Методы совершенствования документирования управленческой деятельности

- Оперативное и качественное  исполнение, поиск документов;

- Эффективная автоматизированная  обработка документов.

Благодаря проведению стандартизации и унификации формуляров и текстов документов на пути совершенствования документирования управленческой деятельности организаций можно достичь косвенного (повышение качества управления) и прямого (снижение затрат труда при работе с документами, расход материалов на их изготовление).

Значение унификации и стандартизации создания и оформления документов возросло в связи с применением в управленческой деятельности НИТ.

2.3 Методы совершенствования документирования

На рост объема документирования влияют объективные факторы: создание новых учреждений, организаций, предприятий, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции, активное использование документированной информации и др. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно ее производит и использует. Кроме того, объем документирования в каждой конкретной организации определяется ее функциями и задачами в процессе управления. В этих условиях большое значение приобретает упорядочение используемой документируемой информации, совершенствование организации работы с документами.

Основными направлениями совершенствования документирования являются: сокращение объема документирования, совершенствование технологии документирования.

В качестве основных методов улучшения технологии документирования выделяют:  разработку моделей документирования в государственных органах и организациях; составление маршрутных карт технологического процесса; разработку рациональных схем документирования: оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

Основные методы совершенствования документирования рассмотрим подробно.

1. Унификация и стандартизация  документов. Унификация документов - это установление единообразия  состава и форм управленческих  документов, создаваемых в процессе  осуществления однотипных управленческих функций и задач.

При осуществлении работ по унификации в организации проводится унификация состава документов, создаваемых при решении управленческих задач и унификация форм документов. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, в результате чего состав документов организации может быть значительно сокращен.

В целях оптимизации состава применяемых в организации форм документов разрабатываются Табель и Альбом форм документов.

2. Повышение качества документируемых  решений. Одним из методов сокращения  неоправданных документопотоков  является повышение качества  самих принимаемых решений. Большой  поток документов возникает при  издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих массу запросов и разъяснений.

Если в решении, отраженном в документе, нечетко определены задания (поручения), не указаны ответственные исполнители, возникает безответственность: затрудняется контроль исполнения, идут запросы на уточнение заданий, начинается рассылка поручений, многочисленные согласования, возникает поток новых документов. Если в решении какое-либо задание (поручение) не подкрепляется организационным и ресурсным обеспечением, вновь порождается переписка с просьбами о корректировке материально-технического снабжения, перенесении сроков исполнения и т.п.

Текст документа, отражающий управленческое действие, поручение, решение, должен содержать только необходимую информацию, четко излагать суть рассматриваемого вопроса, определять реальные и обоснованные сроки исполнения. С этой целью при подготовке документов необходимо максимально широко использовать унифицированные формы, текст которых содержит оптимальную структуру и конкретные формулировки. [6, c/ 70]

3. Повышение качества подготовки  и оформления документов. Одним  из путей совершенствования документирования является применение всеми государственными органами и организациями единых требований, предъявляемых к подготовке и оформлению документов и их составных информационных элементов - реквизитов. Например, соблюдение единых требований к оформлению и расположению в документе таких реквизитов, как гриф согласования, виза, гриф утверждения, адресат, отметка об исполнителе документа и др.

С целью экономии времени на подготовку документов и организацию работы с ними рекомендуется сокращать текст за счет уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул, исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности и т.п.

4. Бездокументное решение вопросов. Сокращению объема документирования способствует замена бумажного документирования на использование телефонной связи, личной договоренности. Бездокументное решение вопросов предполагает исключение бумажного документа на двух уровнях:  при запросе информации (запрос и ответ передаются устно); при ответе на инициативный письменный документ (в этом случае на инициативном документе оформляется отметка о его исполнении и направлении в дело, в которой указывается, каким образом решен вопрос, поставленный в инициативном документе).

5. Уменьшение количества дублетных  экземпляров документов при их  размножении, копировании и рассылке. Важным фактором, позволяющим сократить документирование, является определение оптимального перечня организаций и структурных подразделений организаций, до сведения которых действительно необходимо доведение заключенной в документе информации, поручения, решения. Необходимо исключить случаи, когда рассылка копий документа осуществляется без учета реальной производственной необходимости и вызвана желанием перестраховаться.

Перечень организаций (структурных подразделений), в которые рассылаются копии документа, а также количество копий необходимо фиксировать в списке на рассылку.

Резервы сокращения объемов документооборота имеются и при размножении и копировании документов. Множительная техника создает удобства для работы: ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений. Для оптимального использования множительной техники рекомендуется: копировать документы с уменьшением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование типа «выписок». [8, c. 10]

6. Использование современных информационных  технологий для подготовки, передачи  и обработки информации. Одним  из путей совершенствования документооборота является применение системного электронного документооборота, в первую очередь использование электронной почты. Переход на электронную почту значительно улучшает возможности взаимодействия различных государственных органов и организаций, позволяет оперативно получать информацию, принимать решения и организовывать их исполнение.

