Контрольная работа по «Документирование управленческой деятельности»

Минобрнауки России

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Томский государственный  архитектурно-строительный университет»

(ТГАСУ)

Институт заочного и  дистанционного образования

Кафедра оснований, фундаментов  и испытаний сооружений

 

 

 

 

Контрольная работа

По дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

Вариант 8

 

 

 

 

                                                                    Выполнил студент    Харламова М.А.

                                                                   Группа               492

                                                                   Проверил   _______________________

                                                                 Результат и дата

                                                                    аттестации _______________________

 

 

 

 

 

 

 

Томск 2013

Содержание.

1. Распорядительные документы…………………………………………….....3
2. Особенности формирования дел в условиях компьютерной технологии...7
3. Общие правила регистрации документов……………………………...…..12
4. Резюме …………………………………………………………………….....15
5. Список литературы ………………………………………………..…….….16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Распорядительные документы.

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное  место.

ОРД классифицируется на три  группы:

1. организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);
2. распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);
3. информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).

Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в  распорядительных документах, могут  касаться совершенствования организационной  структуры учреждения, определения  или корректировки средств и  способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации  финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы  содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы  реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение  конкретные юридически властные предписания  субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется  в том, что: с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие  в сфере управления проблемы и  вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся  на: правовые акты федерального уровня — акты, издаваемые Президентом  Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной  исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и  др.); правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик краев, областей, городов  республиканского значения Москвы и  Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных  образований, правовые акты организаций, учреждений, предприятий. Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997г, № 1009.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории  ведомственных нормативных актов. Их можно разделить следующим  образом:

• Акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;
• Акты межведомственного характера
• Акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

Основанием для издания  распорядительного документа может  быть: необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих  органов и ранее принятых решений  данной организации; необходимость  осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями  и задачами организации. Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка  разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы  делятся на две группы:

• Документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
• Документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности; действуют федеральное правительство, представительные органы правительства субъектов федерации и органов местного caмоуправления, Комитеты и комиссии, коллегии министерств. В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

Руководители органов  управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать  единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации — ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления  и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Особенности формирования дел в условиях компьютерной технологии.

Подготовка документа  обычно ведется на компьютере, который сегодня повсеместно вытеснил пишущую машинку и стал основным средством составления и редактирования документов. Это позволило выявлять и изучать значительно больший объем информации при подготовке текста документа, при этом значительно сократив трудозатраты по сбору необходимых данных, полностью исключить многократную перепечатку документов в процессе составления и согласования, поднять культуру внешнего оформления документа.

В подготовке каждого документа  можно выделить три части: составление  текста документа, его согласование и окончательное оформление. Компьютер  внес значительные изменения в работу с документом.

Первый этап подготовки документа — изучение законодательной базы, предшествующих нормативно-методических документов, определяющих порядок решения вопроса такого типа. Этот этап подготовки документов часто упускался ввиду его сложности, труднодоступности законодательной базы и необходимости проведения трудоемких работ по поиску законодательных материалов. В настоящее время наличие многочисленных юридических и правовых банков данных, содержащих всевозможные законодательные и нормативно-методические документы, позволяет значительно повысить качество подготовки документов.

Недорогие банки данных могут  представлять собой тематическую подборку документов на компакт-диске. Системы типа «Гарант», «Консультант Плюс» и подобные предусматривают периодическое (еженедельное, ежедневное) пополнение новыми нормативными документами либо доступ к самой свежей информации через Internet. Это может быть законодательство России, законодательство регионов (Москва, С.-Петербург и т.п.), тематические подборки — таможенное законодательство, банковское законодательство, жилищное законодательство, налогообложение и бухгалтерский учет и т.д. Такие системы позволяют быстро подобрать документы (законы, указы, постановления, инструкции) по заданной тематике, просматривать взаимосвязанные нормативные акты (документы, на которые ссылается данный нормативный акт или которые ссылаются на данный нормативный документ), при необходимости — распечатать подобранные материалы.

Второй этап подготовки к составлению документа - изучение предшествующих документов по данному вопросу, документов и решений по аналогичным вопросам. Полнота подборки документов во многом определяет правильность, непротиворечивость и полноту готовящегося документа. Еще недавно, при традиционных системах регистрации документов в учреждениях, поиск необходимых документов был крайне труден. Тематическая подборка документов была ограничена наличием предметно-тематических картотек и при значительных трудозатратах не отличалась достаточной полнотой. Только компьютеризованная система регистрации с установлением связей между документами и автоматизированным поиском позволяет найти практически все необходимые документы по заданному вопросу, а при полнотекстовой системе хранения документов — сразу вывести на экран всю необходимую информацию.

Третий этап подготовки документа — сбор данных по конкретной ситуации. Здесь могут использоваться как приобретенные базы данных (например, реестр предприятий и организаций, справочники предприятий, производящих ту или иную продукцию, каталоги торговых фирм), так и базы данных, созданные в организации, учреждении, фирме.

Один из наиболее распространенных методов сбора информации — поиск в Internet, например, просмотр информации о технических характеристиках изделий на страницах производителей, сравнение цен на товары и услуги различных поставщиков, получение справочной информации об адресах, телефонах, расписаниях и т.п.

Только после проведения этой подготовительной работы можно качественно составить собственный документ.

Так как любая организация (фирма) постоянно выполняет одни и те же функции, закрепленные в ее уставе, большинство ситуаций, по поводу которых создаются документы, повторяются, т.е. являются типовыми. Формы и тексты таких документов можно заранее тщательно разработать, ввести в память компьютера в виде трафаретных текстов и шаблонов и использовать при документировании подобных ситуаций.

Некоторые документы являются общими для всех организаций. Их формы разрабатываются и утверждаются соответствующими ведомствами. Например, бухгалтерские документы включены в альбомы унифицированных форм, первичные статистические документы утверждены Госкомстатом и т.п.

Формы, разрабатываемые  на основе нормативных документов изменяются в соответствии с изменениями в законодательстве или в отраслевых нормативах. Каждый отдел, выполняющий соответствующую функцию, должен иметь в памяти компьютера наборы обязательных форм документов.

Если утвержденных форм нет, а ситуация, по поводу которой создается документ, является повторяющейся, рекомендуется самим разработать трафаретный текст такого документа.