Контрольная работа по «Документирование управленческой деятельности»

Программы типа MS Word предусматривают создание документов на основе типовых форм — «шаблонов», содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты.

Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим некоторый  набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), задаваемый по умолчанию, а также может содержать стандартный текст, графику, особое оформление и вообще все то, что часто встречается в документах. Набор шаблонов позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, а значит и облегчить восприятие документов. Но их надо сначала создать и заложить в компьютер.

При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты  каждого вида документов.

В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются  как на чистом листе бумаги (для  внутренней документации), так и на базе уже спроектированных бланков организации.

Как правило, типовой текст  уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также  иметь и другие заранее настроенные  параметры оформления документа, расположения реквизитов.

Шаблоны могут содержать  текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить конкретную информацию данного документ та. Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка и состава данных, но индивидуальны по содержанию.

В кадровой службе должны быть шаблоны приказов по личному составу, например, при составлении приказов по командировкам, об изменении фамилии и т.д. Эти шаблоны выполняются на основе бланка приказа организации.

Использование заранее разработанных  типовых текстов и шаблонов значительно  ускоряет процесс составления документов и уменьшает количество возможных ошибок.

Создание шаблонов рационально  построить в следующей последовательности. Сначала создается шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общий, для письма, отдельных видов документов). А на их основе в свою очередь строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и все содержание документа будет повторяться во всех документах, создаваемых на основе более общих шаблонов.

Документ может быть оформлен с помощью различных графических элементов: поясняющих надписей, диаграмм, таблиц.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Общие правила регистрации документов.

Регистрация документов - это  ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу  и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью  информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все  документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые  в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация определяется как  «запись учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующей  факт его создания, отправления или  получения». Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В  учреждении должен быть разрабатываемый  службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как  самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует  обновлять.

К нерегистрируемым документам обычно относят:¹

• все рекламные письма;
• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
• печатные издания (книги, брошюры, журналы);
• пакеты с пометой «лично»;
• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
• информационные материалы.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает (существенно  меньше его) с учетным порядковым номером, проставленным в отметке  о поступлении документа в  организацию.

Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации - одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном  учреждении регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации  документов в канцелярии. В небольшом  учреждении (фирме) все документы  регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация  документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализовано по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Принимаются и регистрируются документы, как поступающие в  организацию по почте и через  курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной почте. Поэтому  факс, принимающий документы, поступающие  на имя организации, целесообразно  устанавливать рядом с рабочим  местом сотрудника, регистрирующего  поступающую корреспонденцию.

Для входящих, исходящих  и внутренних документов ведутся  раздельные регистрационные формы  с самостоятельными регистрационными номерами.

Из входящего документа  в процессе регистрации в регистрационную  форму выписываются, как правило, следующие сведения:

• дата получения;
• входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
• дата документа;
• регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-отправителем;
• автор (корреспондент) - тот, чей это документ;
• заголовок (о чем документ);
• резолюция;
• срок исполнения;
• исполнитель (кто с ним работает);
• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
• номер дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем регистрационная  форма до заполняются – в нее вносятся эти сведения.

При четком взаимодействии с руководителем (если руководитель каждое утро просматривает полученную корреспонденцию) можно сначала  дать документы ему на просмотр, а уже затем, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную  форму. Такие сведения, как ход  исполнения документа и номер  дела, в регистрационную форму  вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

При регистрации отдельных  видов документов, например внутренних, обращений граждан и исходящих  документов, сведения, вписываемые – в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. При регистрации внутренних документов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпадающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять  сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается  количество листов, наличие приложений и т.д.

4. Резюме.

Харламова Марина Александровна

Калужская область Кировский  район п. Шайковка д.4 кв.38,

Тел.сот. 8910ХХХХХХХ

Соискание вакантной  должности  экономиста

Образование:

2009 – 2015 гг. Томский государственный  архитектурно-строительный университет.

Факультет:  экономики  и менеджмента 

Специальность: Экономика управление на предприятии (городское хозяйство)

Опыт работы: нет

Дополнительная  информация

• 1991 года рождения
• Замужем, детей нет

Личные качества

• Коммуникабельность
• Работоспособность
• Обучаемость
• Аккуратность.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Список литературы.
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.
2. Чувенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30 – 2003. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004.
3. Кузнецов, С.Л. делопроизводство на компьютере / С.Л. Кузнецов. – 3-е изд., испр. И доп. – М.: Бизнес-школа, Интел-Синтез,2000
4. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30 – 2003: учебное пособие. М.И. Басаков. – 6-е изд., перераб. И доп. – М., 2008
5. Паневчик В.В. Делопроизводство: Учеб. Пособие/3-е изд. – Выш. Шк., 2004.
6. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. Проф. В.А.Кудряева. 2-е изд. М., 2002.
7. Охотников А. В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. Издательский центр «МарТ». Москва-Ростов-на-Дону, 2005.
8. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»,№34, 2010 г.

¹ Чувенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30 – 2003. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004.