Использование электронных технологий обеспечивает замену бумажного документа машинным носителем информации, что позволяет формировать локальные базы и банки данных, сокращая тем самым количество обращающейся бумажной документации.

7. Совершенствование технологии  документооборота. Основным методом  совершенствования технологии документооборота  является метод моделирования. Этот  метод позволяет на первом этапе моделировать организационную деятельность учреждения, дифференцируя в пределах одной иерархической системы уровни принятия решений, органы и звенья управления, наделенные этим правом, на втором этапе - функциональную деятельность учреждения, что позволит выявить круг типовых вопросов, решаемых в деятельности учреждения, и отсечь документопотоки, не входящие в компетенцию данного органа или должностного лица. На третьем этапе построение информационной модели документооборота дает возможность определить потоки документов, используемых и создаваемых в процессе принятия и контроля исполнения типовых решений, определить наиболее рациональные маршруты их движения и установить оптимальные сроки документооборота.

В маршрутной карте технологического процесса документооборота (далее - технологическая карта документооборота) отражается маршрут движения документа с момента его составления до сдачи в архив. По вертикали технологической карты располагаются операции в их технологической последовательности, по горизонтали - продолжительность процесса, трудовые затраты, применяемое оборудование и материалы. Технологическая карта документооборота дает возможность регулировать последовательность операций, производимых с основными видами документов.

На основании технологической карты документооборота определяется операционное время, затрачиваемое на определенные виды работ с документами.

В целях установления рациональных маршрутов движения документов и исключения лишних инстанций прохождения документов, определения видов работ по документированию управленческих действий проводится анализ сведений о видовом и количественном составе документопотоков. Эти сведения получают на основе составления оперограмм и схем направления движения потоков документов.

С помощью оперограмм фиксируются операции, выполняемые с определенным комплексом документов. Оперограммы показывают, из каких стадий и элементов складывается данный процесс работы, какова связь каждой операции с определенным рабочим местом, характеризуют функции соответствующих исполнителей. Кроме того, посредством оперограмм можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты движения документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов. [7, c. 19]

Построение схемы направления движения потоков входящих документов позволяет выявить на стадии их предварительного рассмотрения два документопотока: регистрируемые и нерегистрируемые документы. Нерегистрируемые документы определяются на основании Перечня документов, не подлежащих регистрации, составляемого в каждой организации.

Регистрируемые документы в свою очередь делятся на подлежащие регистрации в службе документационного обеспечения управления (в схеме - канцелярия) и подлежащие регистрации непосредственно в структурных подразделениях. Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются им, минуя руководство организации. На такие документы составляется специальный Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе документационного обеспечения управления.

Вывод.

Происхождение документа между его составителями и потребителями - неотъемлемая часть документационного обеспечения любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения. Движение документа во всех случаях отражает, организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование документирования в значительной степени связано с совершенствования самой структуры управления и не может рассматриваться отдельно.

Одним из центральных вопросов в организации информационно-документационного обслуживания деятельности любого учреждения, фирмы, предприятия является создание службы ДОУ. Это обязательно должно быть самостоятельное структурное подразделение, подчинённое непосредственно руководителю. И хотя об этом много писалось и говорилось, осознание, что служба, руководящая всем информационно-документационным ресурсом фирмы, организации, предприятия – одна из важнейших, происходит в стране очень медленно. Вместе с тем именно в плохой работе этой службы кроется несвоевременность принятия решений, отправки ответов, посылки запросов, плохая подготовленность командировок руководителя, неграмотный ответ по телефону, неэффективное и неоперативное проведение совещаний и т.д. Сегодня уже никому не надо доказывать значение информации в сфере управления, и каждый управленец понимает, что принять решение по любому вопросу он может, только располагая соответствующей информацией по вопросу. Чем быстрее он получит информацию, и чем она будет полнее, тем больше у него шансов разработать наилучшее решение в кратчайший срок и опередить своих конкурентов. Кроме того, место службы ДОУ коренным образом меняется с внедрением компьютерных технологий, созданием баз данных. Чаще всего внедрением компьютерных систем в организации занимается специально созданный отдел (служба информационного обеспечения). На наш взгляд, это должна быть единая с ДОУ служба, имеющая соответствующую структуру.

Заключение

В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления все более актуальным становится вопрос об эффективности документационного обеспечения управления.

Среди методов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

Задача сокращения объема документооборота имеет два аспекта – сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов.

Существуют несколько эффективных способов оптимизации и рационализации документооборота – это применение электронных систем, СЭД и КЭА.

Задачами курсовой работы являлись:

- рассмотрение управленческой  деятельности и ее видов;

- изучение теоретических основ  документирования управленческой  деятельности;

- исследование методов совершенствования  документирования в управленческой  деятельности.

В первой части работы "Основы управленческой деятельности и ее виды" была рассмотрена сущность управленческой деятельности и ее виды.