Документирование управленческой деятельности

На основе ГОСТ Р 6.30--2003 и Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных  органах исполнительной власти начальник УДО разработал Инструкцию по делопроизводству в АГИО [19], в которой отражены правила подготовки и оформления отдельных видов документов; требования к оформлению бланков и реквизитов документов; организации документооборота, доставки, приёма, обработки и распределения входящей и исходящей корреспонденции; порядку прохождения внутренних документов, регистрации, контролю исполнения, составлению номенклатуры дел, формированию и оформлению дел, экспертизе ценности документов, подготовке и передаче документов на архивное хранение. 

Группой инспекторов  УДО была создана Памятка по подготовке и оформлению служебных документов в АГИО [24], в которой даны перечни  наиболее употребительных грамматических конструкций официально-делового стиля, описаны трудные случаи использования названий органов, действующих при Президенте РФ и Правительстве РФ, должностей; особенности склонения фамилий, имён, географических наименований; приведены правила изготовления документов с помощью печатающих устройств. 

Экземпляры памятки и инструкции разосланы во все структурные подразделения АГИО и доведены до сведения всех должностных лиц, в чьи обязанности входит создание и оформление документов. Кроме того, в ПК каждого служащего имеется банк унифицированных форм документов, используемых в работе. Банк форм подлежит периодической актуализации, в процессе которой из его состава выводят устаревшие, разрабатывают новые, включают вновь утвержденные и корректируют действующие формы, что связано с изменениями в нормативных документах по вопросам ДОУ, а также управленческой деятельности АГИО. 

За соблюдением  требований, отражённых в вышеописанных  нормативных актах следят начальники структурных подразделений администрации. Инспекторы отдела приёма и отправки корреспонденции контролируют правильность оформления исходящих документов, проверяя наличие подписей, приложений, грифов согласования и утверждения; соблюдение правил оформления реквизитов. 

2.3.2 Анализ использования  НИТ в документировании 

Рабочие места  служащих администрации оборудованы компьютерами, принтерами, факсимильными и телефонными аппаратами. В копировально-множительном бюро имеются ризограф, сканер, листоукладочная и брошюровальная машины. 

Инспекторы отдела учёта и контроля исполнения документов с помощью ПК осуществляют контроль и учёт документов, ведут информационно-справочную работу. Архив также оборудован ПК, с помощью которого архивист работает с БД дел, переданных на хранение (пополнение, учёт, составление справок). 

Однако, несмотря на наличие большого количества ПК, объединенных в ЛВС, и другой современной оргтехники, с полным основанием можно говорить о том, что в АГИО на сегодняшний день ведут бумажный документооборот. 

Регистрацию входящей и исходящей корреспонденции  осуществляют традиционным способом -- в журналах, -- что значительно увеличивает трудозатраты и время на поиск документов. 

В отделе приёма и отправки корреспонденции средства оргтехники отсутствуют -- многостраничные  реестры исходящей корреспонденции  составляют собственноручно, получая  второй экземпляр посредством копировальной бумаги. 

Для внутренней передачи документов служащие самостоятельно передвигаются по зданию АГИО, что  ведёт к значительным потерям  времени. 

Для поиска документов, находящихся в оперативном пользовании  или на архивном хранении, также требуются значительные затраты времени. 

Во всех структурных  подразделениях АГИО создание, оформление документов и работу с ними осуществляют только посредством ПК и вспомогательной  оргтехники. Специализированное ПО для  ведения электронного документооборота не установлено -- в администрации циркулируют огромные потоки бумажной документации. Согласно статистическим данным, предоставленным отделом учёта и контроля исполнения документов, документооборот одного календарного года, в среднем, составляет 67857 документов (Рис. 2.2.2). Схема документооборота АГИО представлена в Приложении № 3. 

Анализ технического оснащения в целом показывает, что в АГИО уже есть условия  для ведения электронного документооборота: все ПК служащих объединены в ЛВС, накопление и резервирование информации производится на двух серверах (Pentium IV, 512 Mb, HDD 120 Gb, платформа Windows 2000 Server, СУБД Sybase), работоспособность которых в критические моменты поддерживают два ИБП (APC Back-UPS RS 800). Клиентские компьютеры имеют следующие характеристики: Pentium II, Windows XP Pro, 512 Mb, HDD 80 Gb. 

V 

Год 2005 2006 2007 

Рис. 2.2.2 Объём  документооборота в период с 2005 по 2007 гг. 

2.3.3 Вывод 

При проведении системного анализа документирования управленческой деятельности АГИО были выявлены следующие недостатки, характеризуемые, в общем смысле, недостаточной автоматизацией процесса: 

- Отсутствие  специализированного ПО для документирования  и работы с документами; 

- Отсутствие  оргтехники в отделе приёма  и отправки корреспонденции. 

Следствием из перечисленных недостатков является: 

- Нерациональное  использование временных, трудовых  и материальных ресурсов; 

- Повышенная  трудоёмкость процесса. 

Так как анализ унифицированности оформления документов и следования стандартам явился положительным, проведение мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности АГИО в данном аспекте не требуется. 

