Документирование управленческой деятельности

Под унификацией  в широком смысле понимают уменьшение многообразия типов и видов изделий  одинакового функционального назначения [42]. Согласно «Словарю по бизнесу и  праву» [45], унификация (лат. uni -- один и facere -- делать) -- приведение к единой форме (документов, оборудования, услуг и пр.). Применительно к управленческим документам она заключается в сокращении неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единоподобию форм, структур, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учёту и хранению [25].

Унификация текстов  документов -- целенаправленная, упорядоченная  работа по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения документов и созданию на этой основе универсальных  вариантов их текстов [26].

Результаты унификации

- Целенаправленное  и оправданное применение в  текстах документов устоявшихся  семантических конструкций и  терминологии;

- Совершенствование  структуры документов;

- Универсализация  представления документированной  информации.

Благодаря унификации достигают упорядочения состава документов организации, фиксирующих осуществление однотипных управленческих действий. В итоге это способствует сокращению временных и материальных затрат на подготовку документов организации, что имеет особое значение при осуществлении указанной работы в оперативном режиме.

В основе работы по унификации текста отдельного документа  лежит метод выделения в нём  постоянной (повторяющейся) и переменной (оригинальной) информации [28].

Способы унификации текстов документов 

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур [6]. 

Трафарет -- способ фиксации постоянной информации в виде связного текста с пробелами для  переменной. В такой форме создают  приказы, заявления. 

Анкета -- способ представления унифицированного текста, при котором постоянную информацию располагают в левой части листа, а переменную вносят в документ в процессе его составления в правую. В УСОРД анкетным методом смоделированы приказы о приёме, переводе, увольнении; докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощают подготовку документа, облегчают машинописные работы. 

Таблица -- разорванный  текст, расположенный по определенному  принципу: постоянная информация -- в  заголовках граф и боковике, а переменная -- на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию, проводить сравнительный анализ данных [28]. 

Принципы унификации документов 

- Унификация  от общего к частному. Заключается в построении формуляра образца документа для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа; 
 

- Единообразие  форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивают путём максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений; 

- Комплексность  унификации. При её проведении должны быть предусмотрены требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны быть учтены психофизиологические возможности человека и параметры технических средств; 

- Информативность.  Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, поиска и подтверждения юридической силы документа; 

- Сокращение  числа видов документов. Достигают  за счёт совершенствования методов  управления, например, при повсеместном применении организационной техники; 

- Стабильность  требований к документам. Зафиксировано  в государственных и отраслевых  стандартах; 

- Сопряжение  с действующими системами классификации  и кодирования технико-экономической  информации; 

- Экономичность. Достигают за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д. [26]. 

Этапы унификации текстов документов 

1) Определение критериев отбора документов для унификации; отбор документов, соответствующих критериям, составление на них аннотаций; 

2) Выбор последовательности  расположения компонентов текста  в соответствии с назначением  служебного документа -- с этой  целью производят предварительную структуризацию текста, позволяющую сформировать базовую модель унифицированного текста документа; 

3) Предварительная  унификация стилистических средств  текста; 

4) Формирование  окончательного варианта унифицированного  содержания документа. 

Принятый в  качестве окончательного вариант унифицированного текста документа (форму документа) помещают в альбом унифицированных  форм документов организации и (или) в банк унифицированных форм ЭД. 

В дальнейшем унифицированные  формы применяют для подготовки конкретных вариантов документов. Содержание альбома (банка) унифицированных форм подлежит периодической актуализации. С этой целью из их состава выводят устаревшие формы, разрабатывают и включают вновь утверждённые, а также корректируют действующие [28]. 

В соответствии с Методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов [15] тексты последних излагают деловым стилем, характерными чертами  которого являются подчеркнутая официальность, адресность, использование стандартных (подходящих для изложения) словарных единиц, нейтральность и лаконичность, точность и ясность изложения; тематическая ограниченность содержания, подразумевающая освещение в документе не более одного-двух вопросов [47]. 

Следование перечисленным  стилистическим нормам при подготовке текстов документов в значительной степени способствует ясному пониманию их содержания и позволяет адресату в более короткие сроки выработать оптимальное управленческое решение, подготовить ответный документ. 

1.3.2 Стандартизация оформления документов 

Стандартизация  в широком смысле означает процесс  установления и применения стандартов [42]. Международная организация по стандартизации даёт следующее определение: «установление и применение правил с целью упорядочения деятельности в определённой области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности, для достижения всеобщей оптимальной экономии при соблюдении функциональных условий и требований техники безопасности» [3:5]. Большой юридический словарь трактует это понятие как «деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения товаров и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг» [44:248]. 

Стандартизация  в делопроизводстве -- деятельность, заключающаяся в разработке оптимальных  правил и требований по подготовке, оформлению, учёту и хранению деловой  информации, принятых в установленном  порядке и рекомендованных для  всеобщего и многократного их применения [5]. 

Стандартизация  оформления документов -- форма юридического закрепления результатов унификации; целенаправленная, упорядоченная работа по приведению внешнего вида документов к единообразию посредством установления оптимального состава реквизитов и их оформления в соответствии с принятыми требованиями [28]. 

В соответствии с законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании» [10], целями стандартизации являются повышение  уровня безопасности продукции, работ, услуг; повышение их конкурентоспособности; обеспечение научно-технического прогресса и рационального использование ресурсов; техническая и информационная совместимость; сопоставимость результатов исследований (испытаний) и измерений, технических и экономико-статистических данных; взаимозаменяемость продукции. 

К документам в  области стандартизации, используемым на территории РФ, относят национальные стандарты; правила, нормы и рекомендации в области стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; стандарты организаций [10]. 

Закон РФ от 10 июня 1993 г. № 5154-1 «О стандартизации» [14] устанавливает  правовые основы, порядок проведения работ и виды документов по стандартизации; осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона и другие аспекты. 

В практике совершенствования  ДОУ разрабатывают государственные  стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела, на требования к составлению и оформлению управленческих документов. 

Результаты стандартизации 

- Юридическая  сила документированной информации; 

- Оперативное  и качественное исполнение, поиск  документов; 

- Эффективная  автоматизированная обработка документов. 

Нормативные акты, регламентирующие оформление документов 

1) Международные  стандарты, устанавливающие требования  к оформлению документов, действие которых распространяется на РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями; 

2) Государственные  стандарты, устанавливающие требования  к оформлению документов; 

3) Территориальные  и отраслевые стандарты, устанавливающие  требования к оформлению документов с учетом специфики организации и содержания деятельности соответствующих органов управления; 

4) Внутренние  стандарты организаций, устанавливающие  требования к оформлению документов  с учетом специфики содержания  их деятельности. 

В итоге, благодаря  проведению стандартизации и унификации формуляров и текстов документов на пути совершенствования документирования управленческой деятельности организаций  можно достичь косвенного (повышение  качества управления, эффективности  использования оргтехники, ускорение оборачиваемости финансовых средств) и прямого (снижение затрат труда при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капиталовложений в оргтехнику, её амортизацию и ремонт) эффекта. 

Важно отметить, что значение унификации и стандартизации создания и оформления документов особенно возросло в связи с применением в управленческой деятельности НИТ. 

1.4 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 
 

1.4.1 Переход к  безбумажной технологии управления 

На современном этапе развития экономики отмечаются стремление руководства организаций, с одной стороны, к реструктуризации систем и совершенствованию процедур управления, и, с другой, к уменьшению объёмов документации на бумажных носителях, снижению стоимости её обработки и повышению эффективности работы с ней на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов. 

По оценке Delphi Consulting Group [35], в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов. В  настоящее время только в США ежедневно создают более 1 млрд. страниц документированной информации, а в архивах хранят уже более 1,3 трлн. различных документов. 

НИТ предлагают достижение заявленных целей при  помощи подхода, именуемого «переход к  безбумажной технологии управления». Он предполагает выбор и применение методов организации безбумажной технологии управления, основывающейся на четырёх основных концепциях: автоматизация рабочих мест службы ДОУ, электронный документ, система электронного документооборота, система корпоративного электронного архива. 

Автоматизация рабочих мест службы ДОУ в России прошла к концу XXI в. два этапа: первый характеризуется локальной автоматизацией делопроизводственных функций и  процедур, второй -- зарождением и  становлением комплексного решения проблем автоматизации ДОУ в организациях и переходом к безбумажному обмену информацией. 

Под АРМ (автоматизированным рабочим местом) на стадии их зарождения понимали совокупность технических  и программных средств, информационного  и организационного обеспечения, ориентированных на выполнение регламентированных организационно-управленческих задач. С появлением ПК разработка АРМ различного функционального назначения (АРМ руководителя, АРМ секретаря, АРМ бухгалтера, АРМ архивиста, АРМ документоведа и пр.) стала необходимым элементом информационной технологии независимо от уровня её развития.