Методы совершенствования документирования управленческой деятельности

 

   МИНОБРНАУКИ РОССИИ

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Иркутский государственный университет»

(ФГБОУ ВПО «ИГУ»)

 

филиал

федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального образования «Иркутский государственный университет»

в г. Ангарске

(филиал ФГБОУ ВПО «ИГУ» )

 

 

кафедра  документоведения

 

 

Допускается к защите

и.о. зав. кафедрой документоведения,

________

«____»________________20____г.

 

 

 

Методы совершенствования документирования управленческой деятельности

 

Курсовая работа

по дисциплине документоведение

 

2 курс

Заочная форма обучения

 

 

 

 

 

 

Ангарск 2013

Содержание

Введение

Компании, особенно с развитой иерархической и территориально-распределенной структурой управления, работающие в различных отраслях производства, имеют значительные различия в организации работы с документами, требующие специальной регламентации. Такие компании чаще всего испытывают постоянную необходимость в унификации документационных процессов, применении новых и устранении устаревших методов и приемов работы с документами. Поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления выступает одной из существенных форм его работы, то нормативно-методическое обеспечение делопроизводства является неотъемлемой частью организации процесса управления любой компании.

Нормативное регулирование вопросов ДОУ во многом предопределяется также необходимостью в существовании «писаных правил» работы сотрудников в условиях внедрения информационных технологий. А эффективное внедрение систем электронного документооборота зависит от того, насколько правильно выполняются эти правила и требования, которые закрепляются в соответствующих нормативных и методических документах. При этом важно заметить, что чем более масштабные и многофункциональные системы автоматизации документооборота внедряются, тем более пристального внимания требуют вопросы нормативно-методического обеспечения. Эти вопросы наиболее существенны не только при внедрении информационных технологий, но и при создании методологической основы для организации работы с бумажными документами и проведения последующих мероприятий по совершенствованию ДОУ. Неизбежное сосуществование электронного и бумажного документооборота сегодня требует тщательного подхода к методологии организации и оптимизации документооборота – разработке и внедрению корпоративных стандартов, инструкций и регламентов.

Актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности организации, что ведет к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.

Цель курсовой работы заключается в проведении сравнительного анализа методов совершенствования документирования управленческой деятельности.

Задачами курсовой работы являются:

- рассмотрение управленческой  деятельности и ее видов;

- изучение теоретических основ документирования управленческой деятельности;

- исследование методов совершенствования  документирования в управленческой  деятельности.

Предметом исследования является методы совершенствования документирования управленческой деятельностью.

Объект исследования – документирование управленческой деятельности.

В первой части работы "Основы управленческой деятельности и ее виды" была рассмотрена сущность управленческой деятельности и ее виды.

Во второй части "Документирование управленческой деятельности" была раскрыта тема курсовой работы и исследованы методы совершенствования документирования.

Глава 1. Основы управленческой деятельности, ее виды

1. Сущность управленческой деятельности

Управленческая деятельность - сложная интеллектуальная деятельность человека, требующая определенных знаний и опыта.

К качествам эффективного управляющего относятся: знание теории; обладание энергией, здоровой психикой; умения применять знания; желание эффективно управлять.

Менеджмент - управление в условиях рыночной экономики - означает: 1. ориентацию предприятия на спрос и потребности рынка; 2. стремление к повышению эффективности производства; 3. хозяйственную самостоятельность, свободу в принятии решений; 4. постоянную корректировку целей и программ в зависимости от состояния рынка; 5. конечный результат деятельности, который выявляется на рынке в процессе обмена; 6. необходимость использования современной техники в процессе принятия решений. [15, c. 45]

Сущность управления заключается в установлении и поддержании согласованности взаимодействия людей, участвующих в едином процессе.

Управление - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформировать и достичь целей организации.

В качестве особенностей управленческой деятельности можно отметить:

умственный труд работников аппарата управление, состоящий из трех видов деятельности: организационно-административной и воспитательной (прием и передача информации, доведение решений до исполнителей, контроль исполнений); аналитической и конструктивной (восприятие информации и подготовка соответствующих решений); информационно-технической (документационные, учебные, вычислительные и формально-логические операции);

участие в создании материальных благ не прямо, а посредственно (косвенно через труд других лиц);

предметом труда является информация;

средства труда - это организационная и вычислительная техника;

результатом труда являются управленческие решения. [16, c. 35]

Таким образом, можно заметить, что управленческая деятельность является своеобразным процессом перевода (преобразования) системы (объекта) из исходного состояния в желаемое.

Управление любым предприятием осуществляется в соответствии с его уставом. Предприятие является юридическим лицом, пользуется правами, выполняет обязанности, связанные с его деятельностью.

Управление предприятием осуществляется на базе определенной организационной структуры. Структура предприятия и его подразделений определяется предприятием самостоятельно. При разработке организационной структуры управления, прежде всего, необходимо обеспечить эффективное распределение функций управления по подразделениям. Структура управления может меняться во времени в соответствии с динамикой масштабов и содержания функций управления. [13, c. 16]

Между отдельными подразделениями могут быть вертикальные и горизонтальные связи. Вертикальные связи - это связи руководства и подчинения, например связь между директором предприятия и начальником цеха. Горизонтальные связи - это связи коопераций равноправных элементов, например, связи между начальниками цехов. В основу структуры управления положена определенная система. В настоящее время известно три наиболее распространенных систем управления производством:

линейная, которая представляет собой схему непосредственного подчинения по всем вопросам нижестоящих подразделений вышестоящим. Эта система достаточна проста и может быт эффективна, если не велико число рассматриваемых вопросов и по ним могут быть даны решения в ближайших подразделениях;

функциональная - система, представляющая схему подчинения нижестоящего подразделения ряду функциональных подразделений, решающих отдельные вопросы управления - технические, плановые, финансовые. В этом случае указания поступают более квалифицированные. Однако подчиненные подразделения не всегда знают, как согласовать полученные указания, в какой очередности их выполнять. В чистом виде эта система используется очень редко;

смешанная - наиболее распространенная система, в которой сочетаются линейная и функциональная системы. В этом случае решения, подготовленные функциональными подразделениями, рассматриваются и утверждаются линейным руководителем, который передает их подчиненным подразделениям. При очень большом объеме разнообразных вопросов такая схема чрезвычайно усложняет работу линейного руководителя. Для ее упрощения по определенным вопросам функциональные подразделения могут непосредственно руководить нижестоящим подразделениями. [1, c. 56]

Рациональная структура управления определяется типом предприятия, его масштабом и характеристиками. На предприятии могут быть использованы безцеховая, цеховая, корпусная или смешанная структура управления.

Наиболее простой структурой является безцеховая, при которой производство делится на участки, возглавляемые мастерами, непосредственно подчиняющихся руководителю предприятия, либо старшему мастеру. Эта структура может быть задействована на мелких и средних предприятиях.

Основным производственным звеном крупного промышленного предприятия является цех. При цеховой структуре управления руководителю подчиняются начальники цехов. Начальнику цеха подчиняются начальники участков, либо старшие мастера, либо мастера.

На особо крупных предприятиях может быть использована корпусная структура предприятия. В этом случае предприятие подразделяется на корпуса, корпуса делятся на цеха, а цеха - на участки.

На предприятиях могут применяться и смешанные структуры управления. Например, на предприятиях с бесцеховой структурой могут быть отдельные цеха, а на предприятиях с цеховой структурой - участки, подчиненные непосредственно руководству предприятия.

Экспертным путем установлено, что возможно три варианта количественного состава сотрудников, подчиненных одному руководителю:

пять - семь человек, если подчиненные выполняют различные функции;

восемь - двадцать человек, если подчиненные выполняют сходные функции;

двадцать один - пятьдесят человек, если подчиненные выполняют одинаковые функции. [14, c. 67]

Управление предприятием в современных условиях должно осуществляться на основе сочетания принципов самоуправления трудового коллектива и прав собственника на использование своего имущества.

Собственник может реализовать свои права по управлению предприятием непосредственно или через уполномоченный им орган. Таким органом в соответствии с Уставом предприятия может служить совет или правление предприятия.

Совет предприятия состоит из равного числа представителей, назначаемых собственником имущества предприятия и избираемых трудовым коллективом. Численность совета предприятия и срок его полномочий определяются уставом предприятия.

Совет предприятия вырабатывает общее направление экономического и социального развития предприятия, устанавливает порядок распределения чистой прибыли, принимает решения о выпуске ценных бумаг по представлению руководителя предприятия, о покупке ценных бумаг других предприятий, решает вопросы создания и прекращения деятельности филиалов, дочерних предприятий и других обособленных подразделений. На совете решаются вопросы ассоциации и объединения, устанавливается направление внешнеэкономической деятельности, рассматриваются и разрешаются конфликтные ситуации, возникающие между администрацией и трудовым коллективом предприятия, а также другие хозяйственно-экономические вопросы, предусмотренные уставом предприятия. [12, c. 71]

Назначение руководителя предприятия является правом собственника имущества предприятия и реализуется им либо непосредственно, либо через совет предприятия. При назначении руководителя на должность с ним заключается контракт, в котором оговариваются все права, полномочия, обязанности и ответственность руководителя, условия его материального обеспечения и возможного освобождения от должности с учетом определенных гарантий.

Решения по социально-экономическим вопросам деятельности предприятия вырабатываются и принимаются органами управления с участием трудового коллектива на общем собрании или конференции.

Таким образом, аппарат управления предприятием должен быть построен так, чтобы обеспечить в техническом, экономическом и организационном отношениях взаимосвязанное единство всех частей предприятия, а также наилучшим образом использовать материальные и трудовые ресурсы.

 

2. Виды управленческой деятельности

Управление - это сложная интеллектуальная деятельность человека, требующая специальных знаний и опыта.

В связи с разгосударствлением и разделением собственности между центром и местами, конституционным разграничением компетенции органов Федерации и её субъектов происходит внутренняя дифференциация понятия "государственное управление", наполнение его новым содержанием. Если раньше оно включало такие виды, как отраслевое, территориальное и региональное управления, выделяемые по соответствующим признакам объекта и субъекта управления, а также функциональное программное управление, то теперь появляется понятие федеральное управление, т. е. реализуемое по отношению к объектам федерального владения, местное управление (самоуправление) и муниципальное управление.