Методы совершенствования документирования управленческой деятельности

Происходит становление частного предпринимательского управления, выполняемого индивидуальным собственником. В случае, если предприниматель (собственник) перепоручает управление специально приглашенному менеджеру, частное управление трансформируется в профессиональное управление.

Ситуационное управление концентрируется не на поиске лучшего образа действия или оптимального решения, а на обнаружении или выборе приемлемого, исходя из сложившихся обстоятельств, варианта. Оно требует широкой децентрализации и не может быть реализовано в условиях жестокой централизации.

Оперативное управление - это деятельность, ориентированная на решение текущих вопросов, требующих незамедлительного решения.

Предупредительное (профилактическое) управление состоит в заблаговременной подготовке к возможным и ожидаемым событиям с оценкой вероятности их наступления и последствий бездействия.

Конкурентное управление - это деятельность, связанная с выполнением заключения о несостоятельности должника, носит принудительный характер.

Адаптивное управление  характеризуется способностью управляющей системы реагировать на изменение внешней среды, оно предполагает непрерывность планирования, прогнозных оценок, учет неопределенности и т. д.

Выделяют также внешнее управление и внутреннее управление, демократическое управление (согласительное на основе консенсуса и голосовательное на основе подчинения меньшинства большинству) и принудительное управление.

Понятие доверительного управления порождено понятием доверительной собственности - личного или государственного имущества, которое доверяется другим физическим или юридическим лицам. В отличие от принудительного конкурентного управления, доверительное управление не допускает передачу имущества в траст без соглашения трудового коллектива, даже если более 50% имущества акционируемого предприятия остается в государственной собственности. В некоторых товаропроизводящих отраслях России уже учреждены трастовые компании, функционирующие на основе доверительного управления. [2, c. 32]

Различают также научное управление и эмпирическое управление. Первое базируется на разработанных наукой рекомендациях, а второе - на опыте, здравом смысле.

Выделяют ещё селективное управление, т. е. управленческая деятельность, ориентированная на выделение приоритетных объектов (направлений) в целях ресурсной и иной поддержки. По отношению к ним применяются такие методы, как делегирование дополнительных полномочий, целевое финансирование, дотации, кредитные и налоговые льготы, субсидии, субвенции и преференции.

Все перечисленные виды управления в практике тесно переплетены и взаимообусловлены, что существенно усложняет управленческую деятельность, но использование возможностей видового разнообразия систем управления ведет к повышению их потенциала и эффективности.

 

Вывод

Управленческая деятельность - сложная интеллектуальная деятельность человека, требующая определенных знаний и опыта.  К качествам эффективного управляющего относятся: знание теории; обладание энергией, здоровой психикой; умения применять знания; желание эффективно управлять.

Менеджмент - управление в условиях рыночной экономики - означает: 1. ориентацию предприятия на спрос и потребности рынка; 2. стремление к повышению эффективности производства; 3. хозяйственную самостоятельность, свободу в принятии решений; 4. постоянную корректировку целей и программ в зависимости от состояния рынка; 5. конечный результат деятельности, который выявляется на рынке в процессе обмена; 6. необходимость использования современной техники в процессе принятия решений. [4, c. 82]

Аппарат управления предприятием должен быть построен так, чтобы обеспечить в техническом, экономическом и организационном отношениях взаимосвязанное единство всех частей предприятия, а также наилучшим образом использовать материальные и трудовые ресурсы.

Все виды управленческой деятельности перечислить здесь невозможно, но некоторые из них, имеющие для менеджмента наиболее важное значение, представлены в разделе 1.2. Данные виды и направления управленческой деятельности реализуются и проявляются в ее функциях (лат. functio — обязанность, работа, деятельность, внешнее проявление свойств какого-либо объекта в данной системе отношений).

Глава 2. Документирование управленческой деятельности

 

1. Основные понятия и терминология документирования управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий. В настоящее время действует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов, требования к бланкам документов и требования к оформлению документов.