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ 

3.1 МЕРОПРИЯТИЯ  ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 
 

С целью устранения выявленных недостатков мы предлагаем: 

- Приобрести  ПК в отдел приёма и отправки  корреспонденции, присоединить его  к ЛВС; для печати документации использовать по сети принтер отдела учёта и контроля исполнения документов, находящегося в наименьшем удалении от указанного отдела; 

- Установить  СЭД; 

При покупке  ПК необходимо учесть характеристики программного и аппаратного обеспечения, которые удовлетворили бы требованиям СЭД: Pentium II и выше, Windows 2000 Professional / Server / XP Pro, от 128 Mb, HDD 80 Gb, LAN. После установки компьютера необходимо его соединение с ЛВС. Проведённые замеры показали, что для этого требуется 11 метров кабеля; также необходимо 2,5 метра для присоединения принтера. Исходя из функционального назначения и внешней среды, наиболее подходящим средством коммутации является кабель «витая пара». Следующим этапом по совершенствованию документирования управления будет внедрение СЭД. 

По исследованиям, проведённым независимыми экспертами компании DSS Consulting в 2007 году [33] (Рис. 3.1.2), наиболее востребованным и зарекомендовавшим  себя на рынке программных продуктов, предназначенных для оптимизации  ДОУ, является система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело-Предприятие» (Рис. 3.1.1), разработанная ЭОС («Электронными офисными системами») (г. Москва). 

«Дело-Предприятие» -- система, позволяющая создать в  организации электронный документооборот  и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами. Это комплексное решение, автоматизирующее все аспекты ДОУ современных организаций. 

Рис. 3.1.1 СЭД «Дело-Предприятие» 

Первая версия СЭД «Дело» выпущена в 1996 году. В  настоящее время «Дело» используют более 1200 организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 150000. СЭД «Дело» удостоена сертификатом наивысшего качества Госстандарта России. 

Систему «Дело» успешно используют в отечественных  министерствах и ведомствах, территориальных органах власти, на предприятиях различных сфер деятельности. В Иркутской области на базе данной платформы работают следующие организации: Администрация Шелеховского городского поселения, Дума городского округа муниципального образования города Усолье-Сибирское, Законодательное собрание ИО, Государственное учреждение Территориальный фонд обязательного медицинского страхования граждан ИО, Коллегия адвокатов ИО «Полевода, Мощицкая и партнёры», Территориальное управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по ИО, ГОУ ВПО «Иркутский государственный университет путей сообщения» [51]. 

Рис. 3.1.2 Внедрение  СЭД на территории РФ в 2007 году 

3.1.1 Описание  СЭД «Дело-Предприятие» 

Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера. Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ИСО 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии. Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»). Обеспечивает защиту документов с помощью ЭЦП и средств криптографии. Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в БД системы с помощью опции «Поточное сканирование». Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность. Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными продуктами. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика в соответствии с особенностями организации. [51]. 

Функции системы 

- Создание проектов  ЭД «во исполнение» резолюций  или с целью разработки инициативных  документов; 

- Автоматизированное  проведение процессов согласования  и утверждения проектов с маршрутизацией  пересылки, контролем сроков рассмотрения и исполнения; 

- Регистрация  в автоматизированном режиме  поступивших бумажных документов  и ЭД, возникших в результате  утверждения проектов; 

- Регистрация  в автоматизированном режиме  переданных по электронной почте  документов, в том числе снабженных ЭЦП и криптозащитой; 

- Работа с  взаимосвязанными документами; 

- Сканирование  и распознавание бумажных документов  с помощью встроенной OCR-технологии  и портативной цифровой ручки  C-Pen; 

- Прикрепление  к регистрационной карточке ЭОД  (электронного образа документа); 

- Разграничение  прав доступа к прикрепленным  файлам ЭОД; 

- Предоставление  каждому должностному лицу (участнику  делопроизводственного процесса) своего  личного «кабинета», чем достигают  доступа лиц только к тем  документам, которые относятся к их компетенции; 

- Рассылка ЭД  и поручений по сети (в «кабинеты»  должностных лиц); 

- Полнотекстовый  и атрибутивный поиск ЭД; 

- Отправка по  электронной почте исходящих  ЭД, защищенных ЭЦП и шифрованием  с помощью сертифицированных  средств; 

- Хранение документов; 

- Обеспечение  юридической правомочности; 

- Справочно-аналитическая  работа [51]. 

Таким образом, в совокупности функций СЭД «Дело-Предприятие» обеспечит полный цикл документооборота и документирования АГИО. 

В типовой комплект системы входит: 

1. Серверное ПО; 

2. Клиентское  ПО; 

3. Комплект документации; 

4. Гарантийные  обязательства: горячая линия  (электронная почта и телефон), поставка новых версий системы  (бесплатно), выезд специалистов  на объект заказчика (при невозможности  оказать помощь по горячей линии). 

3.1.2 Внедрение  СЭД «Дело-Предприятие» 

Проведя анализ должностных инструкций и положений  о структурных подразделениях АГИО, мы выяснили, в каких секторах деятельности в функциональные обязанности служащих администрации входит создание, оформление и работа с документами. Таким образом, установка системы «Дело» необходима на следующих рабочих местах: