Автор работы: Пользователь скрыл имя, 05 Декабря 2009 в 16:35, Не определен
дипломная работа
На основе ГОСТ
Р 6.30--2003 и Типовой инструкции по
делопроизводству в Федеральных
органах исполнительной власти начальник
УДО разработал Инструкцию по делопроизводству
в АГИО [19], в которой отражены правила
подготовки и оформления отдельных видов
документов; требования к оформлению бланков
и реквизитов документов; организации
документооборота, доставки, приёма, обработки
и распределения входящей и исходящей
корреспонденции; порядку прохождения
внутренних документов, регистрации, контролю
исполнения, составлению номенклатуры
дел, формированию и оформлению дел, экспертизе
ценности документов, подготовке и передаче
документов на архивное хранение.
Группой инспекторов
УДО была создана Памятка по подготовке
и оформлению служебных документов
в АГИО [24], в которой даны перечни
наиболее употребительных грамматических
конструкций официально-
Экземпляры памятки
и инструкции разосланы во все структурные
подразделения АГИО и доведены до сведения
всех должностных лиц, в чьи обязанности
входит создание и оформление документов.
Кроме того, в ПК каждого служащего имеется
банк унифицированных форм документов,
используемых в работе. Банк форм подлежит
периодической актуализации, в процессе
которой из его состава выводят устаревшие,
разрабатывают новые, включают вновь утвержденные
и корректируют действующие формы, что
связано с изменениями в нормативных документах
по вопросам ДОУ, а также управленческой
деятельности АГИО.
За соблюдением
требований, отражённых в вышеописанных
нормативных актах следят начальники
структурных подразделений
2.3.2 Анализ использования
НИТ в документировании
Рабочие места
служащих администрации оборудованы
компьютерами, принтерами, факсимильными
и телефонными аппаратами. В копировально-множительном
бюро имеются ризограф, сканер, листоукладочная
и брошюровальная машины.
Инспекторы отдела
учёта и контроля исполнения документов
с помощью ПК осуществляют контроль
и учёт документов, ведут информационно-справочную
работу. Архив также оборудован ПК, с помощью
которого архивист работает с БД дел, переданных
на хранение (пополнение, учёт, составление
справок).
Однако, несмотря
на наличие большого количества ПК,
объединенных в ЛВС, и другой современной
оргтехники, с полным основанием можно
говорить о том, что в АГИО на сегодняшний
день ведут бумажный документооборот.
Регистрацию входящей
и исходящей корреспонденции
осуществляют традиционным способом --
в журналах, -- что значительно увеличивает
трудозатраты и время на поиск документов.
В отделе приёма
и отправки корреспонденции средства
оргтехники отсутствуют -- многостраничные
реестры исходящей
Для внутренней
передачи документов служащие самостоятельно
передвигаются по зданию АГИО, что
ведёт к значительным потерям
времени.
Для поиска документов,
находящихся в оперативном
Во всех структурных
подразделениях АГИО создание, оформление
документов и работу с ними осуществляют
только посредством ПК и вспомогательной
оргтехники. Специализированное ПО для
ведения электронного документооборота
не установлено -- в администрации циркулируют
огромные потоки бумажной документации.
Согласно статистическим данным, предоставленным
отделом учёта и контроля исполнения документов,
документооборот одного календарного
года, в среднем, составляет 67857 документов
(Рис. 2.2.2). Схема документооборота АГИО
представлена в Приложении № 3.
Анализ технического
оснащения в целом показывает,
что в АГИО уже есть условия
для ведения электронного документооборота:
все ПК служащих объединены в ЛВС,
накопление и резервирование информации
производится на двух серверах (Pentium IV,
512 Mb, HDD 120 Gb, платформа Windows 2000 Server, СУБД
Sybase), работоспособность которых в критические
моменты поддерживают два ИБП (APC Back-UPS
RS 800). Клиентские компьютеры имеют следующие
характеристики: Pentium II, Windows XP Pro, 512 Mb, HDD
80 Gb.
V
Год 2005 2006 2007
Рис. 2.2.2 Объём
документооборота в период с 2005 по 2007
гг.
2.3.3 Вывод
При проведении
системного анализа документирования
управленческой деятельности АГИО были
выявлены следующие недостатки, характеризуемые,
в общем смысле, недостаточной автоматизацией
процесса:
- Отсутствие
специализированного ПО для
- Отсутствие
оргтехники в отделе приёма
и отправки корреспонденции.
Следствием из
перечисленных недостатков
- Нерациональное
использование временных,
- Повышенная
трудоёмкость процесса.
Так как анализ
унифицированности оформления документов
и следования стандартам явился положительным,
проведение мероприятий по совершенствованию
документирования управленческой деятельности
АГИО в данном аспекте не требуется.
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ
ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ОРГАНИЗАЦИЙ
3.1 МЕРОПРИЯТИЯ
ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ
ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
С целью устранения
выявленных недостатков мы предлагаем:
- Приобрести
ПК в отдел приёма и отправки
корреспонденции, присоединить
- Установить
СЭД;
При покупке
ПК необходимо учесть характеристики
программного и аппаратного обеспечения,
которые удовлетворили бы требованиям
СЭД: Pentium II и выше, Windows 2000 Professional / Server /
XP Pro, от 128 Mb, HDD 80 Gb, LAN. После установки компьютера
необходимо его соединение с ЛВС. Проведённые
замеры показали, что для этого требуется
11 метров кабеля; также необходимо 2,5 метра
для присоединения принтера. Исходя из
функционального назначения и внешней
среды, наиболее подходящим средством
коммутации является кабель «витая пара».
Следующим этапом по совершенствованию
документирования управления будет внедрение
СЭД.
По исследованиям,
проведённым независимыми экспертами
компании DSS Consulting в 2007 году [33] (Рис. 3.1.2),
наиболее востребованным и зарекомендовавшим
себя на рынке программных продуктов,
предназначенных для
«Дело-Предприятие»
-- система, позволяющая создать в
организации электронный
Рис. 3.1.1 СЭД «Дело-Предприятие»
Первая версия
СЭД «Дело» выпущена в 1996 году. В
настоящее время «Дело» используют
более 1200 организаций России и стран СНГ,
а общее число установленных рабочих мест
превышает 150000. СЭД «Дело» удостоена сертификатом
наивысшего качества Госстандарта России.
Систему «Дело»
успешно используют в отечественных
министерствах и ведомствах, территориальных
органах власти, на предприятиях различных
сфер деятельности. В Иркутской области
на базе данной платформы работают следующие
организации: Администрация Шелеховского
городского поселения, Дума городского
округа муниципального образования города
Усолье-Сибирское, Законодательное собрание
ИО, Государственное учреждение Территориальный
фонд обязательного медицинского страхования
граждан ИО, Коллегия адвокатов ИО «Полевода,
Мощицкая и партнёры», Территориальное
управление Федеральной службы по надзору
в сфере защиты прав потребителей и благополучия
человека по ИО, ГОУ ВПО «Иркутский государственный
университет путей сообщения» [51].
Рис. 3.1.2 Внедрение
СЭД на территории РФ в 2007 году
3.1.1 Описание
СЭД «Дело-Предприятие»
Масштабируемая
и гибкая в настройке, легко адаптируется
к специфике документооборота в организациях
любого размера. Обеспечивает необходимый
уровень конфиденциальности информации
и соответствие всем нормативным требованиям
как российского делопроизводства, так
и международных стандартов (ИСО 15489:2001
«Информация и документация. Управление
документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные
технологии. Практическое руководство
по управлению информационной безопасностью»).
Обеспечивает защиту документов с помощью
ЭЦП и средств криптографии. Предоставляет
возможности массового перевода бумажных
документов в электронный вид и помещения
их в БД системы с помощью опции «Поточное
сканирование». Поддерживает полный цикл
работы с проектами документов, в том числе
их маршрутизацию и версионность. Имеет
открытую архитектуру и предоставляет
возможность интеграции с другими программными
продуктами. С помощью гибкой системы
справочников легко может быть установлена
и настроена специалистами заказчика
в соответствии с особенностями организации.
[51].
Функции системы
- Создание проектов
ЭД «во исполнение» резолюций
или с целью разработки
- Автоматизированное
проведение процессов
- Регистрация
в автоматизированном режиме
поступивших бумажных
- Регистрация
в автоматизированном режиме
переданных по электронной
- Работа с
взаимосвязанными документами;
- Сканирование
и распознавание бумажных
- Прикрепление
к регистрационной карточке
- Разграничение
прав доступа к прикрепленным
файлам ЭОД;
- Предоставление
каждому должностному лицу (участнику
делопроизводственного
- Рассылка ЭД
и поручений по сети (в «кабинеты»
должностных лиц);
- Полнотекстовый
и атрибутивный поиск ЭД;
- Отправка по
электронной почте исходящих
ЭД, защищенных ЭЦП и шифрованием
с помощью сертифицированных
средств;
- Хранение документов;
- Обеспечение
юридической правомочности;
- Справочно-аналитическая
работа [51].
Таким образом,
в совокупности функций СЭД «Дело-Предприятие»
обеспечит полный цикл документооборота
и документирования АГИО.
В типовой комплект
системы входит:
1. Серверное ПО;
2. Клиентское
ПО;
3. Комплект документации;
4. Гарантийные
обязательства: горячая линия
(электронная почта и телефон),
поставка новых версий системы
(бесплатно), выезд специалистов
на объект заказчика (при
3.1.2 Внедрение
СЭД «Дело-Предприятие»
Проведя анализ
должностных инструкций и положений
о структурных подразделениях АГИО,
мы выяснили, в каких секторах деятельности
в функциональные обязанности служащих
администрации входит создание, оформление
и работа с документами. Таким образом,
установка системы «Дело» необходима
на следующих рабочих местах:
Информация о работе Документирование управленческой деятельности