Каждая научная дисциплина имеет в своем арсенале значительное количество терминов. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» содержит основные профессиональные термины, постоянно встречающиеся в работе с документами. [3, c. 17]

Документирование – это процесс создания и оформления документа; по ГОСТу – «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В последние десятилетия параллельно с этим термином используется документационное обеспечение управления (ДОУ); использование последнего связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением.

Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения; по ГОСТу – «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в определенном порядке.

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организационно-распорядительные документы – письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов».

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. [5, c. 64]

 

2.2 Совершенствование содержания и оформления документа

1 Унификация документов

Под унификацией понимают уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначения[11, С.1278].

Унификация текстов документов – целенаправленная, упорядоченная работа по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения документов и созданию на этой основе универсальных вариантов их текстов[2, С.8].

Результаты унификации:

- Совершенствование структуры  документов;

- Универсализация представления  документированной информации;

- Целенаправленное и оправданное применение в текстах документов устоявшихся семантических конструкций и терминологии.

Благодаря унификации достигают упорядочения состава документов организации. Фиксирующих осуществление однотипных управленческих действий. Всё это способствует сокращению временных и материальных затрат на подготовку документов организации, что имеет особое значение при осуществлении указанной работы в оперативном режиме.

В основе работы по унификации текста отдельного документа лежит метод выделения в нём постоянной (повторяющейся) и переменной (оригинальной) информации[5, С. 276].

Способы унификации текстов документов:

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянную информацию располагают в левой части листа, а переменную вносят в документ в процессе его составления в правую. Достоинства анкет: упрощают подготовку документа, облегчают машинописные работы.

Таблица – разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация – в заголовках граф и боковике, а переменная – на пересечен соответствующих граф и строк. Достоинства таблиц: обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и координировать информацию, проводить сравнительный анализ данных.

Трафарет – способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В такой форме создают приказы, заявления[5, С. 278].

Этапы унификации текстов документов:

1. Определение критериев отбора  документов для унификации; отбор  документов, соответствующих критериям, составление на них аннотаций;

2. Выбор последовательности расположения  компонентов текста в соответствии  с назначением служебного документа  – с этой целью производят  предварительную структуризацию  текста, позволяющую сформировать  базовую модель унифицированного текста документа;

3. Предварительная унификация стилистических  средств текста;

4. Формирование окончательного  варианта унифицированного содержания  документа.

5. Окончательный вариант унифицированного  текста документа помещают в  альбом унифицированных форм документов организации и в банк унифицированных форм ЭД.

6. Унифицированных формы применяют  для подготовки конкретных вариантов  документов.

Содержание альбома унифицированных форм подлежит периодической актуализации. С этой целью из их состава выводят устаревшие формы, разрабатывают и включают вновь утвержденные. А также корректируют действующие.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации [1,С.9].

2 Стандартизация оформления документов

Стандартизация в широком смысле означает процесс установления и применения стандартов.

Стандартизация – изготавливать по стандарту, придать чему-нибудь однообразие, стандартные формы [9,C.662]. Под стандартизацией понимается деятельность, направленная на достижение упорядочения в определенной области посредством установления положений для всеобщего и многократного применения в отношении реально существующих и потенциальных задач [16]. Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов [1, С.9].

В соответствии с законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании", целями стандартизации являются повышение уровня безопасности продукции, работ [6]. Услуг; повышение их конкурентоспособности; обеспечение научно-технического прогресса и рационального использования ресурсов; техническая и информационная совместимость; сопоставимость результатов исследований и измерений, технических и экономико-статистических данных; взаимозаменяемость продукции.

Закон РФ от 10 июня 1993 г. № 5154- 1 "О стандартизации" устанавливает правовые основы, порядок проведения работ и виды документов по стандартизации; осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона и другие аспекты[7].

Результаты стандартизации:

- Юридическая сила документированной  информации;