОСТ 51141 – 98¹ делопроизводство (или документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

   В соответствии с ГСДОУ документооборот  предприятия представляет собой  упорядоченное движение (перемещение) документов с момента их получения (создания) до завершения их исполнения, отправки или помещения соответствующих документов в дела. Обычно порядок движения (перемещения) документов предприятия регламентируется:

• Схемой документооборота и маршрутами движения (перемещения) документов;
• Инструкцией по делопроизводству;
• Табелем унифицированных форм документов;
• Положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работникам предприятия, допущенным к работе с теми или иными документами.

   Традиционно документооборот предприятия принято  рассматривать как совокупность трех основных документационных потоков  – их образуют соответственно входящие, исходящие и внутренние документы.

   Входящие  документы – это документы, поступающие  на предприятие из-за его пределов (от других предприятий, организаций  и учреждений, с которыми предприятие  поддерживает деловые контакты посредством  документов).

   Исходящие документы – это, напротив, те документы, которые предприятие направляет другим предприятиям, организациям и  учреждениям.

   Внутренние  документы – это документы, циркулирующие  исключительно внутри предприятия (между его структурными подразделениями  и должностными лицами) и соответственно предназначенные для документирования внутренней деятельности предприятия. 
 
 

     1. Досье предприятия. 

   Род деятельности: ООО «ГЕЛИОС» аудит, оценка, постановка бухгалтерского учета.

   Полное  наименование предприятия: Общество с Ограниченной Ответственностью «ГЕЛИОС»

   Юридический и фактический  адрес: г. Энгельс, пл. Свободы, д.3 «а».

   Организация зарегистрирована Межрайонной инспекцией МНС РФ №7 по Саратовской области.

   Учредители  предприятия: физические лица.

   Основными правоустанавливающими  документами являются:

• Решение учредителей о создании Общества с Ограниченной Ответственностью;
• Устав Общества с Ограниченной Ответственностью;
• Документальное оформление заявления о политике и целях в области качества;
• Руководство по качеству;
• Документированные процедуры, требуемые международным стандартом ИСО 9001-2000;
• лицензия на осуществление аудиторской деятельности Министерства финансов РФ № 000009 от 10 апреля 2007 г.;
• лицензия на осуществление оценочной деятельности Министерства имущественных отношений РФ № 007307 от 15.09.2003 г;

 

   Общие характеристики оказываемых услуг:

• «Гелиос» — компания, имеющая в своем распоряжении высокопрофессиональных специалистов и обладающая соответствующими внедренными методиками, опытом и пониманием работы налоговой системы на практике, располагает возможностями действовать с высокой эффективностью в таких ключевых областях, как налогообложение, налоговое планирование, урегулирование споров с налоговыми органами, защита интересов предприятия в Арбитражном суде;
• Профессиональная оценка имущества, подтвержденная независимым аудитором, так как не всегда оценщик может учесть в полной мере, факторы, влияющие на определение рыночной стоимости имущества, а особенно их достоверность. А аудитор «взвешивает» на точность данные, которыми пользуется оценщик. Таким образом, проводя оценку в «Деловом Аудите» можно быть уверенным в достоверности данных, на основании которых определялась рыночная стоимость имущества;
• собственная база для производства любых оценочных и аудиторских работ в виде офисного помещения.

   В условиях рыночной экономики финансовые показатели являются результативным итогом работы АО ’’Мастер ТВ’’, отражающим все  направления ее  деятельности и  в первую очередь уровень качества выпускаемой техники.

   Цель  деятельности предприятия:

   Предложить  клиенту оказание качественных услуг  связанных с деятельностью организации.

   Аудит предприятий, если клиент хочет быть уверен:

• в разумной сумме оплаченных налогов;
• в профессионализме бухгалтерии;
• в обеспечении сохранности имущества;
• в достоверности показателей финансовой отчетности;
• в адекватной оценке бухгалтерской отчетности согласно МСФО.

   Оценка  всех видов имущества, если клиенту  нужно:

• определить залоговую или страховую стоимость имущества;
• определить стоимость вклада в уставный капитал;
• определить стоимость предприятия в случае его покупки или продажи;
• определить стоимость ценных бумаг предприятия, паев, долей;
• привести размер уставного капитала к реальной величине;
• оптимизировать налогооблагаемую базу;
• оценить сумму ущерба

 
 
 

2.Схема-макет движения документооборота 

   Анализ  документооборота крайне важен для  совершенствования работы управленческого  аппарата и рационализируя документооборот, стремятся к сокращению инстанций, проходимых документов (например, при согласовании), и организации прямоточности движения документов, исключая повторные инстанции на его пути и повторные операции при обработке.

     Все документы в организации представлены двумя большими группами:

• получаемые извне, от других организаций (входящие документы);
• созданные в самой организации.

 

     2.1. Входящие документы 

   Входящие  документы можно классифицировать по видам:

• распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения, указания);
• информационно-справочные (акты, справки, докладные записки, письма и т.д.);
• учетно-отчетные и др.

   Кроме того все входящие документы по характеру содержания можно разделить на инициативные (которые в свою очередь делятся на требующие ответа или исполнения или присланные для сведения) и ответные, т.е. документы, полученные в ответ на запрос вашей организации.

   В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

   - прием входящих документов;

   - первоначальная (экспедиционная) обработка;

   - предварительное рассмотрение и  распределение;

   - регистрация;

   - рассмотрение документов руководством;

   - исполнение резолюций;

   - отправка ответных документов. 
 
 
 
 
 

      1. Движения входящего документопотока 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      1. Входящий документ поступает на предприятие в специальный отдел, где его регистрируют сотрудники ДОУ.

      2. После регистрации сотрудники ДОУ отправляют документ директору предприятия на резолюцию.

      3. После резолюции документ возвращается в отдел, сотрудники ДОУ заносят резолюцию в журнал регистрации входящих документов.

      4. После занесения в журнал регистрации, документ отправляется на рассмотрение руководителю структурного подразделения.

      5. Руководитель передает документ непосредственному исполнителю структурного подразделения.

      6. После чего исполнитель передает документ начальнику структурного подразделения об отметке, о его выполнении.

     7. Завершающим этапом документ поступает в архив предприятия 

2.2. Исходящие документы. 

   К числу  исходящих документов относятся, главным  образом, ответственные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую  просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

   Прохождение исходящего документа включает несколько  этапов:

   - составление  проекта документа, его распечатка;

   - согласование  проекта, его визирование в  необходимых случаях;

   - подписание (утверждение) документа;

   - регистрация  и отправка документа. 

      2. Движения исходящего документопотока

        

       

1. Директор  издает распоряжение о подготовке исходящего документа.
2. Начальник структурного подразделения принимает распоряжение директора и передает задание исполнителю структурного подразделения подготовить  документ.
3. Исполнитель структурного подразделения составляет документ и отдает начальнику структурного подразделения на визирование.
4. Начальник структурного подразделения при необходимости корректирует документ, проставляет визу и отправляет в специальный отдел (канцелярия).
5. Специальный отдел (канцелярия) передает документ директору предприятия на подпись.
6. После подписания у директора предприятия, документ возвращается канцелярию, где он регистрируется, если адресатов много, то он тиражируется и ему присваивается номер.
7. Документ отправляется во внешнюю организацию (предприятие).
8. Отправка документа поступает начальнику структурного подразделения.
9. Начальника структурного подразделения передает  исполнителю структурного подразделения.
10. Документ поступает на хранение в архив.